El feedback al empleado se define como un proceso donde el gerente, supervisores o compañeros le dan a los empleados opiniones constructivas sobre su desempeño. Además, esta retroalimentación también comprende la opinión que el empleado desearía darle a su gerente, supervisores, compañeros y a la organización en general.
Según Forbes, el 73% de los empleados considera que el feedback es importante, pero sólo un tercio la recibe. La mayoría de los gerentes no proporcionan suficiente retroalimentación y cuando lo hacen tienden a hacerla negativa o demasiado vaga y se pierde la importancia. Tan simple como puede sonar, no es un proceso fácil, está diseñado sistemáticamente, debido a las complejidades involucradas.
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Preguntas de la encuesta sobre el feedback del empleado
Es importante que una organización desarrolle un conjunto de preguntas basadas en diferentes atributos para formular una encuesta de feedback al empleado. Estas preguntas deben ser sistemáticas y al mismo tiempo deben ser fáciles de entender y de responder.
La encuesta debe tener un buen equilibrio de preguntas abiertas y preguntas cerradas, para facilitar la tarea del encuestado. Tener la encuesta con demasiadas preguntas abiertas deja un cabo suelto y las respuestas no se pueden medir con base en las métricas de recursos humanos. A continuación, se presenta un conjunto de preguntas que una organización debe utilizar para recibir una retroalimentación general de los empleados de su gerente o de sus pares.
Preguntas de reflexión individual para darle feedback al empleado
- ¿Cuáles son las responsabilidades que consideras importantes?
- ¿Cómo puede ayudarte la organización con tu crecimiento profesional?
- ¿Mientras dirigías el, ¿hiciste algo fuera de tu ámbito de trabajo?
- ¿Hay un margen para el crecimiento personal en esta organización?
Preguntas de reflexión sobre liderazgo
- Estoy revisando constantemente la trayectoria profesional de mi equipo.
- He creado un ambiente dentro del equipo, en el que se sienten muy positivos a la hora de darme su opinión.
- Me siento seguro de que mis comentarios son tomados positivamente por los miembros de mi equipo.
Preguntas sobre cultura organizacional
- Como organización, ¿lo estamos haciendo bien para mantener nuestras estrategias claramente definidas?
- ¿Cuáles son las tres cosas que nosotros como organización podemos hacer de manera diferente?
- En una escala de 0 a 10, ¿qué probabilidad hay de que te refieras a la organización como tu familia/amigos?
Preguntas para conocer la satisfacción de los empleados
- ¿Tienes la flexibilidad de trabajar a distancia si es necesario?
- ¿Sientes que tu trabajo contribuye a los objetivos generales de la organización?
- ¿Sientes que eres capaz de mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y tu vida privada?
- ¿Crees que las políticas de revisión son justas en esta organización?
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Tipos de encuestas para dar feedback al empleado
Hay muchos tipos de feedback para darle empleado, puede ser a través de una encuesta 360 grados, el mecanismo de retroalimentación continua, la evaluación de empleados, etc.
- Evaluación 360 grados: La retroalimentación de 360 grados es un proceso en el cual un empleado recibe feedback de sus superiores, gerentes y colegas para identificar sus fortalezas y debilidades, de modo que se puedan tomar medidas correctivas inmediatas y mejorar su desempeño.
Este mecanismo permite una calificación de múltiples puntos y sirve como referencia para el plan de desarrollo de un empleado.Sin embargo, es esencial que la retroalimentación permanezca anónima para mantenerla estrictamente profesional. De esta manera, se evitarán las diferencias entre el empleado que recibe la retroalimentación y el gerente o compañero que la da.
Te comparto las ventajas de hacer una evaluación 360 grados.
- Mecanismo de retroalimentación continua: La retroalimentación continua es un proceso en el que un empleado recibe feedback de manera oportuna. Imagina una organización en la que los empleados estén dispuestos a recibir retroalimentación, pero los gerentes no estén dispuestos a dedicar tiempo para darla. No hay puntos para adivinar, los bajos niveles de motivación que esto traería.
Hay una serie de beneficios de la retroalimentación continua: promueve una cultura saludable en el lugar de trabajo, ayuda a los empleados y a la organización a establecer mejores metas, aumenta la moral de los empleados y esto, a su vez, conduce a tener empleados felices. Sin embargo, es un proceso complejo y debe hacerse con cuidado.
El proceso no debe asustar a los empleados, una retroalimentación no tiene por qué ser negativa. Ninguna organización querría promover una cultura en la que los empleados no confíen en el liderazgo y viceversa. No se culpará a los empleados por no haber alcanzado sus objetivos, sino que se trata de ayudarlos a mejorar a través de un feedback constructivo.
- Evaluación del desempeño de los empleados: La evaluación de empleados es un método formal de proporcionar retroalimentación del trabajo y los resultados basados en las responsabilidades laborales. Se utiliza para medir la cantidad de valor añadido por un empleado en términos de crecimiento de la organización, los ingresos generados y el retorno de inversión (ROI).
La evaluación del desempeño también juega un papel vital en proporcionar retroalimentación periódica a los empleados para que sean más conscientes de sus propias métricas de desempeño.
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Mejores prácticas para darle un mejor feedback al empleado
El feedback al empleado es a menudo un punto débil, ya sea que estés dando uno o recibiendo uno. Viene con la intención de decir: «Tienes que cambiar». Y, el cambio puede ser abrumador, algunas personas son receptivas a él y otras pueden dar un paso atrás, así que, ¿cómo va a ayudar exactamente a los empleados o a una organización el dar retroalimentación?
La respuesta está en que la forma en que proporcionas la retroalimentación hace toda la diferencia. Estas son algunas de las mejores prácticas que debe tener en cuenta antes de enviar sus comentarios:
- La confianza hace que el feedback sea receptivo: La confianza no es una acción, es un sentimiento cuando hay seres humanos involucrados. No se puede pedir a un empleado que confíe en una organización y viceversa sin crear realmente una plataforma para hacerlo.
La confianza viene con la voluntad emocional. Por lo tanto, si la retroalimentación tiene que ser dada o tomada, se debe construir un nivel de confianza y eventualmente dar el feedback.
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- Tener una agenda: La retroalimentación no debe ser vaga, debe haber una agenda, de manera que ninguna de las partes se quede sin atender. Tanto el que facilita la retroalimentación como el que la recibe debe tener una agenda sobre los puntos que se tratarán.
Comparte la agenda con un par de días de anticipación para que ambas partes estén al tanto y tengan la oportunidad de pensar en las preguntas y respuestas antes de que comience la reunión.
- Construir una cultura de transparencia: A menos que construyas una cultura de transparencia en tu organización, honestamente, los empleados tendrán miedo de dar un feedback.
Una política de puertas abiertas es un buen comienzo. Si quieres liderar con el ejemplo, esto también significa que necesitas estar abierto a ayudar y recibir retroalimentación en cualquier momento, la continuidad del proceso es la clave del éxito.
- Preguntar y no simplemente hablar: Empieza con una pregunta, «¿Cómo crees que te estás desempeñando en el proyecto XYZ?» Esto proporcionará un contexto relevante para empezar y el empleado sabrá que la persona que le entrega la retroalimentación está genuinamente interesada en su progreso.
El feedback es un mecanismo para ayudar a los individuos a mejorar, no es una plataforma para hacer sentir mal a los demás.
- Mantenerse concentrado: El feedback al empleado puede terminar siendo muy largo si se profundiza en una serie de temas diferentes. ¿Tienes temas adicionales sobre los que quiere preguntar?
Trata de separarlos para preguntar sobre ellos en otra encuesta y agrega una pregunta de retroalimentación general sobre la variedad de temas o programas que ofrece tu empresa.
- No escribas preguntas que no te llevan a nada: Es fácil escribir una pregunta principal. Incluso preguntar: «¿Qué tan satisfecho estás con…? Pon a prueba la neutralidad de tus preguntas con otros personas para estar seguro de que no estás creando una pregunta principal. De lo contrario, terminarás modificando los resultados y no obtendrás una imagen verdadera de lo que los empleados están pensando.
- No uses preguntas de doble respuesta: Esta es otra trampa para las encuestas en general. Por ejemplo, «Por favor, califica tu nivel de satisfacción con la estructura y el liderazgo de la compañía». Otro tipo de pregunta que parece común es: «Por favor, evalúa tu nivel de satisfacción con la rapidez y precisión de las comunicaciones».
- Comparte los resultados con tus empleados: Aunque los resultados de la encuesta no son los que esperabas, la comunicación abierta sigue siendo la mejor. Afrontémoslo, si se trata de un nivel generalizado de insatisfacción en general, o incluso en un área en particular, es muy probable que tus empleados ya estén hablando mucho de ello, y que sean conscientes de que se trata de un problema.
- Más de una vez al año: Los empleados esperan poder dar su opinión más de una vez al año. Esto también puede ayudar a mitigar esos momentos en los que algunos factores fuera de tu control afecten sus respuestas.
Puedes considerar hacer un chequeo semanal de satisfacción que es una versión abreviada de una encuesta trimestral de retroalimentación de los empleados. De esta manera, les das un lugar para opinar y, al igual que con las
encuestas de satisfacción del cliente, tan pronto como las cosas parecen ir mal, puedes tomar medidas para abordar el problema.
Ventajas de darle un feedback al empleado
Las siguientes ventajas están asociadas con el feedback del empleado:
- Resolución de conflictos incluso antes de que aparezcan: Uno de los beneficios de tener una cultura de feedback es que facilita la resolución de conflictos incluso antes de que éstos se intensifiquen. Los empleados de una organización deben sentir que pueden discutir abiertamente con sus gerentes o compañeros y viceversa.La retroalimentación aquí será un diálogo y no un monólogo.Cuando los empleados están acostumbrados a dar o recibir retroalimentación regularmente, no sentirán ninguna ansiedad asociada con el proceso. Esto significa que sabrán cómo manejar una situación tensa y tomar el feedback con calma.
- Desarrollo profesional: Cuanto más se sienta cómodo un empleado pidiendo o dando retroalimentación, más lo tomará como su propia iniciativa. Esto conducirá a un desarrollo profesional más organizado.
- Mayor compromiso de los empleados: Cuando una organización tiene una cultura transparente, un mecanismo de retroalimentación bien diseñado, atención inmediata a cualquier problema potencial, etc., definitivamente habrá un aumento en los niveles de compromiso de los empleados.
La retroalimentación puede ayudar a los empleados y a la organización a mejorar constantemente en lo que hacen. El dar feedback al empleado ayudará a que realicen un buen trabajo y a desarrollar una mejor cultura laboral.
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