تعد خطة الاتصال الداخلي القوية جزءا لا يتجزأ من العمليات اليومية. تعد استراتيجية الاتصال الداخلي الفعالة جزءا أساسيا من كل منظمة. تحتاج إلى فهم كيفية التواصل مع الجميع في الشركة لتحقيق أهداف العمل.
في معظم الشركات ، يتصل العملاء والموظفون من خلال تقنيات مخططة بعناية. ستلاحظ زيادة كبيرة في مشاركة الموظفين إذا قمت بتطبيق نفس معيار الرعاية في خطة الاتصال الداخلي الخاصة بك. هذا هو السبب في أنك بحاجة إلى خطة اتصال داخلية فعالة.
هنا في هذه المدونة ، سنناقش:
- تعريف خطة الاتصال الداخلي
- مزايا خطة الاتصال الداخلي
- أفضل الطرق لتطوير خطة الاتصال الداخلي
ما هي خطة الاتصال الداخلية؟
خطة الاتصال الداخلي هي استراتيجية تتناول أهداف العمل لمشاركة الموظفين وتفاعلهم وتعرض الإجراءات المطلوبة للوصول إليهم. تعمل استراتيجية الاتصالات الداخلية الخاصة بك كخريطة طريق للنجاح في الاتصالات الداخلية. فيما يلي المكونات الأساسية لخطة اتصال داخلية فعالة:
- رسالة وأهداف وقيم الشركة
- رسائل العمل الهامة
- قنوات الاتصال
- المسؤوليات والعمليات للموظفين
- استراتيجيات التسويق والاتصالات
هذا كله يتعلق بكيفية حصول موظفيك على المعلومات التي يحتاجونها للقيام بمسؤولياتهم. هذا هو السبب في أن جمع وتحليل ملاحظات الموظفين يجب أن يكون جزءا مهما من استراتيجيتك.
مزايا خطة الاتصال الداخلي
يكون مكان العمل أكثر إنتاجية بشكل ملحوظ عندما يشارك في التواصل النشط. سيكون موظفوك أكثر انخراطا في وظائفهم إذا كنت تخطط جيدا للاتصالات الداخلية. هناك مزايا متعددة لوجود استراتيجية اتصال داخلية فعالة تساهم في نجاح شركتك بشكل عام. هذه بعض منها:
- يساعد على زيادة الإنتاجية: عندما يتصل الموظفون ، فإنهم يفهمون مسؤولياتهم وأولوياتهم بشكل فعال. هذا يزيد من إنتاجية المنظمات ، وتصبح القوى العاملة أكثر إنتاجية.
- يقلل من الأخطاء والأخطاء: غالبا ما تحدث أخطاء الموظف بسبب نقص التواصل. قد يخسر عملك المال إذا ارتكبت خطأ. إذا قمت بتطوير اتصال فعال في مؤسستك ، فقد يمنع ذلك تلك الأخطاء والأخطاء.
- يساعد على زيادة مشاركة الموظفين: التواصل الداخلي هو وسيلة ناجحة لزيادة مشاركة الموظفين. يشارك الموظفون ويتحفزون عندما تقدم المؤسسة تحديثات مستمرة.
- يحسن ثقافة مكان العمل: يتحسن تفاعل الموظفين عندما تتواصل الإدارات والفرق. يسمح للموظفين بالوصول إلى جميع المعلومات التي يحتاجونها في أي وقت.
- يساعد على فهم أهداف العمل: يضمن التواصل الداخلي أن تكون شركتك بأكملها على نفس الصفحة. يساعد على تحقيق هدف العمل ورؤيته واستراتيجيته.
- يزيد من نتائج القيادة: تساعد استراتيجية الاتصال الداخلي المديرين والقادة في تحسين نتائج القيادة. يساعد على فهم كيف ومتى يجب عليهم التواصل مع موظفيهم.
تظهر استراتيجية الاتصال الداخلي كيف يتناسب كل فرد في المؤسسة مع الاستراتيجية الشاملة ويساهم فيها. يبقيهم على اطلاع دائم بالمشاريع والأنشطة الحالية والأهداف المستقبلية.
أفضل الطرق لتطوير خطة الاتصال الداخلي
خطط الاتصالات الداخلية مطلوبة لمجموعة متنوعة من الأسباب. يشرح كيفية التواصل مع بعضنا البعض من أجل مساعدة وتحقيق أهداف الشركة. يمكنك استخدام خطة اتصال إذا كنت بحاجة إلى توصيل رسالة إلى مجموعة من الأشخاص أو شركة بأكملها. دعونا نلقي نظرة على دليل خطوة بخطوة لتطوير استراتيجية اتصال داخلية فعالة من شأنها تحسين تواصل الموظفين.
تحليل الوضع الحالي للتواصل الداخلي
قبل إنشاء خطة اتصال داخلية ، من الضروري معرفة مدى نجاح اتصالاتك الداخلية الحالية. قم بتحليلها ومعرفة أين يمكنك إجراء تحسينات. يمكن تحقيق ذلك باستخدام مجموعة متنوعة من طرق التتبع ، بما في ذلك:
- كم عدد أهداف الاتصال الداخلي الخاصة بك التي تم تحقيقها؟
قم بتدوين نقاط القوة والقيود في خطتك السابقة. اكتشف ما تريد تحقيقه في المستقبل.
- تصميم وإجراء مسح لشركتك.
يعد إجراء استطلاع أسلوب بسيط وفعال للحصول على ملاحظات موظفيك. قبل إجراء أي تعديلات ، قم بتحليل ما يعمل بالفعل وما لا يعمل.
مع مجموعة واسعة من الأسئلة ، يتخذ QuestionPro نهجا فريدا لمسح تجربة الموظف. ستتلقى عرضا بزاوية 360 درجة لشركتك بهذه الطريقة. هذه طريقة رائعة لجمع ملاحظاتهم.
- تحقق من النتائج على مدى فترات مختلفة.
سيساعدك الإطار الزمني في تحليل الوضع الحالي. قم بإنشاء مخطط معلومات على مدى فترات زمنية مختلفة وتحقق من النتيجة.
تحديد الأهداف
الخطوة التالية هي اختيار الأهداف المناسبة. تعد استراتيجية SMART واحدة من أكثر الطرق تأثيرا وبساطة:
- خاص: حدد أهدافك على وجه التحديد. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون “ما هي أهداف عملك؟” أو “من يعمل على تحقيقها؟”
- قاس: يجب أن يكون الهدف قابلا للقياس. لزيادة الإيرادات والإنتاج والعمل الجماعي ، على سبيل المثال.
- تحقيق: يجب أن يكون الهدف قابلا للتحقيق. يجب أن تكون عملية وتستند إلى قدرتك على تنمية عملك.
- ذات الصله: هل ستؤثر الأهداف على الأداء العام للشركة؟ يجب تجنب الأهداف غير ذات الصلة التي لا علاقة لها بتطوير خطتك الفعالة.
- الوقت: ما هي الجداول الزمنية لتحقيق كل هدف؟ بدون جدول زمني ، لن يؤثر ذلك على الخطة بشكل صحيح.
الجمهور الذي تريد الوصول إليه
معرفة من تحاول الوصول إليه أمر ضروري. يضمن أن أولئك الذين يحتاجون إلى رؤيته فقط يتلقون المحتوى ذي الصلة.
سيكون من الأفضل أن تخاطب الأنواع المختلفة من الفرق والإدارات في شركتك لخطتك. لا يمكنك استخدام نفس اللغة عند التحدث إليهم جميعا. عند وضع الخطة ، يجب مراعاة جميع الإدارات والفرق والمشرفين والصغار.
اختيار أداة الاتصال الداخلي المناسبة
من الضروري اختيار أداة الاتصال المناسبة لجمهورك المستهدف. تعد الإنترانت واحدة من أكثر التقنيات استخداما للاتصال الداخلي. الإنترانت هي الطريقة المثالية للتواصل للوصول إلى الجميع في الأعمال التجارية عبر العديد من المواقع. يمكن أن تكون الشبكات الداخلية الحديثة بمثابة مركز رقمي لشركتك. إنه يدمج ويجمع بين تقنيات اتصال متعددة مثل:
- أداة المراسلة الفورية (Slack)
- البريد الإلكتروني (Gmail ورسائل Outlook الإلكترونية والتقويم)
- إدارة المشاريع (تريلو)
- مؤتمر واجتماع عبر الفيديو (Zoom و Google Meet و Microsoft Teams)
- إدارة مساحة العمل (Google Drive)
يعد فهم أدوات الاتصال واستخدامها بنجاح للتواصل الداخلي أمرا ضروريا. قد يكون الآن هو الوقت المناسب للبدء إذا لم يكن لديك بالفعل إنترانت حتى الآن.
قياس خطة الاتصال الداخلي
بعد تنفيذ خطتك ، حان الوقت لقياس النتائج. من المهم جمع بيانات قابلة للقياس الكمي لتحديد فعالية اتصالاتك الداخلية. سيساعدك برنامج التحليلات في جمع البيانات القابلة للقياس الكمي.
هناك تقنيات مختلفة لتقييم أداء الاتصال الداخلي. دعنا نلقي نظرة على بعض الأمثلة:
- تحقق من إنتاجيتك. هل هناك أي تحسن؟
- هل تتزايد الإيرادات؟
- هل الأخطاء والأخطاء التي يتم ارتكابها بشكل أقل؟
- هل استمر الاحتفاظ بالموظفين في التحسن؟
- هل لاحظت أي تحسن في مشاركة الموظفين؟
- هل نجحت في تحقيق هدف معين؟
إذا لاحظت أن خطتك ليست فعالة ، فعليك تحديد الخطأ الذي حدث في خطتك والإجراءات الضرورية التي تحتاج إلى اتخاذها لتحسين خطة الاتصال الداخلية الخاصة بك.
استنتاج
مطلوب خطة اتصالات داخلية لتحقيق النمو الناجح للشركة. يجب أن تحافظ على اتصال منتظم مع موظفيها. حدد الطريقة التي تناسب أهدافك. الاختبار بشكل متكرر هو أفضل طريقة لتحقيق ذلك.
هذا يتطلب التقنيات المناسبة. ستوفر استطلاعات تجربة الموظف رؤى ستساعدك على تطوير خطة اتصال داخلية وعمل أفضل.
تعرف على المزيد حول QuestionPro Workforce وكيفية جمع ملاحظات الموظفين المستمرة لإحداث تأثير أفضل في مؤسستك.
