Las empresas necesitan utilizar los datos de los clientes para tomar mejores decisiones de negocio y crecer, especialmente en el mundo actual impulsado por los datos. Aun así, algunas organizaciones tienen problemas porque su información está desfasada o no es suficiente. Otras marcas obtienen muchos datos pero no pueden reunirlos todos porque están en lugares diferentes. Ambas cosas pueden causar silos de datos.
Las empresas necesitan saber cómo se crean los silos de información y cómo eliminarlos. Estos silos conducen a la ineficacia y hacen que las interacciones de atención al cliente sean más complejas, lo que estresa a los agentes de atención al cliente y hace que los clientes estén descontentos. Los equipos de ventas, productos y marketing también podrían perder información importante sobre los clientes.
En este artículo, hablaremos de la definición de silos de datos y del impacto negativo que tienen en tu organización. También aprenderemos cómo puedes acabar con los silos.
¿Qué son los silos de datos?
Los silos de datos son lugares separados donde algunos grupos de una organización pueden almacenar datos. No pueden compartir datos con otros sistemas de datos y sólo pueden ayudar en una función empresarial. Los silos de datos son como los silos de una granja, donde el grano (los datos) se almacena por separado.
Desgraciadamente, estos silos que no comparten información tienen mala fama y son una gran preocupación para algunas organizaciones. Dificultan a los directivos la visión de conjunto y dificultan el intercambio de información.
A lo largo de los años, las empresas han gastado mucho dinero en softwares para mejorar sus procesos empresariales. Han creado muchos sistemas, procesos y aplicaciones que generan datos por sus propios motivos. Al hacer esto, han creado su propio pedacito de verdad que está separada del resto. Así que no es difícil ver por qué la mayoría de las organizaciones siguen teniendo el problema del silo.
El 72% de las organizaciones afirman que es difícil mantener varios sistemas CRM a través de silos tecnológicos. En otra encuesta de Adobe realizada a 1000 responsables de la toma de decisiones de TI, el 37% afirmó que los silos de datos eran el mayor problema para obtener una visión única de sus clientes. También puede realizar encuestas relacionadas con los silos de datos utilizando el software de encuestas QuestionPro.
La gente lleva mucho tiempo criticando los silos de datos porque perjudican la calidad de los datos y dificultan la realización del trabajo. Muchas empresas pueden ver que limitan la visibilidad a través de diferentes verticales y hacen que sea más difícil tomar decisiones basadas en buena información.
El impacto negativo de los silos de datos
Los silos de datos son islas de datos separadas entre sí, lo que dificulta su extracción y utilización. Cuando se tienen silos de datos, no se pueden ver todos los datos de la empresa a la vez ni analizarlos por completo. A continuación analizaremos algunas de sus consecuencias negativas:
La información y las ideas fragmentadas proceden de los silos de datos
Los silos de datos dificultan la observación de los datos en su conjunto porque crean puntos de vista desconectados. Cuando la información y las ideas de tus equipos están dispersas, es natural que tus decisiones no estén bien pensadas.
En un mar de sistemas de datos desconectados, tomar decisiones es como mirar la punta de un iceberg flotante. El verdadero riesgo es que los usuarios de la empresa, los usuarios de datos o incluso los directivos no vean el panorama completo. Necesitan aprovechar perspectivas importantes y más profundas que puedan ayudar a tu empresa a crecer con fuerza.
La mayoría de las empresas quieren una visión 360° de sus clientes porque les permite actuar de forma proactiva y enviar mensajes relevantes y personalizados a muchos clientes en cada etapa del recorrido del cliente. Con silos de datos, es casi imposible obtener una visión única del cliente.
Los silos reducen la calidad y fiabilidad de los datos
Mantener la información empresarial en sistemas de datos separados la hace menos valiosa. Cuando los datos se guardan en silos, se desactualizan rápidamente o son erróneos, lo que puede provocar que tu organización en su conjunto tenga una mala integridad de los datos.
Los silos de datos que no están conectados pueden no actualizarse o comprobarse nunca porque no están vinculados entre sí. Esto puede dar lugar a datos inexactos y antiguos. Si esta información errónea es utilizada por la empresa o los usuarios de datos en su trabajo diario, podría causar más problemas.
En otras situaciones, los equipos empresariales pueden almacenar información duplicada en sus sistemas de almacenamiento. Los equipos de marketing y ventas podrían duplicar pequeñas partes del público al que se quiere llegar para un proyecto concreto. Dado que muchas fuentes de información sólo están completas en parte, esta práctica de duplicar datos reduce la calidad de los mismos.
Los silos de datos reducen la velocidad de acción
Ya hemos hablado de que la velocidad y la flexibilidad son las claves del éxito empresarial. Para tener éxito en los negocios, las empresas deben analizar todos los aspectos de sus clientes de forma inmediata y satisfacer sus necesidades lo antes posible para mantenerse por delante de la competencia.
Cuando la información está dividida, los equipos de la empresa deben hacer un trabajo desubicado. Los distintos equipos pueden acabar repitiendo el mismo conjunto de tareas porque éstas no están claramente definidas para ellos. En estas situaciones, la relación tiempo-valor es elevada y acaba apareciendo la «fatiga de datos».
Con silos de datos, es difícil tomar decisiones rápidas y bien informadas. En primer lugar, los equipos de negocio y de datos deben recopilar y procesar datos de muchas fuentes distintas. Para entonces, el hecho de haber sido el primero en moverse ya no será una ventaja. Además, con silos de datos, es posible tomar decisiones basadas en información obsoleta.
Los silos de datos dificultan la alineación organizacional
La alineación organizacional es una clave probada del éxito empresarial. Alinea a los equipos operativos y funcionales en torno a un objetivo claro y significativo. Garantiza que todas las partes de tu empresa, tanto operativas como estratégicas, trabajen juntas al máximo rendimiento.
Los equipos con un camino claro hacia delante consiguen mejores resultados antes y con menos esfuerzo, porque son más flexibles y sensibles a los cambios del entorno operativo.
Los silos de datos son barreras para la alineación organizacional. Restan capacidad a los equipos de datos y de negocio para tomar decisiones rápidamente, con más información y agilidad. A largo plazo, perjudican el desarrollo continuo, el aprendizaje y la maximización del talento.
Debido a los silos de datos, no hay suficiente coordinación y cooperación entre los diferentes equipos, lo que ralentiza la productividad y hace menos eficiente el uso de los recursos.
Para resolver los problemas de colaboración, hay que racionalizar las aplicaciones empresariales que trabajan juntas y centralizar los datos en un almacén de datos en la nube o un lago de datos. Esto permite a los equipos de datos y de negocio estandarizar la información y tener una visión completa de los datos de tu organización.
Cómo romper los silos de datos
Los silos de datos dificultan que un equipo empresarial vea lo bien que lo están haciendo y lo bien que están organizados. Esto perjudicará a la cuenta de resultados de la empresa y limitará su capacidad financiera. Al romper estas barreras de datos, los departamentos pueden conocer mejor su flujo de trabajo y los datos serán más fiables.
A continuación, hablaremos de algunas formas de romper los silos de datos:
Integra tus sistemas de gestión de datos
Las empresas que utilizan más de un sistema de gestión de datos pueden experimentar silos de datos.
Por ejemplo, si un minorista utiliza diferentes sistemas de software para el punto de venta y la gestión de inventarios, los datos clave sobre ventas, ingresos y niveles de existencias no estarán sincronizados.
Para romper estos silos, los directivos deben comprobar sus diferentes sistemas de gestión y cómo recopila los datos de cada departamento. A continuación, deben examinar cómo utilizan los empleados la información y ver si los datos son útiles para otros equipos.
Muchas organizaciones cambiarán a un sistema central de gestión de datos o utilizarán una solución de integración para vincular sus programas informáticos. Los directivos también deben hablar con sus empleados para determinar si tienen problemas para gestionar los sistemas de datos. Con toda esta información, será más fácil determinar si los sistemas pueden combinarse o si es necesario implantar nuevas soluciones.
Estas herramientas de gestión de datos te pueden ser de utilidad.
Cambia la cultura de tu empresa
Los silos de datos suelen proceder de departamentos de una organización que no se hablan o no trabajan juntos. Los directivos pueden poner fin a esta situación creando una cultura abierta y honesta en el trabajo. Pueden ayudar a las personas de distintos departamentos a trabajar juntas y apoyar a los distintos equipos que colaboran.
También se pueden eliminar eficazmente los silos de datos si se aplican procedimientos que permitan a los empleados compartir libremente la información de su equipo con los interlocutores pertinentes.
Los directivos deben poner por escrito lo que esperan de los demás y lo que valoran en la colaboración y la comunicación. Si se elimina la sensación de competencia entre departamentos, los empleados estarán más dispuestos a colaborar y compartir los datos necesarios con otros equipos.
Incluir la colaboración en la estrategia de la empresa
Las organizaciones pueden acabar con los silos de datos haciendo de esto una prioridad en su estrategia y objetivos empresariales. Si una empresa está en marcha, su dirección debería examinar cómo está organizada.
Esto ayudará a mostrar dónde es necesario que la comunicación y los datos fluyan sin problemas entre los departamentos. Si se detecta un silo, el equipo empresarial podría replantearse cómo organiza su estrategia.
También se sugiere a los empresarios que creen indicadores clave de rendimiento (KPI) que controlen el grado de colaboración entre los empleados. Por ejemplo, los directivos pueden hacer un seguimiento de cuántos proyectos en los que participa más de un departamento se terminan en un trimestre determinado.
O pueden hacer un seguimiento de la frecuencia con la que cada departamento envía informes de datos a otros equipos. Al vigilar regularmente estos indicadores clave de rendimiento, las empresas pueden ver lo bien que trabajan juntos los distintos niveles de la organización.
Mejora la infraestructura tecnológica de la empresa
Las empresas deben invertir en una transformación digital en lugar de utilizar sistemas antiguos que deben funcionar mejor juntos. La tecnología se ha creado para combinar fuentes de datos de diferentes sistemas en una ubicación central.
Algunas plataformas también están hechas para trabajar con otro software, lo que elimina la necesidad de silos. Al agilizar el proceso de integración de datos, las marcas pueden ahorrar dinero y trabajar de manera más eficiente.
Conclusión
Los silos de datos pueden producirse de forma natural en una organización debido a problemas estructurales, técnicos y culturales. Para muchas empresas, acabar con los silos de datos y combinar todos sus datos operativos y de experiencia es una prioridad absoluta.
Los problemas causados por los silos de datos pueden parecer complicados, pero no es necesario ser perfecto para ver los beneficios. Empieza poco a poco, encuentra los silos de datos y elimina los datos antiguos o erróneos. Una vez que tengas un buen control de tu entorno actual, puedes comenzar a realizar cambios en tu infraestructura, como reducir la cantidad de aplicaciones, integrar sistemas y fomentar la colaboración.
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