كثيرًا ما يُنظر إلى إعطاء الملاحظات على أنه أمر مرهق ، خاصة إذا كان عليك تقديم ملاحظات سلبية. يزداد الموقف سوءًا إلى حد كبير عندما تعلم أن الموظف لديه تاريخ في التسبب في المشكلات.
تتأثر إنتاجية الموظفين وحماسهم وثقتهم بك جميعًا بكيفية تقديم الملاحظات. لهذا السبب يجب أن يتعلم القادة كيفية تقديم النقد البناء.
تابع القراءة لمعرفة كيفية تطوير قدرات الملاحظات الخاصة بك وتحويل النقد البناء إلى فوز للجميع في فريقك.
ما هي ردود الفعل السلبية؟
التعليقات السلبية هي المعلومات التي تُعطى للموظف لتسليط الضوء على الإجراءات التي يجب تغييرها لتجنب المشكلات أو ضعف الأداء. يهدف إلى تعديل سلوك الموظف لتحسين الإنتاجية والأداء.
على سبيل المثال ، إذا قدم موظف عقدًا بشكل خاطئ ، فيجب على الإدارة مقابلته بمجرد استلامه ، وليس بعد أيام أو أسابيع.
التعليقات السلبية هي أداة قيمة لتعزيز كفاءة مكان العمل. يمكن أن تزيد الثقة بين الموظف والمدير. يقدر العديد من الموظفين التعليقات البناءة من مديريهم ويرحبون بها ، حتى لو كانت تجعلهم غير مرتاحين.
أهمية تقديم ردود فعل سلبية
هناك عدة أسباب تجعل من المفيد تقديم ملاحظات سلبية. فيما يلي قائمة ببعض الأسباب الرئيسية وراء حدوث ذلك:
- يؤدي إلى تحسين أداء الموظفين.
- يسهل النمو في القدرات القيادية الإدارية.
- يضمن أن الموظفين على دراية بمديرهم أو توقعات المنظمة لهم.
- يساعد العمال في تجربة الشعور بالدعم والاهتمام أثناء وجودهم في الوظيفة.
- يسمح للموظفين بطرح الأسئلة للتوضيح.
- يعزز قدرة العمال على القيام بمسؤوليات عملهم.
طرق لجعل التعليقات السلبية إيجابية
غالبًا ما يكون تقديم ملاحظات إيجابية أمرًا بسيطًا ، ولكن تقديم ملاحظات سلبية قد يكون أكثر صعوبة. لا يستجيب الموظفون لها عندما لا يتم توفيرها بشكل مناسب. فيما يلي طرق إيجابية لتقديم النقد السلبي للموظف:
-
تجنب تقديم ردود فعل سلبية بقسوة
قدم التغذية الراجعة بعناية واحترام. إذا تم عرضه بشكل منتظم جدًا وبدون احترام للمشاعر ، فسيذهب المتلقي إلى وضع الدفاع ، مما قد يفقد الثقة والأنا والحماس.
-
حافظ على الاستقرار العاطفي
قبل إعطاء ملاحظات سلبية ، قم بتنظيم مشاعرك. عندما تكون غاضبًا أو غاضبًا أو سلبيًا ، من الصعب تقديم ملاحظات مفيدة. تأكد من استرخاء الشخص الذي يتلقى التعليقات. سيجعلهم أقل دفاعية بشأن ردود الفعل.
-
التسليم بشكل خاص
لا تعطي ردود فعل سلبية أمام الزملاء. قد يشعر الموظف بالحرج ويعيق التغذية الراجعة. قابل الشخص في مكتبك أو في غرفة الاجتماعات. سيؤدي القيام بذلك إلى إظهار احترام الموظف وإلهامك برد مفتوح على ملاحظاتك.
-
قدم ملاحظات قائمة على السلوك وليس الشخص
من الأفضل التركيز على التغيير المطلوب في السلوك بدلاً من التركيز على الموظف. التركيز على تصرفات الموظف يجعل تلقي التعليقات أسهل ويمنعها من الشعور بالهجوم.
-
تجنب الملاحظات التافهة
يبدأ القادة أو المشرفون أحيانًا مناقشات حول ردود الفعل السلبية بملاحظات تافهة أو إطراء غير مبرر. يقوم صاحب العمل بذلك لتسهيل حصول العامل على ملاحظات نقدية.
عند تقديم النقد البناء ، حافظ على انتباهك للحقائق وحاول أن تكون صادقًا وعمليًا ومنفتحًا قدر الإمكان. سوف يحفز الموظف على الرد بالمثل.
-
تقديم ردود فعل سلبية في الوقت المناسب
توقيت ردود الفعل غير المواتية أمر بالغ الأهمية. من الضروري إعطاء التغذية الراجعة بمجرد حدوث السلوك المطلوب. سيحفز الموظف على التصرف بسرعة ويجعل الملاحظات أقل قسوة مما لو انتظرت أيامًا أو أسابيع.
-
كن دقيقا
يجب عليك تقديم تعليقات دقيقة وفي الوقت المناسب. بدلاً من الرد ، “لقد ملأت النموذج بشكل غير صحيح” ، اشرح الخطأ الذي ارتكبه وكيفية إصلاحه. يمكنك أيضًا وصف عواقب القيام بالمهمة أو التصرف بشكل غير لائق.
-
لا تفزع
قد يكون تقديم ملاحظات سلبية أمرًا صعبًا إذا كان الإجراء شديدًا أو كان الموظف وقائيًا. على الرغم من غضبك ، كن هادئًا. قد يؤدي فقدان أعصابك إلى رفض الموظف للتعديل أو عدم تلقي تعليقات بناءة جيدًا.
-
دع الموظف يستجيب
إعطاء رأيك في محادثة. بمجرد مناقشة السلوك والتحسينات المطلوبة ، اسمح للموظف بالرد وطرح الأسئلة. إنه يوضح أنك تقدر وقت الموظف وأفكاره ومستعد لسماعها.
-
ضع خطة عمل
قم بإنشاء ملاحظة أو خطة عمل بمجرد شرح المشكلة. حدد أهداف أداء الموظف والمواعيد النهائية. يمكنك التحقق من تقدم الموظف أسبوعيًا أو شهريًا. قم بتضمين ذلك إذا كنت بحاجة إلى فعل أي شيء بصفتك رئيسهم لتشجيع تغيير السلوك. قم بتضمين استراتيجية تدريب جديدة في الاتفاقية إذا لزم الأمر.
-
خطط متى يجب المتابعة
حدد تاريخًا ووقتًا للمتابعة مع الموظف ومراجعة الملاحظة أو خطة العمل. يعد الرصد المنتظم لتحسين الموظف وتقديم تعليقات إيجابية على التعديلات أمرًا حيويًا. كما أنه يعزز إمكانية متابعة الموظف للأنشطة المتفق عليها.
مثال لإعطاء ردود فعل سلبية بشكل إيجابي
الممارسة والخبرة والملاحظة ضرورية لفعل أي شيء بشكل جيد. قد يكون من الصعب تقديم التغذية الراجعة بطريقة مناسبة ومتطورة. يمكن استخدام الأمثلة أدناه كمكان للبدء:
-
مثال 1
ملاحظات: لا تزال تفوتك المواعيد النهائية ، مما يؤثر على المشروع وبقية الفريق.
بدائل إيجابية: لقد رأيت أنك تكافح مع إدارة الوقت. هل هناك أي شيء تحتاجه مني للمساعدة؟
-
مثال 2
ملاحظات: لم يتحقق هدفك. يقلقني أن ذلك سيؤثر على أداء الفريق.
بدائل إيجابية: أعلم مدى صعوبة عملك رغم أنك لم تصل إلى أهدافك. هل توجد أي حواجز على الطرق يمكنني مساعدتك فيها؟
-
مثال 3
ملاحظات: لقد أزعجتني رسائل البريد الإلكتروني التي أرسلتها في وقت متأخر من الليل إلى الفريق لأنه لا يبدو أنك مسؤول عن عملك.
بدائل إيجابية: أنا قلق بشأن التوازن بين العمل والحياة لأنني رأيت رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في وقت متأخر من الليل للموظفين. هل يمكنك الخوض في مزيد من التفاصيل حتى نتمكن من فهم عبء عملك بشكل أفضل؟
-
مثال 4
ملاحظات: لقد تحملت المسؤوليات الجديدة ولكن لا يبدو أنك تديرها بشكل جيد.
بدائل إيجابية: مبروك على منصبك الجديد. يجب أن تكون هناك صعوبات. هل يمكننا التحدث عن أي تدريب ودعم ممكن؟
-
مثال 5
ملاحظات: في لقاء الأمس انزعجتم مما جعل اتخاذ القرار صعباً للغاية.
بدائل إيجابية: في اجتماع الأمس ، لاحظت أنك بدت مستاءً. هل يمكن أن تخبرني كيف تسير الأمور؟
استنتاج
يعد إعطاء الملاحظات جزءًا ضروريًا من إدارة الأفراد. ومع ذلك ، يمكن أن يكون تحديا. سيتعرف الشخص الذي تقدم إليه ملاحظاتك على صدقك عندما تلتزم بتطوير الموظفين. استخدم الطرق الموضحة في هذه المدونة لتقديم ملاحظات سلبية بشكل إيجابي.
تعامل بعناية مع الملاحظات السلبية. استكشف الطرق ، وتعلم من الأمثلة ، وقدم تعليقات من أجل التقدم. يجب أن يدرك المزود هدف النشاط ودوافعه. يجب عليهم أيضًا تقييم المواقف الشخصية والسياقية ومعرفة المعلومات التي يفتقرون إليها.
اكتشف كيفية تحسين شركتك من خلال جمع الملاحظات بانتظام من القوى العاملة لديك بمساعدة QuestionPro. سوف يساعدك برنامج QuestionPro Workforce في تحديد قدرتك على تقديم ملاحظات سلبية. يمكنك إجراء مسح لموظفيك لمعرفة رأيهم في هذا الأمر.
