Digitalización empresarial: Qué es y ejemplos

Si hay un proceso característico de estos últimos años, ese es el de la digitalización empresarial. Este proceso imparable ha ido transformando empresas y organizaciones de todos los sectores, independientemente de su tamaño, a un ritmo cada vez más acelerado.

En casi todas las empresas ha calado la necesidad de adaptar sus modelos de negocio a la nueva realidad tecnológica que estamos viviendo lo antes posible si no quieren quedarse atrás y perder su competitividad.

Sin embargo, en la práctica, realizar estos cambios en una empresa que lleva años acostumbrada a trabajar con procedimientos y herramientas más tradicionales o rudimentarias, no es tarea fácil.

Así, en este artículo te contamos en qué consiste el proceso de digitalización empresarial, algunos ejemplos reales de cómo organizaciones de éxito han conseguido implementarlo y consejos para realizar este cambio en tu propio negocio.

¿Qué es la digitalización empresarial?

Lo primero que debemos tener claro es que la llamada «digitalización» ya no hace referencia a un futuro digital, sino que es una realidad del presente. Y que, como se pretenda ignorarla, formará parte del pasado.

Así, podemos decir que la digitalización empresarial hace referencia al proceso de transformar en profundidad una empresa, usando de base herramientas tecnológicas innovadoras, como puede ser la firma digital para contratos y documentación, un software específico de gestión documental, un software de recolección de datos, etc. y llevando la orientación del negocio hacia un nuevo entorno digital en cuanto a procedimientos, procesos, departamentos…

Por lo tanto, sabemos que la digitalización de las empresas no consiste simplemente en utilizar un programa informático para una tarea específica o tener presencia en redes sociales, sino que va mucho más allá. La digitalización empresarial debe entenderse como una estrategia de negocio global más, que debe afectar a todos los ámbitos de una compañía.

Por este motivo muchas empresas no se atreven a dar el paso de digitalizarse, puesto que, esta transformación de la cultura empresarial, no solo supone un giro de 180º en la forma de entender su forma de trabajo, sino que también puede afectar a la forma de ofrecer y vender sus productos o servicios.

Así, algunas de las características que se identifican en una empresa 100% adaptada a la digitalización son:

Tener una cultura digital asumida, compartida e integrada en toda la organización.
Mejorar los procesos a través de la tecnología, lo que a su vez ayuda a reforzar el modelo de negocio, a través de estrategias de base digital como nuevas formas de monetización, de atracción y retención de clientes, gestión de stock, etc.
Una orientación hacia el cliente actualizada, dado que los usuarios cada vez se mueven más hacia el ámbito digital. Las empresas deben reforzar su presencia en este entorno que aún es un gran desconocido para negocios más tradicionales y reticentes al cambio.
Utilizar las nuevas herramientas de gestión de datos para mejorar el negocio, como el Big Data o la Inteligencia Artificial, que están abriendo paso a todo un nuevo universo de posibilidades para todo tipo de empresas.
Consistencia y eficiencia en la relación con sus usuarios y clientes dentro de una estrategia omnicanal para cubrir todos los puntos de contacto y sus necesidades.

Ejemplos de digitalización de empresas

Una vez repasado el concepto de digitalización empresarial, vamos a revisar dos ejemplos concretos que encajan perfectamente en el proceso de digitalización empresarial.

Firma de documentos online: Seguramente, si hace años alguien nos hubiera dicho que sería posible firmar documentación online con plena validez legal y en dos clics con una firma digital, no lo hubiéramos creído.

Pero este proceso es ahora una realidad cada vez más implementada en empresas enfocadas en mejorar la eficacia de sus procesos a través de la digitalización, al mismo tiempo que consiguen mejorar tanto sus resultados como la experiencia de sus usuarios.

Bancos, departamentos de Recursos Humanos (RRHH), empresas aseguradoras, despachos de abogados, notarías… Sea cual sea el sector y el tamaño de la empresa, todos ellos pueden encontrar en la actualidad una solución de firma digital que les ayude con las tareas de firma, mientras reducen el papeleo y convierten su oficina en una oficina paperless.

La revolución de la educación a través del e-learning: si hay un sector que tuvo que adaptarse a pasos agigantados durante la pandemia en 2020 ese fue el sector educativo.

Desde entonces, hemos visto cómo el sector de la educación ha adoptado en prácticamente todas las etapas formativas la tecnología como el aliado perfecto para hacer frente a las nuevas realidad y necesidades que se nos presentan.

Másters, cursos de expertos, formación en idiomas, especializaciones, exámenes online… Hoy en día encontramos infinidad de formación completamente online de principio a fin. Esta transformación digital en el sector educativo ha sido posible gracias a la mejora de herramientas, como los sistemas de videoconferencia, la gran acogida por parte de los usuarios y la enorme implicación de las organizaciones.

Alimentación y delivery: otro proceso que venía creciendo desde hacía tiempo pero que experimentó una aceleración total en los últimos años es el del binomio conformado por el sector de la restauración y el reparto a domicilio.

Además, cuando pensamos en esta realidad ya no solamente nos encontramos ante la posibilidad de pedir comida a domicilio de un restaurante, sino que ahora también podemos hacer la lista de la compra en casi cualquier supermercado sin necesidad de salir de casa.

Esta digitalización del sector ha sido posible gracias a la confluencia de diversos factores, como el cambio de hábitos, la falta de tiempo y la mejora en el diseño y la eficacia de apps, dando lugar a una nueva forma de consumo que ha venido para quedarse.

Consejos para digitalizar tu empresa

Si quieres dar comienzo al proceso de digitalización de tu empresa pero aún no sabes cómo, debes tener en cuenta una serie de consejos:

Ten un plan de acción: debes entender este proceso como una estrategia global, no como la simple incorporación de tecnología en puntos aislados de tu organización.
Rediseña tus procesos sin quedarte atrás: como decíamos, el enfoque debe ser profundo y no puede limitarse a poner “parches tecnológicos” en procesos que hace tiempo que dejaron de funcionar.
Empieza por los aspectos más sencillos: una buena forma de comenzar con la transformación digital de tu empresa es con aquellos procedimientos que resulten más fáciles de modificar. Puede ser con el sistema de fichaje de tus empleados o con la firma de documentación online con la solución de Signaturit.

Las organizaciones que quieran sobrevivir a este nuevo entorno más dinámico y exigente deben tener claro que la única alternativa es realizar un transformación profunda en su negocio. Y tú, ¿ya has puesto en marcha el proceso de digitalización en tu empresa?