كل فريق لديه طريقته الفريدة في العمل والتواصل مع بعضهم البعض. ومع ذلك ، خاصة مع الفرق عبر الإنترنت ، من السهل الوقوع في شبق من عدم الكفاءة وتطوير أنماط السلوك التي تمنعك من العمل بأقصى طاقة. تحسين هذا الاتجاه العام هو كل شيء عن تحسين كفاءة سير العمل الخاص بك. تحتاج إلى القيام ببعض البحوث.
في هذه المقالة ، سنحدد كفاءة سير العمل ، ونتعرف على بعض الأسباب التي يجب معالجتها ، ونسلط الضوء على بعض الاستراتيجيات الشاملة التي يمكنك تنفيذها مع فريقك لتجعلك تعمل بأقصى قدر من الكفاءة.
تعريف كفاءة سير العمل
كفاءة سير العمل هي النمط العام والعملية والأداء الذي تكمل به أنت وفريقك مشروعا. الهدف العام من تحسين سير عملك هو تبسيط هذه العملية لتكون فعالة قدر الإمكان مع خلق أقل قدر ممكن من النفايات أثناء العملية.
بشكل عام ، الهدف من سير العمل الفعال هو تقليل التكاليف على المؤسسة وزيادة إنتاجية فريقك.
من السهل التفكير في كفاءة سير العمل من حيث مشروع معين أو سباق سريع ، ولكن هذا ليس السيناريو الوحيد الذي يكون فيه مهما. من الضروري أيضا وضع كفاءة سير العمل في سياق الفرق والمؤسسات بأكملها. هذا لأنه ، خاصة عندما يكون هناك الكثير من التعاون ، قد يتضمن عملك الكثير من المتغيرات الخارجية والتواصل مع أعضاء الفريق الآخرين. هذا كله جزء من سير العمل ويجب تحديد أولوياته جنبا إلى جنب مع مهامك الفردية.
من الأهمية بمكان أن تعمل الفرق والإدارات والموظفون المختلفون بكفاءة كجزء من سير عمل مشترك. هذا يزيد من الشفافية بين أعضاء المجموعة ويسمح للجميع بالعمل معا بطريقة أكثر كفاءة.
هناك بعض الاستراتيجيات التي تركز على إنشاء سير عمل فعال ، وبعد الحديث عن بعض أسباب عدم كفاءة سير العمل ، سنحدد هذه الاستراتيجيات كحلول محتملة. كما ستعرف قريبا ، فإن استراتيجيات الموظفين هذه هي منهجية Agile و Kanban و Scrum.
ما الذي يسبب عدم الكفاءة في سير العمل
قبل أن نحلل كيفية زيادة كفاءة سير العمل ، نحتاج إلى فهم أسباب عدم الكفاءة. فيما يلي بعض الأسباب الرئيسية لعدم الكفاءة في سير العمل.
المهام المتكررة / غير الضرورية التي تتعلق بكفاءة سير العمل
يعد إكمال المهام المتكررة أو غير الضرورية مصدرا رئيسيا لعدم الكفاءة داخل الفرق وهو مضيعة كبيرة لأحد أهم الموارد – الوقت.
غالبا ما يكون هذا ببساطة نتيجة لسوء التواصل بين الفرق ، وهو أمر سنتطرق إليه قليلا ، ولكن يمكن أن يكون أيضا نتيجة لسوء الإدارة.
عادة عند إنشاء سير عمل ، تتمثل إحدى الخطوات الأولى في إنشاء قائمة أولويات لفريقك يمكنهم الرجوع إليها والاستفادة منها أثناء تقدمهم. إذا كانت قائمة الأولويات هذه معطلة ، فقد يؤدي ذلك إلى مهام متكررة وعواقب كبيرة على الموعد النهائي.
إدخال البيانات يدويا لكفاءة سير العمل
يعد إدخال البيانات يدويا مهمة متخصصة نسبيا ، على الرغم من عدم تطبيقها على نطاق واسع ، إلا أنها مضيعة للوقت بشكل كبير للفرق. هذه المهام تضيع الكثير من الوقت لسببين.
أولا ، يعد إدخال البيانات مهمة تستغرق عمالة ووقتا طويلا. يستغرق إدخال الأشياء واحدا تلو الآخر إلى الأبد ، وخاصة إذا لم تكن معالج Excel ، فقد يستهلك أياما كاملة.
ثانيا ، عادة ما يكون البديل لإدخال البيانات يدويا عملية مبسطة للغاية. أدوات إدخال البيانات الآلية سهلة الاستخدام إلى حد ما ويجب أن تساعد في تحسين وقتك الذي توفره بشكل كبير. عندما يكون البديل لإدخال البيانات أسرع بكثير ، يبدو أنك تضيع المزيد من الوقت في القيام بذلك بنفسك.
الخطأ البشري وكفاءة القوى العاملة
يعد الخطأ البشري مكانا شائعا حيث تضيع الفرق الوقت والإنتاجية ، وعلى عكس إدخال البيانات يدويا ، فهو ليس شيئا يمكننا إصلاحه تلقائيا. سيرتكب الناس دائما أخطاء أثناء العمل ، وعلى الرغم من أن هذا ليس أمرا لا مفر منه تماما ، إلا أنه يمكن تحسينه.
يمكن تقليل الخطأ البشري عن طريق إنشاء طريقة منظمة للعمل حيث لا يتساءل الناس أبدا عما سيحدث بعد ذلك. هذا يعني أنك تعمل دائما نحو هدف محدد ، مما يساعد على تحسين تركيزك وكفاءتك.
سوء الفهم
سوء التواصل هو السبب الأكبر لعدم الكفاءة ويؤدي إلى العديد من القضايا الأخرى ، واحدة منها هي العمل المتكرر.
يجب أن يكون سوء التواصل قابلا للحل في مكان العمل ويمكن تحسينه من خلال إدخال أدوات جديدة وزيادة الشفافية في مكان العمل.
باستخدام
السبورات البيضاء عبر الإنترنت
لتنظيم مهامك ، واستخدام أدوات الاتصال مثل Slack للبقاء على اتصال مع فريقك ، ستعمل بطبيعتها على تحسين شفافية منتج عملك والتواصل بشكل أفضل مع فريقك.
ما هي أهداف تحسين كفاءة سير العمل؟
عند النظر إلى الأسباب الرئيسية لعدم الكفاءة في سير العمل ، ترتبط جميعها بمتغيرين مهمين. هذه المتغيرات هي الأهداف العامة لتحسين كفاءة سير العمل ويجب أن تكون دليلك لقياس حالتك الحالية ومعرفة أين يمكنك تحسينها.
التخلص من الهدر
يجب التفكير في الهدر من حيث الوقت والجهد والمال. يتعلق تحسين كفاءة سير العمل بإزالة كمية النفايات الناتجة في جميع هذه الأقسام.
تخصيص الموارد
جزء من تحسين كفاءة سير العمل هو سحب الموارد إلى الأماكن الصحيحة. وهذا يعني أخذ الموارد بعيدا عن الأماكن غير المنتجة وإعادة تخصيصها للأماكن التي ستستفيد منها بشكل أفضل.
خطأ بشري
هذه ، كما ذكرنا سابقا ، منطقة لا يمكن إزالتها بالكامل ، ولكن يمكن تحسينها. إن الحصول على الأشخاص المناسبين في الوظيفة ومنحهم هيكلا متينا للعمل في ظله يعني أنهم من المحتمل أن يرتكبوا أخطاء أقل ويحسنوا كفاءتهم الفردية.
الناتج الكلي
أحد الأهداف الرئيسية لتحسين كفاءة سير العمل هو القدرة على زيادة الناتج الإجمالي لفريقك. هذا يعني أنكما تعملان على تحقيق النتائج بمعدل أسرع وأكثر كفاءة ، كما أنكما قادران على القيام بذلك في كثير من الأحيان.
جودة منتج العمل
في بعض الأحيان لا تركز على كمية المنتج المنتج ، ولكن زيادة جودة المنتج. هذا هدف منفصل لتحسين كفاءة سير العمل ويمكن تحديد أولوياته بشكل مشابه للناتج الإجمالي.
هذه هي أهداف تحسين كفاءة سير العمل ، ولكن لماذا تبذل الجهد لتحسينه في المقام الأول؟ الأمر بسيط – لتحسين السرعة والجودة وعائد الاستثمار.
هذه العوامل الثلاثة هي الدوافع الرئيسية وراء تحسين كفاءة سير العمل وهي السبب في أن معظم الفرق تتطلع إلى استراتيجيات مثل تلك الموجودة أدناه لبناء فريق فعال.
إذا تمكنت من جعل فريقك يعمل بشكل أسرع وينتج منتجات عالية الجودة ، فستحصل بطبيعتها على عائد أكبر على استثمارك. من منظور داخلي وخارجي ، هذا لا يفعل شيئا سوى مساعدة عملك ومهاراتك كفرد.
في حين أن هناك بعض الخطوات المحددة التي يمكنك اتخاذها لتحسين كفاءة سير عملك على الفور ، فإننا نريد تسليط الضوء على بعض المنهجيات الشاملة التي يمكنك تنفيذها مع فريقك لتحسين ليس فقط مشروعك التالي ولكن طريقة عملك كفريق.
بالتأكيد ، هذه كلها أطر عمل متميزة ، ولكن هدفها النهائي هو دائما إكمال مشروعك بطريقة فعالة وتحسين كفاءة سير عملك.
منهجية رشيقة
منهجية Agile هي نظرية تركز على القدرة على التكيف. هذا يعني أن الفرق الرشيقة عادة ما تقسم المشاريع إلى عناصر ومهام صغيرة جدا يمكن إعادة ترتيبها بسهولة. يتم الانتهاء من هذه في فترات تكرارية صغيرة.
تم بناء منهجية Agile حول توقع أن الأمور ستتحرك ، وفي أكثر الأحيان ، هذا هو الحال. خاصة بالنسبة لتطوير البرمجيات ، هناك بعض الأشياء التي قد تحتاج إلى الحصول على الأولوية على الآخرين في اللحظة الأخيرة ، والفرق الرشيقة مجهزة للتحول إلى أولوية جديدة بسرعة.
تعد طبيعة سباقات السرعة التكرارية والتمحور عند الحاجة طريقة جيدة جدا لتحسين كفاءة سير العمل بشكل عام والتأكد من أن فريقك يتعامل مع العناصر ذات الأولوية القصوى. يعني استخدام Agile أن هناك القليل جدا من الاحتكاك مع الأولويات المتغيرة والتمحور بين المهام ، وهو أمر يمكن أن يكون عائقا كبيرا لبعض الفرق.
لهذا السبب ، تعد منهجية Agile طريقة رائعة لتحسين كفاءة سير عملك.
إطار كانبان
طريقة كانبان هي فرع ضمن منهجية Agile ولكنها فريدة من نوعها في حد ذاتها. في حين أن Agile هي نظرية شاملة لتطبيقها على عقليتك ومهامك ، فإن kanban هو سير عمل مرئي تقوم بدمج عملك فيه.
تساعد لوحة kanban في تصور المهام المطلوبة لإنهاء المشروع الحالي وتنظيمها في أعمدة بناء على حالتها الحالية. يتيح لك ذلك تحريك المهام إلى الأمام عند إنجازها ، وفي لمحة ، يمكنك رؤية شكل سير العمل بشكل عام.
هذه المنهجية موجهة بشكل خاص نحو إنشاء تحسينات مستمرة وبنائها بمرور الوقت. يريدك Kanban أن تعمل باستمرار على تحسين كفاءة سير عملك من خلال تسهيل المناقشات حول أولويات الفريق وإدارة المهام.
هذه لوحة فريدة ومستخدمة على نطاق واسع وطريقة رائعة لتحسين كفاءة سير العمل.
منهجية سكرم
Scrum هي نسخة أكثر تنظيما من منهجية Agile وتركز على سباقات السرعة الصارمة لمدة أسبوعين. يتم تقييم سباقات السرعة هذه وتحسينها بعد الانتهاء ، ويتم تنفيذ التغييرات في السباق التالي.
النقطة الأساسية التي يجب ملاحظتها حول scrum هي أنه يركز على تحسين الوقت المستغرق لإنهاء مشروعك ويريد إنجاز العمل بشكل أسرع. بالنسبة للكثيرين الذين يتطلعون إلى تحسين كفاءة سير العمل ، فإن هذا يجعلها جذابة للغاية.
يستخدم الفريق لوحة سكرم ، على غرار لوحة كانبان ، حيث تقوم بتنظيم المهام المطلوبة في تراكم العدو والعمل إلى الأمام من هناك.
الميزة الرئيسية لإطار عمل سكرم هي أنه يعطي الأولوية لأدوار مختلفة في المشروع ، أحدها هو سيد سكروم. يجتمع سيد سكرم مع مالك المنتج لتحديد متطلبات العدو ثم يسهل إكمال العمل لبقية الفريق. سيد سكروم مسؤول أيضا عن استكشاف الأخطاء وإصلاحها في العملية وضمان إنجاز الأمور في الوقت المحدد.
هذا التركيز على التحسينات الدورية والضغط المستمر لتحقيق نتائج أكثر كفاءة يجعل منهجية سكرم شائعة جدا للفرق التي تتطلع إلى تحسين كفاءة سير العمل.
استنتاج حول كفاءة سير العمل
سواء كانت Agile أو kanban أو scrum أو استراتيجيتك الشخصية ، فهناك الكثير من الطرق المختلفة لتحسين كفاءة سير العمل. هذه الاستراتيجيات مفيدة ولكنها تعمل جميعها لتحقيق نفس الهدف: إنجاز المشاريع بشكل أسرع وأفضل.
نأمل أن يكون هذا الدليل قد ساعدك في رحلتك لتحسين فريقك ، وإذا كنت مهتما بمعرفة المزيد حول كيف يمكن للتعاون أن يغذي تلك الرحلة ، فتحقق من
Fresco
.
