غالبا ما يكون فهم كيفية هيكلة مؤسستك مبادرة غير رسمية ، ولكن مع نمو عملك ، من المهم إضفاء الطابع الرسمي على هذا الهيكل في مخطط تنظيمي.
يعرض المخطط التنظيمي العلاقات بين الأشخاص داخل المؤسسة. ومن الأمثلة على هذه العلاقات المديرين إلى الموظفين ، والمديرين إلى المديرين الإداريين ، والرئيس التنفيذي إلى مختلف الإدارات ، وما إلى ذلك.
في هذه المقالة، سنحدد ما هو المخطط التنظيمي، ونتعرف على سبب أهميته، ونحدد الأنواع المختلفة من قوالب المخطط التنظيمي التي يمكنك استخدامها.
ما هو المخطط التنظيمي؟
المخطط الهيكلي، أو المخطط الهيكلي، هو قالب يعرض هيكل الموظف الداخلي للشركة.
الغرض منه هو تسليط الضوء على الأفراد والمناصب داخل كل جزء من المنظمة. يتم تمثيل هؤلاء الأشخاص بصناديق ومعلومات الاتصال التي يمكن استخدامها للتعرف عليهم بسهولة. على غرار مخطط UML ، ترتبط هذه العناصر بخطوط مرفق.
الهدف العام من المخطط التنظيمي هو إنشاء تصور للتسلسل الهرمي والهيكل التنظيمي وكيفية هيكلة الأدوار والإدارات المختلفة داخل العمل.
ومع ذلك ، فإن المخطط التنظيمي هو أكثر من مجرد قالب جميل. هدفها هو تصور العلاقة الهرمية للأشخاص داخل المنظمة وعرض معلومات مهمة حول مناصبهم الوظيفية وثقافة العمل العامة.
على الرغم من نطاقها ، لا يجب أن تكون المخططات الهيكلية على مستوى الشركة ويمكنها ببساطة تنظيم قسم أو فريق واحد.
تعد المخططات الهيكلية مفيدة ، خاصة أثناء عملية التوظيف ، لفهم الدور الذي يجب شغله وكيف سترتبط هذه الوظيفة بالقسم ككل.
فوائد الهيكل التنظيمي
تخدم المخططات التنظيمية غرضا واحدا فقط ، ولكن ضمن هذه الوظيفة الضيقة ، يمكن أن تفيد عملك. فيما يلي بعض أكبر فوائد دمج المخطط التنظيمي.
توثيق هيكل التقارير
يعد إنشاء مخطط هيكلي أمرا سهلا عند استخدام أداة تعاون مرئية، ويؤدي ذلك إلى جعل وثائق الأعمال أكثر شفافية.
يوفر إنشاء مخطط تنظيمي عام لموظفيك مراجع واضحة حول مكانهم في المؤسسة ، ومن هم أقرانهم ، ومن هم رؤساؤهم ، وما هي علاقتهم مع أي شخص آخر.
تجعل هذه الوثائق إعداد التقارير والإدارة أسهل بكثير لأن الجميع لديهم نفس الفهم المشترك. مع نمو حجم الأقسام ، يصبح هذا مهما بشكل متزايد لأنه سيكون هناك عدد هائل من العلاقات والأدوار التي يجب ملاحظتها.
توضيح عملية التوظيف / الإعداد
واحدة من أفضل الطرق لتزويد الموظفين الجدد بنظرة عامة واضحة على المكان المناسب لهم في المؤسسة هي عرض مخطط هيكلي لهم. عندما يكون لديك هيكل تنظيمي مرئي يعرض اسم الجميع ووجههم ومنصبهم وتفاصيل الاتصال بهم ، تصبح عملية الإعداد أكثر إنسانية ، ويشعر الجميع بمزيد من الود.
يوفر هيكلا تنظيميا هرميا واضحا
على غرار النقطة الأولى ، يعد وجود هيكل أعمال موثق أمرا مهما لعرض العلاقات وترجمة الملكية.
عند النظر إلى المخطط التنظيمي ، لا يوجد سؤال هو مالك منتج معين ، وقائد الفريق ، ورئيس القسم. إن وجود هذه الإرشادات الواضحة للغاية يجعل تحمل المسؤولية أسهل بكثير ويوفر للجميع نقطة نهاية واضحة لأي تقارير يحتاجون إليها.
يشجع التعاون في مكان العمل
يعني إنشاء مخطط هيكلي على السبورة البيضاء عبر الإنترنت أنه لا يجب أن يكون مستندا ثابتا فقط. يمكن أن يتغير والمناورة بناء على تفضيلات الناس.
يمكن أن يؤدي ذلك ببساطة إلى تغيير تصميم وتخطيط اللوحة أو يمكن أن يعكس تغييرا تنظيميا. في كلتا الحالتين ، فإنه يشجع الناس على إعادة التفكير في الهيكل التنظيمي والتعاون في هيكل أكثر كفاءة.
أنواع مختلفة من المخططات التنظيمية
يحظى النموذج الهرمي للمخطط التنظيمي بشعبية كبيرة ، لكنه ليس الوحيد الموجود. يجب أن تعكس أنواع المخططات التنظيمية التي تنشئها فلسفة إدارة شركتك وهيكلها التنظيمي. فيما يلي ثلاثة من المخططات التنظيمية الأكثر شيوعا.
مخطط تنظيمي مسطح
يبني المخطط الهيكلي المسطح ، أو المخطط التنظيمي الأفقي ، الشركات على نفس المستوى ، مما يشير إلى زيادة المساواة بين المالكين والأعضاء. هناك مستويان للمخطط الهيكلي المسطح: المسؤولون والعاملون.
الهدف من المخططات التنظيمية هو إزالة فكرة “الإدارة الوسطى” وتحمل المسؤولية مباشرة من مسؤول تنفيذي إلى فريق تطوير. في المنظمات المسطحة ، يمنح العمال عادة المزيد من المسؤولية والملكية على عملهم وقراراتهم.
مصفوفة الهيكل التنظيمي
تم تصميم المخططات التنظيمية للمصفوفة لاستيعاب هياكل الأعمال الأكثر تعقيدا ، خاصة تلك التي لا تتناسب مع نموذج هرمي صارم.
مثال على ذلك هو إنشاء محتوى حيث يقوم كل موظف بإنشاء محتوى لسلسلة من المديرين المختلفين في مواقع مختلفة. يتم تنظيم المخططات الهيكلية بشكل هادف للسماح للعاملين بالحصول على مديرين متعددين والمديرين للحصول على عمال متعددين.
الهيكل التنظيمي الهرمي
المخططات الهيكلية الهرمية هي الأكثر شيوعا وشيوعا، ويتم اشتقاق هيكلها التنظيمي مباشرة من التسلسل الهرمي للأعمال. لن تتناسب كل شركة مع هذا النموذج ، ولكن هذا عادة ما يؤدي إلى الحيلة ، مع الأخذ في الاعتبار أن معظم وظائف التوظيف والعمل نحو نموذج تنظيمي خطي.
المخططات التنظيمية للشعبة
مخطط الأقسام هو مخطط هيكلي منظم حسب عوامل إضافية إلى جانب التسلسل الهرمي. يمكن أن يكون الموقع والعمر والأقسام والاهتمامات وما إلى ذلك. إنها طريقة لتقسيم الشركة إلى أقسام مختلفة متعددة ، لكل منها عناصرها الفريدة.
استنتاج
المخططات الهيكلية ليست ضرورية دائما ، خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة ، ولكن مع نمو شركتك ، يمكنها توفير بعض الأصول الأساسية التي يصعب الحصول عليها. إذا كنت تريد معرفة كيفية إنشاء المخطط التنظيمي الخاص بك ، فتأكد من مراجعة Fresco.
إذا كنت مهتما بمعرفة المزيد حول كيفية مساعدة أدوات Workforce في QuestionPro للمؤسسات على إدارة ثقافات مكان العمل الخاصة بها ، فتواصل مع أحد خبرائنا وقم بإنشاء مخططات هيكلية في دقائق. قم بتبسيط عملية تصور هيكل شركتك باستخدام أداة إنشاء المخطط التنظيمي سهلة الاستخدام. يمكنك أيضا التسجيل والتعرف على النظام الأساسي.
