Conocer el ciclo de vida de los datos es fundamental para todo equipo de investigación de alto nivel que trabaje con grandes proyectos y no quiera perder todos los recursos invertidos a lo largo del tiempo.
Por ello, en este artículo te presentaremos en qué consiste, qué etapas tiene y qué puedes hacer para sacarle el mayor provecho.
¿Qué es el ciclo de vida de los datos?
El ciclo de vida de los datos es una secuencia de etapas por las que pasan los datos a lo largo de toda su vida útil.
Los datos se separan en fases en función de diferentes criterios, y pasan por estas etapas a medida que completan diferentes tareas o cumplen ciertos requisitos.
El ciclo de vida de los datos abarca todo el periodo de tiempo que los datos existen en una organización, desde la generación de los datos hasta su eliminación o reutilización a través de diferentes tipos de repositorios de investigación.
Se considera que es un ciclo porque los conocimientos obtenidos de un proyecto de datos suelen servir de base para el siguiente. De este modo, la última etapa del proceso retroalimenta la primera.
Importancia del ciclo de vida de los datos
El ciclo de vida de los datos proporciona una visión general de alto nivel de las etapas que intervienen en su generación, uso y reutilización.
Tener una visión clara de las etapas en las que se encuentran los datos permite a las organizaciones manejarlos con mayor eficiencia y seguridad.
Esta perspectiva de los datos ayuda a las organizaciones a proteger sus datos de pérdidas, eliminaciones, ciberataques y demás. También permite a las empresas definir cómo se tratan, utilizan, guardan y comparten sus datos.
Esto ayuda a minimizar el riesgo de filtración de datos y a evitar que la información crítica se utilice de forma indebida, además de ayudar a mantener la calidad de los datos a lo largo de su vida útil, lo que a su vez permite mejorar los procesos y aumentar la eficiencia.
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7 fases de ciclo de vida de los datos
El ciclo de vida de los datos consta de 7 fases principales, las cuales consisten en:
1. Generación o captura
En esta fase, los datos llegan a una organización, normalmente a través de la adquisición desde una fuente externa o la recepción de señales, como los datos transmitidos por los sensores.
La generación de datos se produce por la organización, otros por sus clientes y otros por terceros de los que puede o no ser consciente.
Si se les presta la debida atención, estos datos a menudo pueden dar lugar a poderosos conocimientos que permitirán servir mejor a los clientes y ser más eficaz en su función. De ahí la importancia de los repositorios de investigaciones.
2. Recolección de datos
Durante la fase de recolección, se identifican, etiquetan y registran los datos de las fuentes potencialmente relevantes, ya que no todos los datos que se generan cada día se recogen o se utilizan.
Durante esta fase de recolección de datos, las empresas utilizan diversos procedimientos de copia de seguridad, lo que garantiza la protección contra la pérdida de datos o el robo de información.
Generalmente, las empresas tienen un proceso de recuperación en caso de pérdida o robo de datos, que suele implicar la descarga y restauración de la información.
A menudo, los repositorios de investigaciones tienen procedimientos de copia de seguridad integrados en el software, o bien, las empresas pueden realizar procesos manuales de descarga de copia de seguridad.
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3. Mantenimiento y procesamiento de datos
La etapa de mantenimiento y procesamiento del ciclo de vida de los datos es aquella en la que los datos se organizan y se procesan y luego se cuidan continuamente para mantenerlos accesibles y optimizados para los usuarios.
En esta fase pueden someterse a procesos como la integración, la depuración y la extracción-transformación-carga.
Estos procesos incluyen la compresión de datos, en la que los datos se transforman en un formato que puede ser almacenado de forma más eficiente. y el cifrado de datos, en el que los datos se traducen a otra forma de código para protegerlos de los problemas de privacidad.
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4. Uso de los datos
Una vez que los datos se han procesado adecuadamente, llegan a la fase de utilización. Los datos se utilizan en las organizaciones de muchas maneras.
En esta fase es fundamental que los datos sean fácilmente accesibles y seguros. Por ello deben establecerse normas y procesos para proteger los datos del mal uso y la mala manipulación.
En esta fase, los datos se utilizan para apoyar los objetivos y operaciones de la organización, y es el momento en el que se alinea el valor con la acción. Implica cómo se utilizan y se mueven los datos en la empresa.
En esta etapa es necesario definir las funciones en torno a quién tiene acceso a los datos sensibles.
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5. Intercambio de datos
Durante esta fase, los datos se ponen a disposición de los usuarios de la empresa. Una vez que los datos están disponibles, pueden aprovecharse para una serie de análisis, desde el análisis exploratorio básico de datos y las visualizaciones de datos hasta técnicas avanzadas de minería de datos y aprendizaje automático.
Todos estos métodos desempeñan un papel en la toma de decisiones empresariales y en la comunicación a las distintas partes que conforman el mapa de stakeholders.
Las políticas deben establecer claramente qué datos pueden compartirse y cómo. Esto incluye el modo en que los usuarios intercambian y acceden a los datos dentro de una organización, así como el modo en que pueden compartirse externamente.
En esta fase, los datos no se ponen necesariamente a disposición del público en general, sino que simplemente se envían fuera de la organización. La publicación puede o no formar parte del ciclo de vida de los datos de una unidad concreta.
6. Archivo de datos
El archivo de datos es la copia de los datos en un software para repositorios de investigación donde se almacenan por si se vuelven a necesitar en un entorno de producción activo.
Después de cierto tiempo, los datos dejan de ser útiles para las operaciones diarias. Sin embargo, es importante mantener copias de los datos de la organización a los que no se accede con frecuencia para posibles litigios y necesidades de investigación.
Esta es la etapa en que los datos se eliminan de todos los entornos de producción activos. Ya no se procesan, ni se utilizan, ni se publican, sino que se almacenan por si se vuelven a necesitar en el futuro.
Luego, si es necesario, los datos archivados pueden restaurarse en un entorno de producción activo. En esta fase, los datos se someten a un proceso de archivado que garantiza la utilización posterior.
7. Destrucción de los datos
En esta etapa final del ciclo de vida de los datos, se purgan de los registros y se destruyen de forma segura.
Durante esta fase, los datos se eliminan de los archivos cuando superan el periodo de retención requerido o ya no tienen un propósito significativo para la organización.
El volumen de datos archivados crece inevitablemente, y aunque se quiera guardar todos los datos para siempre, eso no es factible en muchas ocasiones.
Los costes de almacenamiento y las cuestiones de cumplimiento ejercen presión para destruir los datos que ya no se necesitan. La destrucción o purga de datos es la eliminación de todas las copias de un elemento de datos de una organización. Suele hacerse desde un lugar de almacenamiento de archivos.
El reto de esta fase del ciclo de vida de los datos es garantizar que los datos se han destruido correctamente. Es importante asegurarse, antes de destruir los datos, de que los elementos de datos han superado su período de retención reglamentario.
Conclusión
Aprovechar al máximo cada etapa del ciclo de vida de los datos y llevarla a cabo de forma eficiente es un componente fundamental de las organizaciones que realizan investigaciones de gran envergadura.
Por ello, te recomendamos integrar como parte de tus herramientas un repositorio de investigación como QuestionPro Insights Hub, el cual te permitirá gestionar tus datos de forma eficiente para poder almacenarlos de forma segura, compartirlos y extraerles todo su potencial de forma continua.
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