Tal vez no sea muy conocida la palabra conocimiento tribal, pero es un factor casi común en todas las empresas.
Cuando se trata de negocios, se refiere a la capacidad a la que sólo unos pocos empleados de una empresa tienen acceso. Quizá no con esas palabras, pero todos nos hemos enfrentado a ello en nuestra vida cotidiana en algún momento.
Cuando llevas mucho tiempo haciendo algo, puede que simplemente hayas enseñado a alguien a hacerlo. Por ejemplo, cuando alguien llega a tu casa, enciende la televisión. El mando a distancia no funciona, así que no pueden cambiar de canal. Le dices que se acerque al televisor, ¡y funciona! Este es un caso de conocimiento tribal.
Ahora veremos los detalles y por qué es importante documentarlo.
¿Qué es el conocimiento tribal?
El conocimiento tribal es la información o el conocimiento que un grupo de personas conoce, pero que suele ser desconocido para las personas ajenas a ese grupo. En este sentido, el grupo o subgrupo se refiere a las personas que comparten ese conocimiento común.
Desde el punto de vista empresarial, el conocimiento tribal es el conocimiento colectivo de la organización. Es la suma de todo lo que todos saben y pueden hacer. Es un ejemplo de activo intangible importante para el éxito de una empresa.
Las personas, los bienes y los métodos pueden ser objeto de tu propiedad intelectual basada en tu conocimiento tribal. Esta información tiene mucho valor y proporciona a su empresa una ventaja competitiva.
Por ejemplo, cuando un miembro del equipo comparte cómo encontró y solucionó un problema en el pasado, esta información suele compartirse informalmente al final de la jornada laboral. Pero esta información debe documentarse formalmente dentro de la organización para futuras referencias. Y también hay que hacerla fácilmente accesible a todos los que la necesiten.
La codificación, la documentación y la transferencia de conocimientos son necesarias para compartir formalmente el conocimiento tribal. Para alcanzar este objetivo, la gente podría participar en programas de formación para empleados, almuerzos de trabajo, seminarios web o tutorías.
Podemos anotar y guardar el conocimiento tribal para que pueda ser utilizado en el futuro y reunir a la gente para compartirlo. Utilizar esta estrategia podría ahorrar dinero y reducir la posibilidad de perder datos.
El análisis de los datos anteriores nos da una idea clara sobre el conocimiento tribal. Ahora discutiremos por qué es esencial documentar el conocimiento de tu organización.
Importancia de documentar los conocimientos tribales
El conocimiento tribal puede ser tu mejor amigo o tu mayor pesadilla, dependiendo de cómo lo manejes. Para sacarle el máximo partido, hay que documentarlo. Hacerlo somete a los empresarios a un estrés innecesario.
He aquí algunas razones por las que tu empresa necesita recopilar conocimientos:
1. Mantener una ventaja competitiva
La felicidad de los clientes aumenta cuando la calidad del servicio es constante y se demuestra un verdadero customer care.
La calidad siempre será alta si los procesos de una empresa están bien escritos. Cuando un pequeño número de personas son las únicas que pueden hacer un trabajo específico, la consistencia no se produce.
Si todos los procedimientos están escritos, el trabajo puede desarrollarse sin problemas aunque algunas personas no estén presentes.
2. Promueve la innovación
Uno puede aprender a mejorar los procedimientos operativos de una empresa estudiando una copia impresa del conocimiento tribal. De esta forma, te encontrarás que algunas cosas son difíciles de hacer sin una buena razón.
Para un departamento de innovación, sería más fácil hacer este tipo de cosas documentando el aprendizaje. Además, este tipo de información facilita la formación del nuevo personal.
Los métodos documentados tienen más éxito que la transmisión de conocimientos de forma oral. Con instrucciones escritas, el nuevo personal puede aprender rápidamente en lugar de tener que preguntar una y otra vez. Esto tiene un impacto significativo en la productividad, a la vez que alivia la carga de los empleados más veteranos.
3. Aumenta la productividad
Cuando los trabajadores tienen acceso a conocimientos tribales documentados, dependen menos de los miembros más experimentados del equipo.
Por ello, todos tendrán más tiempo para concentrarse en el trabajo, lo que se traduce en un aumento de la productividad. En lugar de perder tiempo discutiendo cómo funcionan las cosas, se ahorra tiempo al no tener que hacerlo.
4. Establece la igualdad para todos
En una empresa, nadie debe quedarse atrás ni nadie debe ser ignorado. Pero el conocimiento tribal no documentado hace esto. No ayuda que sólo unos pocos miembros del personal sepan cómo hacer funcionar los procesos críticos. El crecimiento es constante cuando todos están en la misma página.
5. El proceso de comunicación se hace más fácil
Cuando el conocimiento está documentado, es más sencillo compartir las actualizaciones con todos en cualquier momento. Pero si se realiza un cambio sin documentación, pasará tiempo antes de que todo el mundo lo conozca.
Por lo tanto, es importante documentar el conocimiento tribal para mejorar la comunicación organizacional.
6. Jubilación de empleados
Las tasas de jubilación de los trabajadores siguen aumentando. Los propietarios de empresas que no dan importancia al conocimiento tribal deberían utilizar esto como una llamada de atención.
Los empleados de más edad tienen una experiencia que puede ayudar a tu empresa si sabes cómo utilizarla. Si no quieres perder conocimientos tribales cruciales cuando se jubilen, es esencial anotar lo que saben.
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Hemos aprendido sobre el conocimiento tribal y por qué es importante documentarlo desde arriba. Un número reducido de personas sólo conoce este tipo de conocimiento dentro de una organización, que no está disponible para el público en general.
El conocimiento es poder y la aplicación correcta del conocimiento es mucho más poderosa. Ya has visto cómo el conocimiento tribal puede beneficiar significativamente a tu empresa si se escribe correctamente.
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