إذا كنت مالكًا لشركة ، فمن المحتمل أنك لا تحصل على تعليقات الموظفين الكاملة عن نفسك وشركتك ، لأن ديناميكيات أصحاب العمل مع رئيسهم تأتي عادةً من علاقة محددة من الاحترام والود.
لهذا السبب ، من الجيد دائمًا أن يكون لديك بعض البصيرة الخارجية لمشاعرهم وأفكارهم تجاه تجربتهم في الشركة. بهذه الطريقة يمكنك المضي قدمًا والتأكد من أن كل شيء يعمل وفقًا لاحتياجاتك ويتم تلبية أفضل الممارسات لشركتك.
يستحق كل من موظفيك والشركة أن يكون لديهم بيئة عمل مناسبة لكي تنجح. نقدم لك اليوم كل ما تحتاج إلى معرفته لجمع ملاحظات الموظفين المفيدة.
فهرس المحتوى
ملاحظات الموظف: التعريف
يتم تعريف ملاحظات الموظف على أنها عملية تقديم اقتراحات بناءة للموظفين من قبل مديري التقارير والمشرفين والأقران. ومع ذلك ، فإن هذه العملية ليست مقيدة هنا فقط ، بل تشمل ملاحظات الموظف أيضًا التعليقات التي يرغب الموظف في تقديمها إلى مديره أو زملائه أو المنظمة ككل.
يمكن أن تساعد التعليقات الموظفين والمؤسسة على التحسن باستمرار فيما يقومون به. تعد ملاحظات الموظف جزءًا لا يتجزأ من عملية تجربة الموظف وآلية تساعد الموظفين بشكل متزايد على التحسن في وظائفهم وللمؤسسة لتطوير ثقافة أفضل في مكان العمل.
وفقًا لمجلة Forbes ، يعتبر 73٪ من الموظفين الملاحظات مهمة ولكن الثلث فقط يتلقونها. لا يقدم معظم المديرين ملاحظات كافية وعندما يفعلون ذلك يميلون إلى جعلها سلبية أو غامضة للغاية وتضيع أهمية التغذية الراجعة. وببساطة قد يبدو أن إعطاء الملاحظات ليس بالأمر السهل. إنها عملية مصممة بشكل منهجي ، بسبب التعقيدات التي ينطوي عليها – البشر!
تعرف على المزيد: نموذج استبيان تفاعل الموظفين
أسئلة استبيان آراء الموظفين
من المهم للمؤسسة تطوير مجموعة من أسئلة الاستطلاع بناءً على سمات مختلفة لصياغة استطلاع آراء الموظفين ، لذلك يجب أن تكون التعليقات التي تتلقاها المؤسسة قوية ومضمونة. هذه الأسئلة تحتاج إلى منهجية في نفس الوقت يجب أن تكون سهلة الفهم والرد عليها.
يجب أن يحتوي الاستطلاع على توازن جيد بين الأسئلة ذات النهايات المفتوحة والأسئلة ذات النهايات المغلقة ، وذلك لسهولة المستفتى. حشو الاستطلاع بالعديد من الأسئلة المفتوحة يترك نهاية فضفاضة ولا يمكن قياس الردود بناءً على مقاييس الموارد البشرية. فيما يلي مجموعة الأسئلة التي يجب على المؤسسة استخدامها لتلقي ملاحظات الموظفين الإجمالية من مديره / زملائه.
أسئلة ملاحظات الموظف للتفكير الفردي
1. ما هي المسؤوليات التي تعتبرها مهمة؟
2. كيف يمكن أن تساعدك المنظمة في نمو حياتك المهنية؟
3. أثناء التعامل مع هل فعلت أي شيء خارج نطاق عملك؟
4. هل هناك مجال للنمو الشخصي في هذه المنظمة؟
أسئلة ملاحظات الموظفين للتفكير في القيادة
5. أقوم بمراجعة المسار الوظيفي لفريقي باستمرار.
6. لقد وفرت جوًا داخل الفريق ، حيث يشعرون بالإيجابية تجاه إعطائي ملاحظات.
7. أشعر بالثقة في أن أعضاء فريقي يأخذون ملاحظاتي بشكل إيجابي.
أسئلة ملاحظات الموظف للتفكير التنظيمي
8. كمنظمة ، هل نقوم بعمل جيد في الحفاظ على إستراتيجياتنا محددة جيدًا؟
9. ما هي الأشياء الثلاثة التي يمكننا كمنظمة القيام بها بشكل مختلف؟
10. على مقياس من 0 إلى 10 ، ما مدى احتمالية إحالتك للمنظمة إلى عائلتك / أصدقائك للتوظيف؟
11. هل يمكنك توضيح اختيار إجابتك من فضلك.
أسئلة ملاحظات الموظف من أجل انعكاس رضا الموظف
12. هل لديك المرونة للعمل عن بعد إذا لزم الأمر؟
13. هل تشعر أن عملك يساهم في الأهداف العامة لمنظمتك؟
14. هل تشعر أنك قادر على الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة؟
15. هل تشعر أن سياسات المراجعة عادلة في هذه المنظمة؟
تعرف على المزيد: استبيان رضا الموظفين
أنواع استبيان آراء الموظفين
هناك العديد من أنواع ملاحظات الموظفين مثل مراجعة الموظف بزاوية 360 درجة ، وآلية التغذية الراجعة المستمرة ، وتقييم أداء الموظف على سبيل المثال لا الحصر.
1. التغذية الراجعة بنطاق 360 درجة: التغذية الراجعة بزاوية 360 درجة هي عملية يتلقى فيها الموظف ملاحظات من رؤسائه / مديريها وأقرانه لتحديد نقاط القوة والضعف لدى الموظف بحيث يمكن اتخاذ تدابير تصحيحية فورية لتحسين أداء الموظف .
الغرض من التعليقات بزاوية 360 درجة هو فهم أداء الموظف وجمع التعليقات والمراجعات ، تتيح آلية ملاحظات الموظف هذه تصنيفًا متعدد المؤشرات ويعمل كمعيار لخطة تطوير الموظف.
ومع ذلك ، في ردود الفعل 360 درجة من الضروري أن تظل التعليقات مجهولة المصدر. الغرض من عدم الكشف عن هويته هو إبقائه مهنيًا بشكل صارم ، لذلك لا يؤدي إلى أي اختلافات بين الموظف الذي يتلقى التعليقات والمدير أو الزميل الذي يعطي التعليقات.
2. آلية التغذية الراجعة المستمرة: التغذية الراجعة المستمرة هي عملية يتلقى فيها الموظف التعليقات في الوقت المناسب. تخيل مؤسسة يكون الموظفون فيها على استعداد للحصول على تعليقات ولكن المديرين ليسوا مستعدين لقضاء أي وقت لتقديم الملاحظات المطلوبة. لا توجد نقاط للتخمين ، المستويات المنخفضة من دافع الموظف الذي سيجلبه.
هناك عدد من الفوائد للتعليقات المستمرة – فهي تعزز ثقافة مكان العمل الصحي ، وتساعد الموظفين والمنظمة على تحديد أهداف أفضل ، وتعزز معنويات الموظفين ، وهذا بدوره يؤدي إلى موظفين سعداء. ومع ذلك ، فإن التغذية الراجعة المستمرة عملية معقدة ويجب إجراؤها بعناية.
لا ينبغي أن تكون العملية مخيفة للموظفين ، ولا يجب أن تكون التعليقات سلبية ، بل يجب أن تكون بناءة. لن ترغب أي منظمة في الترويج لثقافة لا يثق فيها الموظفون بالقيادة والعكس صحيح. هذه ليست عملية ستلقي فيها باللوم على الموظفين بسبب عدم تحقيقهم لأهدافهم ، فهذه عملية لمساعدة الموظفين على تحسين أنفسهم من خلال التعليقات البناءة.
3. تقييم أداء الموظف: تقييم أداء الموظف هو طريقة رسمية لتقديم التغذية الراجعة لأداء الموظف بناءً على عمله والنتيجة بناءً على مسؤوليات وظيفته. يتم استخدامه لقياس مقدار القيمة المضافة من قبل الموظف من حيث نمو المؤسسة والإيرادات المتولدة والعائد الإجمالي على الاستثمار (ROI)
أي منظمة تعلمت فن الفوز من الداخل ، تفهم أهمية التغذية الراجعة. يعتمدون على عملية تقييم أداء منهجية ويصنف الموظفون سنويًا بناءً على التعليقات الواردة من مديريهم.
من الناحية المثالية ، يتم تصنيف الموظفين ، مع ترقية أو زيادة في الزيادة المتلقاة والأساليب المماثلة. يلعب تقييم الأداء أيضًا دورًا حيويًا في تقديم ملاحظات دورية للموظفين لجعلهم أكثر وعيًا بأنفسهم فيما يتعلق بمقاييس الأداء الخاصة بهم.
تعرف على المزيد حول برنامج إدارة تجربة الموظف لدينا
أفضل ممارسات تعليقات الموظفين
غالبًا ما تكون التعليقات نقطة مؤلمة ، سواء كنت تعطيها أو تستلمها. يأتي مع نية غير معلن عنها بالقول ، “أنت بحاجة إلى التغيير”. ويمكن أن يكون التغيير ساحقًا ، فبعض الناس يتقبلونه وقد يتراجع البعض ، إذن كيف سيساعد تقديم الملاحظات الموظفين أو المؤسسة بالضبط؟
الجواب هو أن الطريقة التي تقدم بها التعليقات تصنع الفارق. فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي يجب أن تبحث عنها قبل إرسال تعليقاتك:
1. الثقة تجعل ردود الفعل متقبلة: الثقة ليست فعلًا ، إنها شعور عندما يكون هناك بشر متورطون. لا يمكنك أن تطلب من الموظف أن يثق في مؤسسة والعكس صحيح دون إنشاء منصة فعلية للقيام بذلك. تأتي الثقة مع الرغبة العاطفية. لذلك ، إذا كان لابد من تقديم الملاحظات أو الحصول على مستوى من الثقة ، فيجب أن يتم تقديم الملاحظات في نهاية المطاف.
2. لديك جدول أعمال: يجب ألا تكون التعليقات غامضة ، يجب أن يكون هناك جدول أعمال لتقديم الملاحظات أو تلقيها حتى لا يصاب أي من الطرفين بالعمى. كلاهما ، الشخص الذي يقوم بتسهيل التعليقات والآخر الذي يتلقى التعليقات يجب أن يشارك في جدول أعمال فضفاض حول النقاط التي سيتم تناولها والغرض من التعليقات.
شارك جدول الأعمال قبل يومين من الاجتماع حتى يكون الطرفان على دراية وستتاح لهما فرصة التفكير في الأسئلة / الإجابات قبل بدء الاجتماع.
3. بناء ثقافة الشفافية: ما لم تقم ببناء ثقافة الشفافية في مؤسستك ، بصراحة ، سيكون الموظفون خائفين من تقديم ملاحظات إلى المنظمة. سياسة الباب المفتوح هي بداية جيدة. إذا كنت تريد أن تكون مثالاً يحتذى به ، فهذا يعني أيضًا أنك بحاجة إلى أن تكون منفتحًا للمساعدة وتلقي التعليقات في أي وقت ، والاستمرارية في العملية هي مفتاح النجاح.
4. اسأل ولا تخبر ببساطة: ابدأ بسؤال ، “كيف تعتقد أنك تؤدي في مشروع XYZ؟” قدم هذا السياق المناسب للبدء به وسيعرف الموظف أن الشخص الذي يقدم الملاحظات مهتم حقًا بتقدم الموظف. التعليقات هي آلية لمساعدة الأفراد على التحسن ، وليست منصة للتشدق.
5. حافظ على تركيزك: يمكن أن تصبح ملاحظات الموظف طويلة حقًا إذا قررت التعمق في عدد من الموضوعات المختلفة. هل لديك عدد من برامج الشركة الإضافية التي تريد أن تسأل عنها؟ حاول تقسيم هؤلاء إلى استبيان منفصل للسؤال عنهم ، وإضافة سؤال عام للتعليقات العامة حول مجموعة البرامج التي تقدمها شركتك ، بدلاً من ذلك.
6. لا تكتب أسئلة رئيسية: من السهل كتابة سؤال أولي . حتى السؤال ، “ما مدى رضاك عن …” يمكن أن يكون رائدًا! اختبر مدى حيادية أسئلتك مع المراجعين الآخرين حتى تكون متأكدًا من أنك لا تخلق أسئلة إرشادية. وإلا ، فسوف ينتهي بك الأمر إلى تحريف نتائجك وعدم الحصول على صورة حقيقية لما يفكر فيه موظفوك. (كيف تعيد كتابة عبارة “ما مدى رضاك عن …؟” سهل – “يرجى تقييم مستوى رضاك عن …”)
7. لا تستخدم الأسئلة ذات الشق المزدوج: هذا فخ آخر للاستطلاعات بشكل عام. السؤال المزدوج هو شيء يسأل عن عنصرين في سؤال واحد. على سبيل المثال ، “يُرجى تقييم مستوى رضاك عن هيكل الشركة والقيادة”. هناك نوع آخر من هذا السؤال يبدو شائعًا وهو “الرجاء تقييم مستوى رضاك عن سرعة الاتصالات ودقتها.” إليك تلميح لتجنب هذه الأنواع من الأسئلة: إذا كان يستخدم الكلمات “و” أو “أو” ، فمن المحتمل أنه ذو ماسورة مزدوجة.
8. أخبر موظفيك بالنتائج – حتى لو لم يكن الأمر سهلاً: حتى لو لم تكن نتائج الاستطلاع هي ما كنت تأمله ، فلا يزال التواصل المفتوح هو أفضل اتصال. ودعنا نواجه الأمر إذا كنت تنظر إلى مستوى واسع من عدم الرضا في جميع المجالات ، أو حتى في منطقة معينة ، فمن المرجح أن موظفيك يتحدثون عنها كثيرًا بالفعل ، وأنهم يدركون أنها مشكلة.
9. المجال أكثر من مرة في السنة: دعنا نواجه الأمر ، يتوقع المزيد من الموظفين أن يكونوا قادرين على تقديم ملاحظات أكثر من مرة في السنة. يمكن أن يساعد ذلك أيضًا في التخفيف من تلك الأوقات التي ربما تؤثر فيها عوامل خارجة عن إرادتك على ردود أفعال الموظفين. قد تفكر في إجراء فحص أسبوعي للرضا وهو نسخة مختصرة من استطلاع آراء الموظفين ربع السنوي. وبهذه الطريقة ، فإنك تمنح موظفيك مكانًا لتقديم التعليقات ، وكما هو الحال مع استطلاعات رضا العملاء ، بمجرد أن يبدو أن الأمور تنحرف ، يمكنك اتخاذ إجراء لمعالجتها.
تعرف على المزيد: نموذج استطلاع مقابلة الخروج المجاني
مزايا ملاحظات الموظفين
فيما يلي المزايا المرتبطة بتعليقات الموظفين
1. حل النزاع حتى قبل النزاع: من فوائد وجود ثقافة ردود الفعل المفتوحة أنها تسهل حل النزاع حتى قبل تصاعد النزاع. يجب أن يشعر الموظفون في أي مؤسسة أنه يمكنهم مناقشة الأمر بصراحة مع مديريهم أو زملائهم والعكس صحيح. ستكون التعليقات هنا حوارًا وليس مونولوجًا.
عندما يعتاد الموظفون على إعطاء الملاحظات أو تلقيها بانتظام ، فلن يكون هناك أي قلق مرتبط بالعملية. هذا يعني أنهم سيعرفون كيفية التعامل مع الموقف المتوتر وأخذ الملاحظات في خطوة.
2. التطوير المهني: كلما أصبح الموظف مرتاحًا لطلب / إعطاء التعليقات ، كلما أخذ هذا الأمر على أنه مبادرته الخاصة. سيؤدي هذا إلى تطوير مهني أكثر تنظيماً.
3. زيادة مشاركة الموظفين: عندما يكون لدى المنظمة ثقافة شفافة ، يتم تطبيق آلية ردود فعل جيدة التصميم ، والاهتمام الفوري بأي مشاكل محتملة ، وما إلى ذلك ، سيكون هناك بالتأكيد زيادة في مستويات مشاركة الموظفين . تذكر أن التعليقات لا تتعلق فقط بتحسين الموظفين أو المؤسسة ، بل تتعلق أيضًا بأداء عمل جيد مرارًا وتكرارًا.
تعرف على المزيد: نموذج استبيان الرضا الوظيفي المجاني
نصائح لإنشاء أفضل استطلاعات آراء الموظفين
1. امنح موظفيك وقتًا كافيًا لإكمال استطلاع آراء الموظفين واستمر في إرسال التذكيرات إذا لزم الأمر لمساعدتهم على مواكبة النشاط. لا تتوقع ردًا فوريًا منهم. إذا استعجلت موظفيك ، فمن المحتمل ألا يستجيبوا بشكل صحيح للاستطلاع.
2. قدم امتيازات أو مكافآت لموظفيك لإكمال المهمة أو كونك استباقيًا في الرد على الاستبيان. اجعلها ممتعة أكثر من كونها عادية. يجب أن يشعر موظفوك بالثقة حيال تسجيل ملاحظاتهم وعدم الشعور بالارتباك.
3. تأكد من أن استبيانات آراء الموظفين التي تتلقاها الإدارة مجهولة المصدر. من أجل الحصول على أقصى قدر من البصيرة ، قد ترغب في إخبارهم أن تعليقاتهم سرية بنسبة 100٪.
4. هذه الاستطلاعات غير ذات أهمية إذا شعر الموظفون أنه لم يتم سماعهم أو أن الإدارة لا تتصرف بناءً على الاستطلاعات. بمجرد أن يسجل الموظفون ملاحظاتهم ، تأكد من فرز الأمور التي تحتاج إلى الاهتمام في أقرب وقت ممكن. التعديلات الصغيرة أو التغييرات الكبيرة على حد سواء يمكن أن تفرق بين موظف سعيد وغير سعيد.
تعرف على المزيد: أهم 20 سؤالاً في استبيان مشاركة الموظفين
الآن بعد أن تعلمت كل ما تحتاج لمعرفته حول ملاحظات الموظفين وسبب أهميتها لأي شركة جادة ، حان الوقت لتطبيق أفضل الممارسات الممكنة.
إذا كنت تبحث عن نظام أساسي لبدء تقييم بيئة عملك ، فيمكننا في QuestionPro مساعدتك ، ونحن ندعوك لمعرفة المزيد عن برنامجنا.
