La comunicación organizacional es uno de los pilares más importantes para garantizar un entendimiento claro de los objetivos de una organización y las estrategias para alcanzarlo.
Sin embargo, muchas empresas suelen no dar la importancia debida a la comunicación con los empleados, dando paso a un sistema de comunicación ineficaz que conlleva a la pérdida de tiempo, recursos, productividad y finalmente, ganancias.
Conoce aquí de qué se trata y por qué debes en tu organización para llevarla a la consecución de tus objetivos de forma exitosa.
¿Qué es la comunicación organizacional?
La comunicación organizacional se define como los canales y formas de comunicación que se producen dentro de las organizaciones, ya sean empresas, instituciones académicas, organizaciones no lucrativas u organismos gubernamentales. Incluye tanto la comunicación al interior de la organización como la comunicación hacia el público externo.
La comunicación organizacional se centra en gran medida en la construcción de relaciones y la interacción con los miembros internos de la organización y los públicos externos interesados.
Generalmente se conciben dos formas de ver la comunicación organizacional:
- La comunicación dentro de las organizaciones (donde la comunicación es parte de la organización).
- La comunicación como organización (es decir, las organizaciones son el resultado de la comunicación de quienes las integran).
Es importante resaltar que la comunicación no consiste únicamente en la transmisión de mensajes entre emisores y receptores, sino que se trata de un proceso complejo de significados, construcción de sentido y negociación de normas creadas por las personas implicadas en un contexto determinado, que en este caso se refiere a una organización.
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¿Para qué se utiliza la comunicación organizacional?
La comunicación organizacional nos ayuda a:
- Definir todos los pasos necesarios para realizar con éxito las tareas relacionadas con funciones y responsabilidades específicas de ventas, servicios y producción.
- Afrontar los cambios inesperados a través de la creatividad y la adaptación individual y colectiva.
- Completar tareas a través del desarrollo de políticas claras, procedimientos y reglamentos que apoyan las operaciones diarias y continuas.
- Desarrollar mejores relaciones interpersonales entre los miembros de la organización, considerando aspectos emocionales, éticos y sensibles.
- Coordinar, planificar y controlar las operaciones de toda la organización de acuerdo con los objetivos planteados por la dirección.
- Crear un clima y una cultura organizacional positiva, es decir, que sea consciente y promueva las actitudes, valores y objetivos que caracterizan a la organización y a sus miembros.
- Desarrollar estrategias organizacionales que contemplen las necesidades de los colaboradores, con el fin de evitar el Burnout laboral y problemáticas de este alcance.
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Importancia de la comunicación organizacional
La comunicación organizacional favorece la gestión empresarial a través de la generación de estrategias y canales de comunicación efectivos que propician una mayor productividad, calidad, integración del trabajo colectivo.
Diversos estudios sobre la comunicación organizacional demuestran que las organizaciones dependen de la comunicación eficaz y de las habilidades comunicativas eficientes de sus miembros.
Incluso, varias encuestas identifican la comunicación oral y escrita eficaces como las habilidades más buscadas por quienes dirigen las organizaciones.
Para prosperar en una organización, los empleados deben ser hábiles en la presentación en público, la escucha y la comunicación interpersonal.
En la actualidad, las organizaciones buscan personas que sepan seguir y dar instrucciones, escuchar con precisión, proporcionar comentarios útiles, llevarse bien con los compañeros de trabajo y los clientes, establecer redes, trabajar bien en equipo, resolver problemas de forma creativa y crítica y presentar ideas de manera comprensible.
Una comunicación organizacional eficaz implica saber crear e intercambiar información, trabajar con diversos grupos o individuos, comunicarse en circunstancias complicadas y cambiantes, así como tener la aptitud o la motivación para comunicarse de manera adecuada.
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Tipos de comunicación organizacional
Ahora que ya conoces qué es la comunicación organizacional y cuál es su importancia, te presentaremos algunos de los tipos en los que suele clasificarse:
Comunicación direccional
La comunicación organizacional puede entenderse de acuerdo con su dirección, lo que significa que la información puede fluir hacia abajo, hacia arriba o en sentido horizontal.
- Comunicación direccional descendente. Parte de los directivos y mandos altos hacia los empleados de primera línea.
Este tipo de comunicación suele incluir instrucciones o tareas que los empleados deben realizar, y también puede incluir la política de la organización o las evaluaciones de rendimiento.
Aunque la mayor parte de la comunicación descendente se realiza por escrito, como los correos electrónicos, los memorándums y las directrices políticas, también puede realizarse de forma verbal a través de reuniones y llamadas telefónicas.
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- Comunicación direccional ascendente. En esta los mensajes fluyen desde los empleados de nivel inferior hacia los superiores. Este tipo de comunicación puede incluir proyectos o entregas que los empleados deben compartir entre sus jefes.Por ejemplo, a través de una encuesta de feedback laboral, los empleados pueden hacer comentarios y sugerencias a los superiores sobre su trabajo, su rendimiento o los negocios de la empresa. Este tipo de comunicación suele proporcionar a la dirección información y datos que se utilizan para tomar decisiones importantes en las empresas.
- Comunicación direccional horizontal. Este tipo de comunicación tiene lugar entre empleados que se encuentran en el mismo nivel de la jerarquía. Pueden estar en el mismo departamento o en otras áreas de la empresa.Al igual que la comunicación informal, este tipo de comunicación es rápida y a menudo espontánea. La mayor parte de la comunicación horizontal es verbal y no escrita.
Comunicación interna y externa
Los tipos de comunicación organizacional más conocidos son la interna y la externa, que pueden entenderse de la siguiente manera:
Comunicación interna
Tiene lugar entre los miembros de la organización. Puede ser entre toda la empresa o en pequeños grupos de personas, como departamentos o equipos de proyectos.
La comunicación interna puede ser formal e informal. La formal suele ser por escrito e incluye las evaluaciones de rendimiento, las actualizaciones de la empresa y los resultados de las ventas. Este tipo de información suele ser sólo para los empleados y no está disponible para personas externas a la organización.
La comunicación interna ayuda a crear un ambiente de cordialidad y a estimular las actividades laborales, ayudando a los empleados a conocer la organización y familiarizarse con ellas.
También es favorable para el reconocimiento del desempeño de los colaboradores, fomentar el intercambio de información en toda la organización.
Comunicación externa
Es aquella que está dirigida específicamente a personas ajenas a la organización, como clientes, clientes potenciales, socios, medios de comunicación, competidores u organismos reguladores como el gobierno.
Las empresas dedican tiempo a elaborar cuidadosamente los mensajes destinados al público externo para que la empresa sea percibida de forma positiva.
La mayor parte de la comunicación externa es formal y estructurada y se envía a través de canales específicos para que el público reciba el mensaje.
Por ejemplo, las promociones de ventas a clientes potenciales pueden enviarse a través de una campaña de correo electrónico dirigida, mientras que las noticias sobre el nombramiento de un nuevo director general pueden enviarse a los medios de comunicación y al gobierno a través de un comunicado de prensa.
Comunicación formal e informal
La comunicación organizacional puede clasificarse por el nivel de formalidad que se utiliza.
- Comunicación formal. Suele tener una estructura organizativa específica y un mensaje estandarizado y cuidadosamente elaborado. La empresa se asegura de que la comunicación fluya a través de un canal que se adapte a la audiencia.
Por ejemplo, las noticias formales de la empresa dirigidas a los clientes pueden enviarse a través de un comunicado de prensa oficial.
Sin embargo, las noticias formales de la empresa dirigidas a los empleados pueden enviarse a través de un memorándum o transmitirse a través de una reunión. - Comunicación informal. Ocurre en las interacciones diarias que se dan entre los miembros de una organización de manera no oficial. Generalmente se trata de una comunicación casual y espontánea que se da en un ambiente de trabajo común o entre personas que comparten afinidades y gustos comunes.
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Barreras de la comunicación organizacional
Si bien cualquier director o líder de una organización puede querer establecer una comunicación organizacional efectiva, existen algunas barreras que pueden estar impidiendo un flujo de información adecuado.
Entre las barreras de la comunicación organizacional están:
Falta o ausencia de planeación
Esta barrera se presenta muy frecuentemente dentro de las organizaciones, sobre todo en aquellas donde existe una falta de un buen liderazgo y la definición de las estrategias y herramientas más adecuadas para la comunicación de la organización.
Para que una comunicación organizacional sea adecuada y cumpla con sus objetivos, debe surgir como consecuencia de una planeación basada en el análisis, los objetivos y las metas de la organización.
Supuestos o hechos confusos
En muchas ocasiones la comunicación se realiza de forma incompleta y da paso a la interpretación errónea de ciertas situaciones en una organización. Cuando los supuestos o hechos no se aclaran entre las partes que intervienen, pueden generar confusiones y en ocasiones problemas de mayor tamaño.
Información expresada deficientemente
Otra barrera común en la comunicación se presenta cuando a pesar de que el emisor de la información muestre claramente las ideas, pudo haber elegido las palabras incorrectas, o no haber explicado algunos términos o desvirtuar la información.
Hay que tener cuidado en nuestro mensaje porque un malentendido puede causar grandes problemas.
Barreras de contexto internacional
Al momento de comunicar hay que tomar en cuenta factores como la cultura o el lenguaje para que la comunicación sea eficiente y se transmita el mensaje adecuadamente.
Un ejemplo se presenta al tratar de traducir lemas de empresas o dar a conocer conceptos de trabajo que pueden variar considerablemente de una cultura a otra, y en unos casos hasta ser un insulto si no se maneja bien.
Pérdida de información por retención limitada
Este percance sucede cuando la información que se comparte de un individuo a otro va perdiendo precisión a lo largo de las transmisiones, dando paso a malentendidos que pueden ocasionar un problema de comunicación severo dentro de la organización.
En este tipo de casos es importante realizar respaldos de toda la información de valor, repetición de datos y el uso de canales oficiales mediante los cuales se pueda llevar un mejor registro de las acciones realizadas.
Uso no estratégico de canales de comunicación
El uso de diversos medios de comunicación que no forman parte de los canales oficiales de comunicación puede generar confusión en la transmisión de la información con los colaboradores.
Por ejemplo, si una organización no tiene establecido el uso de grupos de WhatsApp como parte de sus políticas y un líder transmite a través de este medio una orden importante, tendrá como consecuencia que la orden no llegue a todos los colaboradores o estos decidan no seguirla.
Desconfianza o temores en la comunicación
Cuando los líderes no se han esmerado por mantener un clima organizacional favorable, la confianza y el ambiente laboral puede resultar demasiado hostil o amenazante, generando desconfianza y una actitud temerosa que puede bloquear la comunicación.
Exceso de información
Cuando el flujo de información es demasiado grande puede resultar difícil de asimilar para los trabajadores.
Es por ello que hay que cuidar el contenido de la información de forma que se transmita de forma concisa y estar basada en objetivos y metas claras, para que pueden tomarse acciones a partir de esta.
Relación entre comunicación y cultura organizacional
La cultura y la comunicación son agentes que se retroalimentan de manera recíproca al interior de la organización. La cultura es difundida a través de la comunicación y establecerá el sistema de valores que se tienen en cuenta al interior de la misma.
En algunas organizaciones, la comunicación es la que construye la cultura y la establece como algo común entre los diferentes niveles, mientras que en otras organizaciones la cultura es la que establece las bases de comunicación.
Según las percepciones o lecturas que los individuos hacen de la organización a través de la comunicación, construirán una cultura organizacional como símbolo y esta tendrá un significado más importante, aumentado el compromiso de los empleados hacia la organización y la percepción de los beneficios que esta le ofrece.
Es importante que la cultura organizacional no solo se encuentre en carteles pegados por las paredes, sino que se encuentre implícitamente dentro de cada uno de los individuos que forman parte de la empresa, sabiendo que cada uno de ellos es parte fundamental de la misma, y entendiendo a la organización como un todo.
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Actividades que promueven comunicación organizacional
Plantear una estrategia de comunicación es fundamental para el desarrollo organizacional. Si estás en este proceso o buscas ideas que te puedan ayudar a implementarlo, algunas de las actividades que puedes realizar son:
Reuniones de equipo
Las reuniones de equipo son una parte importante de la comunicación organizativa. Todos los equipos deben compartir ideas con regularidad, solicitar comentarios y expresar libremente sus opiniones.
Formación para el trabajo a distancia
La comunicación organizacional puede ser más difícil cuando los empleados no comparten el mismo espacio de trabajo. Por ello, las mejores empresas ofrecen formación sobre el trabajo a distancia para garantizar que todos los empleados sepan cómo comunicarse.
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Retroalimentación de los empleados
Una empresa de éxito crea un entorno en el que la comunicación con los empleados es prioritaria. Por ello, siempre buscan mejorar las técnicas de comunicación de la organización y fomentan una retroalimentación de empleados. Utilizan datos cualitativos y cuantitativos para mejorar la empresa y los sistemas de comunicación.
Eventos y dinámicas de grupo
La realización de eventos sociales y dinámicas de equipo ayudan a crear relaciones abiertas y muestran a los empleados nuevas formas eficaces de comunicarse e interactuar.
Una organización de éxito fomenta la actitud de los empleados organizando encuentros sociales y animandoles a interactuar. Estos encuentros crean culturas organizativas positivas y levantan el ánimo de los empleados.
Un ejemplo de este tipo de actividades son los quizzes online, que te permiten hacer trivias de forma gratuita y dinámica entre tus equipos de trabajo.
Herramientas de la comunicación organizacional
Algunas herramientas que puedes implementar como parte de tu estrategia de comunicación organizacional son:
- Encuestas de comunicación organizacional.
- Encuestas de clima laboral.
- Encuestas para empleados.
- Software para medir la cultura laboral.
Conclusión
Si bien hemos reunido algunos de los puntos más relevantes acerca de la comunicación y la cultura organizacional, es importante que puedas implementar las mejores herramientas para mejorar este factor en tu empresa y enfrentar con éxito los retos que se presentan en la actualidad
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