البيانات الصريحة: ما هي + دليل عملي

قد يكون نظام إدارة قواعد البيانات لعملك قد بدأ للتو. إذا كان الأمر كذلك ، يجب أن تدرك أن البيانات الصريحة هي أحد الأنواع الأساسية للبيانات التي يمكنك جمعها ونشرها لدعم مؤسستك.

وإذا حصلت عليه بالكامل ، يمكنك ضمان نجاح شركتك. وبالتالي ، سنغطي كل ما تحتاج لمعرفته حول البيانات الصريحة في هذه المدونة ، بما في ذلك ماهيتها وكيفية جمعها وتخزينها ومزاياها واستراتيجياتها وأمثلة.

ما هي البيانات الصريحة؟

البيانات الصريحة هي معلومات يتم تقديمها وقبولها عن قصد بالقيمة الاسمية دون مزيد من التفسير أو التحليل. ويشمل التفاصيل الواردة في الاستطلاعات وطلبات العضوية.

البيانات الصريحة هي معلومات وبيانات يسهل قولها وتدوينها ومشاركتها. لنفترض أنك أنشأت تطبيق WordPress جديدا وكتبت إرشادات مفصلة حول كيفية استخدامه. هذه التعليمات هي بياناتك الصريحة. يجب أن يكون هناك المزيد لهذا النوع من المعلومات.

على عكس البيانات الضمنية ، التي لا يمكن استخلاصها إلا من فحص البيانات الصريحة ، يتم تقديمها طواعية المعلومات.

لنفترض ، في طلب عضوية عبر الإنترنت لمتجر ما ، أن المعلومات الصريحة حول مكان إقامة مقدم الطلب ومكان عمله قد تكشف عن معلومات ضمنية حول المتجر الذي من المرجح أن يزوروه وأفضل الأوقات للقبض عليهم هناك.

شرح أكثر تعمقا للدليل العملي للبيانات الصريحة

البيانات الصريحة هي المعلومات التي يمكن تنظيمها وتخزينها وتفسيرها ومشاركتها بشكل مفيد. عادة ما تتم مشاركة هذه المعلومات مع الآخرين من خلال قواعد البيانات أو الكتيبات أو الكتب أو مقاطع الفيديو التي توضح كيفية القيام بشيء ما.

يعد التقرير المالي لشركتك ، الذي يوضح مقدار الأموال التي تجنيها وتنفقها ، مثالا على ذلك لأن الأشخاص الآخرين يمكنهم الوصول إلى هذه المعلومات وقراءتها واستخدامها.

التقاط وتخزين البيانات الصريحة لشركتك بشكل فعال.

يمكن للبيانات الصريحة أن تدفع نمو مؤسستك أو شركتك ، لذا فهي تستحق التقاطها وتخزينها. هيريس كيفية القيام بذلك:

• توثيق عملك بدقة:

عندما تعمل على شيء جديد ، حاول كتابة وجمع حقائق صريحة حيوية كوثائق أو كتب والحفاظ على تحديثها. أيضا ، انتقل إلى قائمة الوثائق الخاصة بك واملأ فجوات البيانات ، مثل:

• استفسر عن فجوات البيانات والتحديثات مع موظفيك.
• افحص تعليقات المستهلكين لمعرفة أين يحتاجون إلى معلومات إضافية.
• تقييم أداء الفرق التي قد تستخدم المزيد من المعلومات.

• إنشاء إرشادات واضحة لإنشاء المحتوى:

البيانات الصريحة هي مورد ديناميكي يتغير مع تأثير الموظفين وأعضاء الفريق على تطوير شركتك وهيكلها. مع نمو شركتك ، يعد هيكل إنتاج المحتوى وتطويره أمرا حيويا.

بدون هيكل يتبعه فريق إنشاء المحتوى بأكمله ، سيكتب الموظفون بتنسيقات وأنماط مختلفة ، مما يعيق سير العمل. أنت بحاجة إلى حل قوي لإدارة المعرفة يمنحك تحكما كاملا في التنسيق والتنظيم لضمان توثيق موحد.

• تجزئة وثائق قاعدة البيانات:

ليس من الممتع تصفح بحر من البيانات والمستندات في مكتبة شركتك للحصول على القليل من المعلومات. مع نمو مؤسستك ، قد تتشابك الوثائق المخزنة ، مما يجعل من الصعب العثور على ما تحتاجه أنت أو فريقك.

إذا لم تكن المعلومات الصحيحة متاحة عند الحاجة ، فهي عديمة الفائدة لموظفيك وعملائك. الحل هو تقسيم وتصنيف قاعدة بيانات كاملة بشكل مناسب من البداية.

لماذا من الجيد لعملك تسجيل المعرفة الصريحة؟

الآن بعد أن حددناها ، قد تتساءل لماذا يجب عليك جمع البيانات الصريحة ومشاركتها. فيما يلي الأسباب الرئيسية:

• إنشاء قاعدة معارف للموظفين.

يمكن أن يساعد إنشاء قاعدة بيانات داخلية تحتوي على معلومات الشركة والمنتج والخدمة وجعلها في متناول الموظفين شركتك بعدة طرق. يمكن للموظفين الحاليين صقل معارفهم وقدراتهم أثناء تدريب موظفين جدد.

عندما يكون لدى مؤسستك وثائق بيانات داخلية، يكون من السهل التعرف على حالتها ومشاريعها الجديدة وما إلى ذلك. سيكون لديهم أيضا إمكانية الوصول إلى المعلومات والموارد اللازمة لاتخاذ قرارات أسرع وأكثر ذكاء لشركتك.

• تحسين خدمة العملاء والتواصل.

يعمل توثيق البيانات الصريحة لشركتك على تحسين تواصل الموظفين لأنه يمكن للجميع عرض نفس المعلومات وقراءتها وفهمها.

كما أنه يساعد موظفي الدعم لديك على توفير خدمة عملاء أفضل لأنه يمكنهم الوصول إلى جميع الحقائق والبيانات دون سؤال كبار السن. يمكنهم التواصل بوضوح مع ما يجب القيام به أو إصلاحه.

• تعزيز المصداقية وتجنب الأخطاء.

تماشيا مع هدف التواصل الواضح ، فإن تدوين سياساتك وإجراءاتك كبيانات صريحة لفريقك سيقلل من احتمالية ارتكاب الموظفين للأخطاء. عند القيام بمهمة أو مساعدة عميل ، يمكن للموظفين الاطلاع على الوثائق الموجودة لاتباع الإجراءات المناسبة والقيام بعملهم بشكل صحيح.

• تتبع التقدم بسهولة وتجنب الازدواجية.

قم بتنظيم بيانات صريحة في قاعدة معلومات شركتك تحت اسم علامتك التجارية لتتبع العديد من المشاريع والمسؤوليات. لذلك ، يمكن توثيق حلول المنظمة واستخدامها مرة أخرى.

قد يتعلم الموظفون من انتصارات الآخرين بدلا من حل الصعوبات المماثلة من البداية. يمكن أن يساعد هذا الفهم في ضمان عدم تكرار أعضاء الفريق للحقائق أو المعلومات الموثقة. سيكون هناك وقت أقل يضيع في إعادة العمل.

• منع فقدان بيانات الشركة

كيف يمكن أن يساعد تخزين البيانات الصريح مؤسستك على تجنب فقدان المعلومات؟ إذا غادر عضو مهم في فريقك ، فيمكنه إنشاء فجوة في البيانات ، خاصة إذا كانوا الوحيدين الذين يعرفون كيفية التعامل مع جانب مهم من عملك. إذا قمت بتوثيق البيانات القيمة ، فيمكنك التأكد من عدم حدوث ذلك ، ولا يمكن لأحد نسخها.

• تحسين المنتجات والإجراءات.

تسمح لك البيانات الصريحة ببناء أساليب وإجراءات موحدة تساعد مؤسستك على التفوق. ما عليك سوى التقاط المعرفة المشتركة لشركتك وحفظها وتنظيمها ومشاركتها.

يمكنك استخدامه لإنتاج أفكار جديدة وتحسين عملك ، مما يضمن نموا هائلا.

استراتيجيات إدارة البيانات الصريحة

يعد توثيق البيانات الصريحة وتعظيمها أمرا صعبا. يتطلب هذا التحدي التخطيط والاستراتيجية ونظام إدارة بيانات يمكن الاعتماد عليه لأنه يسمح لمؤسستك بالاستفادة من معرفتها وتحقيق النجاح المالي في نهاية المطاف.

• ضع أهدافا واضحة لالتقاط البيانات ونقلها.

يجب عليك تحديد أهداف واضحة لالتقاط ونقل البيانات الصريحة لعملك. يعد تحديد متى وكيف تفقد مؤسستك الخبرة والمعلومات التي يحتاجها موظفوك أمرا ضروريا. بناء على هذه النظريات ، قم بإنشاء أهداف قصيرة وطويلة الأجل.

• املأ فجوات البيانات بسرعة.

بعد ذلك ، تتبع فجوات المعلومات الخاصة بك في قاعدة البيانات والمستندات التي تحتاج إلى تحديث ، كما قلنا. تعرف على الموضوعات المفقودة أو كيف يمكن تحسين نسخة واحدة. اسأل موظفيك عن المعرفة التي يريدون توثيقها. انظر إلى الإجراءات الخاصة بك لتحديد المهام التي يجب تسجيلها.

• اختر أداة متطورة لجمع البيانات الصريحة ومشاركتها.

لكن افترض أنك لا تملك الأدوات والحلول لجمع بياناتك وإظهارها بشكل جذاب. في هذه الحالة، لا يمكنك إدارة بياناتك الصريحة. نظرا لأن نظام إدارة البيانات ضروري لخطتك، فأنت بحاجة إلى أداة لمساعدتك في إدارة البيانات مركزيا مع السماح للمساهمين بالوصول إلى النظام.

• جمع التعليقات باستخدام التحليلات والميزات

لتصميم وثائق الموقع الأكثر تميزا وتقييم نجاحها من خلال التحليلات والتقارير المتعمقة . اسأل المستهلكين أو زوار موقع الويب أو زملائك في الفريق عما إذا كانوا يجدون معلوماتك مفيدة وسهلة الفهم.

استنتاج

المستهلكون الذين يقدمون المعلومات بنشاط هي بيانات صريحة. غالبا ما يتم تقديم الأسماء والجنس وعناوين البريد الإلكتروني وعناوين المنازل بعد المعاملة الأولى للعميل أو عند الاشتراك في رسالة إخبارية أو معلومات أخرى عبر الإنترنت.

من هذه البيانات ، يمكن للشركات تعديل الإعدادات لإعطاء خيارات من المحتمل أن تجذب المشترين ، مثل تسليط الضوء على الأزياء الشعبية في مواقعهم.

QuestionPro هو أكثر من مجرد برنامج مسح لأنه يوفر حلولا لكل مشكلة وعمل. بالإضافة إلى ذلك ، لدينا أدوات إدارة البيانات مثل مستودع الأبحاث الخاص بنا: InsightsHub.

تستخدم المؤسسات في جميع أنحاء العالم أدوات وأنظمة إدارة المعرفة، مثل InsightsHub، لتحسين إدارة البيانات، وتقصير الوقت المستغرق للحصول على رؤى، واستخدام البيانات التاريخية بشكل أفضل مع خفض التكاليف وزيادة عائد الاستثمار.

يتعلم أكثر