تعد إدارة السجلات والمستندات ضرورية للعمليات اليومية للشركة. إنه جزء كبير من الحفاظ على تنظيم عملك وسهولة تشغيله. لكن الشركات غالبا ما تتجاهل إدارة السجلات.
يمكن أن تساعد إدارة السجلات شركتك في تنظيم أهم مستنداتها والحفاظ عليها آمنة وتتبعها ومراقبتها وتدقيقها ومراجعتها والتخلص منها بأمان عندما لا تكون هناك حاجة إليها.
في هذه المدونة ، سنناقش ماهية إدارة السجل هي عمليتها ، وأفضل الممارسات أيضا. هيا بنا نبدأ.
ما هي إدارة السجلات؟
إدارة السجلات هي عملية تتبع سجلات المشروع وتخزينها بشكل صحيح. إنه نظام ينظم سجلات المشروع ويخطط لها ويتتبعها حتى يتمكن الأشخاص من الوصول إليها واستخدامها في المستقبل. السجلات هي قوائم بالتفاصيل المهمة للمشروع ويجب تتبعها لإدارة المشروع.
عندما تفكر في إدارة السجلات ، عليك أن تقرر نوع المعلومات التي يجب الاحتفاظ بها وكيف يجب الاحتفاظ بها. ستحتاج إلى معرفة كيفية التعامل مع السجلات وجمعها ومدة الاحتفاظ بها وتخزينها. تتعلق سجلات التخلص أو الحماية أيضا بالأحداث الخارجية.
عملية إدارة السجلات
عملية إدارة السجلات هي دورة حياة السجل ، من إنشائه إلى إتلافه أو تخزينه في أرشيف. هنا ، نستكشف خطوات عملية إدارة السجلات:
- تحديد السجلات وتصنيفها
يتطلب تحديد السجلات وتصنيفها تحديد المستندات والمعلومات المهمة التي يجب إدارتها وتصنيفها بناء على نوعها ومحتواها وأهميتها.
- حفظ السجلات وتنظيمها
تستلزم هذه الخطوة تحديد موقع مناسب لتخزين السجلات وتنظيمها بحيث يسهل الوصول إليها واستردادها. ويمكن أن يشمل ذلك استخدام أنظمة الإيداع المادية أو قواعد البيانات الرقمية أو مزيج من الاثنين.
- حفظ السجلات وحمايتها
يستلزم حفظ السجلات وحمايتها ضمان الاحتفاظ بالسجلات آمنة ومأمونة وأنها ستكون قابلة للاستخدام طالما كانت مطلوبة. يمكن أن يشمل استخدام مواد التخزين الواقية ، وإجراء نسخ احتياطية منتظمة ، واتخاذ احتياطات أخرى لتجنب التلف أو الخسارة.
- الحصول على السجلات واستخدامها
تستلزم هذه الخطوة من إدارة السجلات منح حق الوصول إلى السجلات لأولئك الذين يحتاجون إليها والتأكد من إمكانية الوصول إليها واستخدامها عند الحاجة. قد يتضمن استخدام السجلات أدوات البحث والفهارس وأدوات أخرى لمساعدة الأشخاص في العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها.
- التخلص من الوثائق
تضمن هذه الخطوة التخلص من السجلات القديمة وفقا لأي قوانين ولوائح معمول بها. يمكن أن يشمل تمزيق السجلات الورقية أو حذف السجلات الإلكترونية أو طرق التخلص الأخرى.
أفضل ممارسات إدارة السجلات
بعض السجلات مهمة لكل عمل. للعمل بفعالية في المستقبل ، يجب عليهم تخزينها. فيما يلي أفضل الممارسات لإدارة السجلات:
- حدد أهداف نشاطك التجاري
يجب على كل منظمة أن تقرر ما يجب أن تفعله بسجلاتها. وهذا يعني النظر إلى أنظمة التخزين الموجودة بالفعل ومعرفة كيفية استخدامها. يساعد في معرفة ما سيكون مطلوبا في المستقبل.
يجب أن يكون لإدارة السجلات خطوات واضحة لإنشاء السجلات وإتلافها والتخلص منها. تتيح العملية للشركات عمل السجلات القانونية الصحيحة. كما أنه يساعد الشركات على الاحتفاظ بالسجلات بناء على قواعد الاحتفاظ بها.
- تحديد وتوثيق سجلاتك بشكل منهجي
خطوة حاسمة في عملية إدارة السجلات هي العثور على السجلات وتنظيمها. في معظم الأحيان ، تحدد المحفوظات السجلات التي يجب الاحتفاظ بها. ولكن بشكل عام ، يجب دائما الاحتفاظ بأي سجل يمكن استخدامه لإثبات شيء ما. الخطوة الأولى المعقدة في إدارة السجلات هي اختيار السجلات التي تريد وضعها في الأرشيف.
- وضع جدول زمني لحفظ سجلاتك
سيساعدك الجدول الزمني لحفظ السجلات على تجنب تكاليف ومخاطر فقدانها. يقرر كيف يجب الاحتفاظ بسجلات طويلة معينة. فيما يلي الجدول الزمني لأنواع مختلفة من السجلات:
- الافراد
إدارة سجلات الموظفين مرة واحدة في السنة كافية.
- مالي
اعتمادا على نوع السجل المالي ، يمكن تعيين الجدول لفترات زمنية مختلفة. على سبيل المثال ، عادة ما تحتاج المستندات الضريبية والمحاسبية إلى وقت أطول من المستندات الشخصية لتلبية قواعد مصلحة الضرائب.
- قانوني
تعتمد المدة التي يجب الاحتفاظ بها في المستندات القانونية على نوع المستند ونوع العمل.
- مراجعة وتحديث سياسات إدارة السجلات
وضع سياسة لإدارة السجلات لا يكفي. يجب على الشركات النظر في سياساتها وتحديثها حول كيفية التعامل مع السجلات بين الحين والآخر. يضمن إمكانية الاحتفاظ بالسجلات دقيقة وسهلة العثور عليها وخاصة. يجب تخزين جميع السجلات في منطقة تخضع لسياسة صيانة السجلات المعمول بها.
- إنشاء فريق إدارة السجلات
يجب على الشركة تطوير فريق مخصص لإدارة السجلات للنجاح في هذا المجال. يجب أن يكون الفريق مسؤولا عن تتبع جميع السجلات وتخزينها. أيضا ، يجب عليهم التأكد من أن السجلات آمنة طالما دعت الحاجة. يجب أن يكون الفريق مسؤولا أيضا عن التخلص من السجلات القديمة لتحرير مساحة.
- عمل سير عمل بسيط للفريق
يجب أن تركز المؤسسات على إنشاء سير عمل لإدارة السجلات للحفاظ على السجلات بشكل صحيح. قم بتضمين العوامل التالية في سير العمل:
- الحصول على البيانات وتخزينها
- الاحتفاظ بالبيانات في موقع رئيسي في الشركة
- التحكم في الوصول إلى السجلات.
ستعمل إدارة السجلات بسلاسة مع الإجراء المنظم.
- اختيار موقع آمن
جزء مهم من إدارة السجلات هو تحديد مكان تخزين ملفات المؤسسة. ابحث عن موقع جيد لإدارة السجلات من خلال مراعاة العوامل التالية:
- أي مكان به طبقات متعددة من الأمان ، مثل أراضي السفارة أو قبو البنك.
- شركة مثل خدمة الحوسبة السحابية التي تعتني بملفاتك الرقمية.
يمنع الموقع الصحيح الوصول غير المرغوب فيه إلى سجلات الشركة. يجب على الشركات التي تخزن البيانات الحساسة اختيار المكان المناسب.
- تتبع ومراقبة السجلات
يتم نقل السجلات باستمرار داخل وخارج مرافق التخزين. كما يتم نقل السجلات بين الإدارات والموظفين. يجب أن يضمن نظام المراقبة عدم فقد أي ملفات أثناء الإرسال.
يعد تسجيل العمليات التنظيمية اليومية أمرا مهما لتطوير القرارات والعمليات المستقبلية. يعد الوصول إلى السجلات ضروريا للشركة لتحديد ما إذا كانت على المسار الصحيح. سيساعد تتبع السجلات ومراقبتها المنظمات في نجاحها في المستقبل.
استنتاج
باستخدام أنظمة إدارة السجلات الفعالة ، يمكن للشركات والأشخاص ضمان سهولة العثور على المعلومات المهمة والوصول إليها عند الحاجة. أيضا ، يمكن أن تساعد إدارة السجلات الجيدة في الحفاظ على المعلومات المهمة من الضياع أو التلف ومساعدة المؤسسات على اتباع القوانين والقواعد المطبقة.
تعد إدارة السجلات جزءا أساسيا من الأعمال الجيدة والتنظيم الشخصي. يمكن أن يساعد في تحسين الكفاءة وتقليل المخاطر. لذلك ، دون تأخير ، قم بإنشاء واحدة ليبرز عملك. اتصل ب QuestionPro إذا كنت بحاجة إلى أي مساعدة.
QuestionPro هو برنامج مسح ومنصة لإدارة البيانات مع ميزات ممتازة للاستفادة منها. باستخدام InsightHub، يمكنك إدارة بياناتك واستخدامها بشكل أفضل. لدينا أيضا أدوات إدارة البيانات ، مثل مكتبة أبحاث InsightsHub الخاصة بنا.
بالإضافة إلى ذلك ، يتوفر خبراء QuestionPro دائما لمساعدتك في إدارة بياناتك. اطلب عرضا توضيحيا لمعرفة المزيد.
