La gestión eficaz de los recursos es la clave del éxito de cualquier organización. Hoy hablaremos precisamente de la gestión organizativa. Y es que en un mercado competitivo, las organizaciones necesitan gestionar sus activos más importantes de la manera más eficaz posible.
Se estima que los empleados que ejercitan sus puntos fuertes a diario son más productivos y tienen más probabilidades de estar comprometidos.
Las organizaciones deben proporcionar a los empleados una sensación de seguridad y unidad, para tener una mejor coordinación entre los distintos departamentos, y de igual manera para capacitar a los empleados para realizar las tareas en los plazos estipulados.
¿Qué es la gestión organizativa?
La gestión de la organización es la técnica de unir a las personas para ayudarlas a trabajar hacia un objetivo común y predefinido. Ofrece la posibilidad de aprovechar al máximo los recursos de una organización y da un sentido de dirección a los empleados.
Una gestión organizativa eficaz utiliza la planificación, la organización, la dotación de personal, la dirección y el control, lo que genera un ambiente tranquilo y positivo en el lugar de trabajo.
Ventajas de la gestión organizativa
Las estructuras pueden ser simples o complejas, y cada empresa tiene necesidades diferentes. Independientemente de la estructura elegida, es imprescindible que los miembros del equipo comprendan sus funciones y quiénes son los responsables de la jerarquía. Si estos elementos no están claros, se produce el caos y la productividad disminuye.
Estas son algunas de las razones del porqué es importante hacer una gestión organizativa:
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Alcanzar los objetivos del grupo
La gestión organizativa ordena los factores de producción, reúne y organiza los recursos e integra los recursos de manera eficaz para lograr los objetivos. Dirige los esfuerzos del grupo hacia la consecución de objetivos predeterminados.
Definir los objetivos de una organización reduce la pérdida de tiempo, dinero y esfuerzo. La gestión convierte los recursos desorganizados en una empresa útil. Estos recursos se coordinan, dirigen y controlan de tal manera que permiten a las organizaciones trabajar hacia la consecución de objetivos comunes.
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Utilización óptima de los recursos
Las organizaciones deben utilizar todos sus recursos físicos y humanos de forma productiva para lograr la eficiencia. La gestión organizativa permite aprovechar al máximo los escasos recursos definiendo su uso más eficaz.
Toma en cuenta las opiniones de los expertos, lo que conduce a la utilización de sus habilidades y conocimientos en el lugar de trabajo.
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Reduce los costos
La gestión de proyectos obtiene los máximos resultados con los mínimos recursos, gracias a una planificación adecuada. La dirección planifica eficazmente el uso de los recursos físicos, humanos y financieros para reducir los costos.
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Establece una organización sólida
Establecer una estructura organizativa sólida es uno de los principales objetivos de la gestión organizativa. Para lograrlo, se establece una relación efectiva de autoridad y responsabilidad, identificando claramente quién es responsable ante quién, quién puede dar instrucciones a quién, quiénes son superiores y quiénes son subordinados.
La gestión organizativa cubre los distintos puestos con los empleados más adecuados para esas funciones, en función de su formación y cualificación.
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¿Cuáles son los modelos y las estrategias de gestión organizativa más adecuados?
Al considerar los modelos y estrategias de organización, hay que tener en cuenta el sector en el que se opera, los recursos de los que dispone y la dinámica por la que debe fluir la información dentro de la organización.
Los modelos y la estrategia definen el flujo de trabajo y cómo funciona cada empleado en sus grupos particulares dentro de una organización. No hay nada peor para una organización que el hecho de que una unidad importante haga algo que perjudique a otra unidad porque la comunicación organizacional no fue clara.
Una organización debe examinar cuidadosamente lo que hace y cómo sirve a sus clientes. Cada segmento del proceso debe tener acceso a la información pertinente para alcanzar los objetivos generales.
Modelos de gestión organizativa
Considera estos modelos que se ven en el mercado actual: Línea, Funcional, Línea y Personal, Basado en Proyectos, Matriz. Cada una de estas estructuras, cuando se presentan correctamente en un organigrama, muestran la cadena de mando en cualquier organización. Es decir, ayudan a definir las responsabilidades y la gestión del flujo de trabajo del equipo.
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Modelo en línea o staff:
Es una estructura jerárquica muy sencilla que podría tener al director general por encima del director de operaciones y del director administrativo.
El Director de Operaciones y el Director Administrativo son equivalentes laterales, es decir, no responden el uno al otro pero tienen el mismo nivel de influencia en la estructura de la empresa.
Por debajo de cada uno se designarían directores de área, cada uno con su propio equipo. Está muy claro que una persona está en la cima, con un flujo de delegación y gestión hacia abajo. Suele ser un modelo operativo más rígido.
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Modelo organizativo funcional:
El modelo organizativo funcional es similar al modelo lineal, salvo que los subordinados responden a dos o más directivos. Este modelo está diseñado para ayudar a mantener a todas las partes pertinentes con la información correcta al obtener toda la información de los empleados subordinados.
También evita la sobreespecialización de cualquier puesto de trabajo para mantener la empresa ágil en tiempos de cambio.
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Modelo organizativo en línea y de STAFF
Éste funciona igual que el modelo en línea, excepto que cada nivel directivo tiene una dinámica añadida de su propio personal. Así, los directores informan al director general, pero pueden hacerlo a través del personal del director general.
Los directores pueden compartir personal que no son los equipos subordinados de la estructura, sino que apoyan las necesidades administrativas de los directores.
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Modelo de gestión organizativa basado en proyectos
Los modelos basados en proyectos son mucho más dinámicos. Cuando una empresa está muy orientada a los proyectos, suele designar equipos de funciones laborales similares para dotar a cada equipo de recursos especializados.
Los recursos pasan a estar inmediatamente disponibles en lugar de ser accesibles fuera del equipo en un departamento diferente.
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Modelo matricial
Este modelo es el modelo operativo más dinámico y además es bastante eficaz para las empresas que realizan simultáneamente múltiples lanzamientos de productos, campañas de marketing y desarrollos.
Los gestores supervisan el papel de sus jefes de departamento dentro de un equipo, a la vez que se mantienen al tanto de los progresos realizados por todos los equipos. Esto permite a los directivos combinar recursos que los equipos individuales podrían no ver.
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Estrategias de gestión organizativa
La estrategia de gestión organizativa es un plan dinámico a largo plazo que traza el camino hacia la realización de los objetivos y la visión de una organización. Los objetivos de la organización pueden seguir siendo los mismos, pero la estrategia que adoptan puede cambiar. La estrategia comienza con lo que la organización quiere conseguir y luego se desglosa en varios conjuntos de actividades.
A continuación, se presentan algunas estrategias de gestión organizativa más destacadas:
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Las tres estrategias genéricas de Porter
Las tres estrategias genéricas de Porter reciben mucha atención. Algunos dicen que resume muy bien las direcciones estratégicas básicas que puede seguir una empresa. Otros sostienen que son más adecuadas para organizaciones muy grandes. Sin embargo, merece la pena mencionarlas aquí, ya que resumen a grandes rasgos las principales estrategias de que dispone una empresa. Según Porter, las empresas deben seleccionar una, y sólo una, de las siguientes direcciones estratégicas.
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- Liderazgo en costos: Ser capaz de ofrecer los mejores precios sin duda hace que la oferta de una organización sea atractiva para los clientes. Sin embargo, las implicaciones del liderazgo en costos requieren una cuidadosa consideración.El producto o servicio de la organización debe seguir siendo rentable. Al mismo tiempo, la calidad debe ser lo suficientemente buena como para animar a los consumidores a comprar lo que se ofrece.
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- Diferenciación: En esta estrategia de gestión organizativa, la organización no busca necesariamente ser la más barata. Por el contrario, su objetivo es ser la mejor.En la mayoría de los casos, esto excluye el liderazgo en costos. Hay muchas maneras de lograr la diferenciación. Puede ser a través de la innovación, la calidad, los niveles de servicio, las características, los beneficios, etc.
- Enfoque: Las estrategias de enfoque identifican y se dirigen a nichos de mercado. Los nichos de mercado son, por definición, más pequeños, pero pueden ser enormemente rentables para quienes decidan atenderlos. También le permiten a las empresas dirigir su marketing a segmentos de mercado muy específicos.
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Estrategias de crecimiento
Esta es invariablemente costosas. Las organizaciones pueden considerar opciones como el aumento de las ventas de los productos existentes y el tamaño de la zona geográfica a la que se presta servicio o/y la compra de un competidor.
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Racionalización
A veces, las organizaciones que han seguido una estrategia de crecimiento descubren que se han vuelto demasiado complejas. Incluso a veces es posible disminuir el volumen de negocio y, sin embargo, obtener más beneficios, tanto en términos absolutos como de porcentaje de retorno de la inversión.
En esta estrategia de gestión organizativa, las organizaciones pueden pensar en suspender productos, despedir personal, reducir su número de puntos de venta y, en general, racionalizar para que la empresa sea más rentable y se centre más en lo que hace mejor. Irónicamente, esto puede significar un crecimiento financiero, ya que la empresa se vuelve más eficiente.
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Estrategias por función empresarial
Todas las funciones de la organización deben contribuir a los objetivos de la misma. La organización puede tener varias estrategias funcionales que contribuyan a un resultado definido. Puede haber subcategorías para cada una de las estrategias funcionales bajo esta estrategia..
Una vez que la organización ha determinado su modelo y estrategia, desde el punto de vista operativo debe decidir qué debe hacer para hacer realidad sus objetivos.
Cualquier modelo o estrategia de gestión organizativa que se ponga en práctica debe ser fluida, así la organización estará siempre en movimiento, mientras el mercado está siempre cambiando, y es capaz de adaptarse para seguir siendo eficaz y rentable.
La estrategia organizativa es una herramienta de gestión que requiere reflexión, debate y análisis. Obliga a pensar en el exterior para definir y clarificar la misión de la empresa observando las fuerzas omnipresentes del entorno externo e interno.
Las cuestiones estratégicas, transformadas en objetivos organizativos claros y mensurables, servirán de punto de partida para alinear la estrategia dentro de la organización basándose en la cultura, los valores organizativos y los factores de éxito específicos de cada organización.
