تنظيم البيانات هو عملية فرز البيانات الأولية إلى عدة فئات ثم ترتيبها. يتم تضمين ملاحظات المتغيرات المختلفة في هذه البيانات الخام. يحتوي تنظيم البيانات على أشياء مثل تنظيم الدرجات التي يتلقاها التلاميذ في تخصصات متعددة.
يزداد الوقت المستغرق في البحث عن أي معلومات من مصدر بيانات لم يتم تنظيمه من قبل مع مرور الوقت وتوسع كمية البيانات لدينا. على الرغم من أنه يمكن أيضًا استخدام أشكال مختلفة من تنظيم البيانات للوثائق الرقمية ، إلا أن بعض متخصصي تكنولوجيا المعلومات يطبقون هذا بشكل أساسي على السجلات المادية.
في بعض الأحيان نقوم بتحليل المعلومات لفترة طويلة. ومع ذلك ، من الصعب تذكرها ، خاصة إذا كانت المادة واسعة النطاق ومعقدة. تبدأ عقول البشر في تصور الأشياء لجعلها لا تنسى. تنظيم البيانات هو نفسه. يقوم بجمع وتقديم البيانات التي يسهل تفسيرها. إدارة البيانات ، أو الإحصائيات ، هي أفضل طريقة لتمثيل البيانات.
ستشرح هذه المدونة كيفية تنظيم البيانات وأفضل النصائح وأفضل الممارسات.
كيف نفعل تنظيم البيانات؟
تنظيم البيانات هو عملية وضع البيانات في مجموعات وفئات لتسهيل استخدامها بحيث يمكن الوصول إليها ومعالجتها وتحليلها بسرعة أكبر.
ستحتاج إلى تنظيم بياناتك بأكثر الطرق منطقيةً وتنظيمًا ، على غرار الطريقة التي نجمع بها الأوراق المهمة في مجلدات الملفات ، حتى تتمكن أنت وأي شخص لديه حق الوصول إليها من العثور بسرعة على ما يبحثون عنه.
إنها تمكننا من تنظيم المعلومات بحيث تكون سهلة القراءة والاستخدام. يعد العمل مع أو إجراء أي تحليلات على البيانات الأولية أمرًا صعبًا. لذلك ، لتصوير البيانات بشكل صحيح ، يجب علينا ترتيبها.
في عالم تعتبر فيه مجموعات البيانات من أكثر الأصول قيمة التي تمتلكها الشركات عبر العديد من القطاعات المختلفة ، تستخدم الشركات هذه الطريقة لاستخدام أصول البيانات الخاصة بها بشكل أفضل.
قد يبذل المسؤولون التنفيذيون وغيرهم من المتخصصين الكثير من الجهد في تنظيم البيانات كجزء من خطة أكبر لتبسيط عمليات الأعمال ، والحصول على معلومات أفضل للأعمال ، وتحسين نموذج الأعمال بشكل عام.
أفضل النصائح والممارسات لتنظيم البيانات
العديد من الأفراد لديهم اقتراحات مختلفة لتنظيم البيانات. النصائح الأربعة التالية هي الأكثر قبولًا على نطاق واسع:
- إنشاء اصطلاحات تسمية دقيقة ويمكن الاعتماد عليها. قم بتسمية ملفاتك بشكل واضح ووصفي. يمكن استخدام برنامج إعادة تسمية الملفات لإعادة تسمية عدة ملفات إذا احتجت إلى ذلك تلقائيًا.
- يجب جعل أسماء الملفات أقصر. إذا كنت تستخدم التواريخ ، فالتزم بتنسيق ثابت. تجاهل كل الرموز.
- الحفاظ على إصدار ملف متسق. بدلاً من الكتابة فوق الملف القديم ، يجب عليك إنشاء ملف جديد بالاسم المنقح. إصدار الملف هو اسم آخر لهذا.
- قم بإنشاء واستخدام قاموس بيانات لتوحيد الفئات وتحديد وظيفة كل منها. هذا سيجعل من الممكن لجميع أصحاب المصلحة في شركتك تحقيق أقصى استفادة من مجموعات البيانات التي جمعتها.
فيما يلي بعض الممارسات التي يمكن استخدامها لتنظيم البيانات بشكل أكثر كفاءة.
استفد من التسمية المنهجية.
يجب أن تكون أسماء الملفات والمجلدات متسقة ومميزة حتى يمكن العثور عليها وفرزها بسهولة. احتفظ بالأحرف الخاصة والمسافات عند الحد الأدنى (استخدم الشرطة السفلية بدلاً من ذلك). قم بتضمين العناصر التالية:
- اسم المشروع / اختصاره
- نوع التجربة / الأداة
- معلومات حول موقع الموقع (إن وجد)
- الأحرف الأولى من الباحث
- التاريخ (بتنسيق ثابت ، على سبيل المثال ، YYYY-MM-DD)
- رقم الإصدار (على سبيل المثال ، v01)
وبالمثل ، قم بتسمية ملفاتك وأدلةك منطقيًا. لا ينبغي وصف الملفات باستخدام أسماء المجلدات حيث قد يتم نقلها في المستقبل. يمكن أن يساعد النص القصير أو الملف التمهيدي المضاف إلى مجلد القراء المستقبليين (بما فيهم أنت) في فهم المحتوى والسياق.
التحكم في الإصدار
احتفظ بسجل للإصدارات إذا كنت بحاجة للعودة إلى بياناتك الأصلية. لا تقم أبدًا بتعديل البيانات الأولية ؛ احتفظ دائمًا بنسخة منه غير تالفة! يجب فقط فحص نسخة من الملف الأصلي أو فرزها أو صقلها أو تعديلها.
تنسيقات الملفات
احفظ نسخة من بياناتك بتنسيق نص عادي متى أمكنك ذلك لضمان الاحتفاظ بها على المدى الطويل (على سبيل المثال ، .csv أو .txt). يمكن أن يقوم البرنامج الذي تستخدمه الآن بالترقية أو ربما يتوقف عن العمل ، مما يجعل الملف غير مقروء.
ملفات مفصلة
صِف بياناتك للحفاظ على سياقها. تصبح البيانات الوصفية (البيانات حول البيانات) أكثر أهمية مع استخدام المزيد من الأشخاص للبيانات. تتناول البيانات الوصفية كلاً من الاستفسارات الخاصة بالتخصصات والاستفسارات العامة ، مثل من طور البيانات ، ومعاني الاختصارات ، ووحدات القياس ، وما إلى ذلك.
استنتاج
يعد فهم بنية بياناتك أمرًا ضروريًا لتعظيم قيمتها في أي نهج عملي لتنظيم البيانات. مفتاح عرض البيانات المناسب هو البقاء منظمًا ونظيفًا ، لذا استمر في المهمة بغض النظر عن طريقتك.
هناك العديد من الطرق الأخرى للحفاظ على تنظيم الملفات ، ولكن الشيء المهم هو التأكد من أن ملفات البيانات الخاصة بك قد تم إعدادها بطريقة تسهل الوصول إليها.
اعتمادًا على احتياجات المستخدم ، توجد العديد من طرق تنظيم البيانات المختلفة. في بعض الأحيان ، يتم جمع القيم المتكررة في البيانات معًا لتحديد وضع البيانات ، وفي أحيان أخرى ، يتم ترتيب المعلومات بترتيب تصاعدي أو تنازلي.
قد يكتسب الباحثون رؤى بسرعة أكبر باستخدام أداة بحث ذرية متخصصة مثل QuestionPro Insights Hub. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يجعل من الممكن للفرق وأصحاب المصلحة إدارة أبحاثهم الذرية UX بكفاءة من خلال نهج مبسط وتوفير الوقت والمال وعائد الاستثمار.
بالإضافة إلى ذلك ، تستفيد الشركات والعلامات التجارية في جميع أنحاء العالم من تحويل البيانات إلى رؤى بشكل أسرع وأسهل باستخدام أداة مستودع الأبحاث المخصصة.
