¿Cómo elegir los canales de comunicación interna para tus empleados? Mientras que algunos canales de comunicación existen desde hace mucho tiempo, otros están surgiendo como resultado de los avances tecnológicos o de las tendencias, incluso por situaciones como el COVID. Es por ello que hoy compartiremos algunos de los canales que más te pueden funcionar.
Los tableros de anuncios, los periódicos internos, los boletines de noticias, las reuniones de equipo… pero también las intranets, las aplicaciones internas, los correos electrónicos e incluso las plataformas de colaboración en línea forman parte de la comunicación interna, y por lo tanto de la vida cotidiana de los empleados. Aquí el reto consiste más bien en encontrar la manera óptima de utilizar todas estas herramientas.
¿Qué es un canal de comunicación interna?
Los canales de comunicación interna son la base de la comunicación dentro de los equipos. Son los canales, tanto formales (como una reunión periódica) como informales (como la una reunión en torno a la máquina de café), a través de los cuales se produce la comunicación en una empresa.
De hecho, una de las principales formas en que la dirección puede centrarse en mejorar la comunicación interna de la organización es adoptar nuevos canales (y mejorar los existentes).
Tener una variedad de canales de comunicación te permite llegar a toda tu audiencia interna. Esto se debe a que los empleados trabajan en entornos muy diferentes: detrás de un escritorio, desde casa, o son representantes de ventas que están constantemente en movimiento, trabajan en la calle, están en contacto con los clientes, etc.
Ejemplos de canales de comunicación interna
Si tu empresa es pequeña, probablemente no necesites tener más canales de comunicación interna que los habituales: CRM, correo electrónico, buzón de sugerencias, reuniones y nada más.
Sin embargo, si tu empresa tiene más de 50 empleados, las cosas no serán tan sencillas y tendrás que definir las bases de cualquier estrategia y el plan de comunicación interna.
Conozcamos algunos de los canales de comunicación interna más utilizados:
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CRM
El CRM es uno de los canales básicos para la comunicación entre tus equipos de trabajo. Sustituyendo (y evolucionando) a las intranets, es el lugar adecuado para centralizar todas las comunicaciones de la empresa:
- La información de los clientes y socios.
- La gestión y organización de proyectos.
- Las agendas de los equipos y muchas otras áreas.
Para que este canal sea eficaz, debe ser capaz de adaptarse a las necesidades específicas de tu empresa.
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Email
El correo electrónico es probablemente el canal de comunicación interna más conocido y utilizado. Versátil y fácil de usar, el correo electrónico puede utilizarse para innumerables propósitos:
- Mensajes del director general
- Invitaciones a reuniones
- Anuncios de productos
- Mensajes de Recursos Humanos
- Alertas de salud y seguridad
- Invitación a eventos, etc.
Los correos electrónicos internos pueden almacenarse y buscarse fácilmente en las bandejas de entrada de los empleados, para que éstos puedan revisar la información importante siempre que lo necesiten.
Especialmente hoy en día, con el aumento del trabajo en casa, es importante organizar eventos sociales, aunque sea de manera virtual, para sustituir las reuniones que se daban en la cafetería o pasillos de la oficina.
Las claves para que estos eventos funcionen son:
- Realizarlas durante las horas de trabajo.
- Deben ser entretenidas.
- Deben tener un objetivo claro.
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Newsletter interno
Los boletines para empleados generalmente son enviados a intervalos regulares para informar sobre las últimas noticias de la empresa y la información que puede afectar el trabajo diario del colaborador.
En un newsletter puedes hacer uso de vídeos, encuestas de pulso, presentaciones de los nuevos empleados, informar sobre el empleado del mes, o de algunas iniciativas benéficas, etc.
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Buzón de sugerencias
Aunque parezca un canal de comunicación casi anacrónico, suele ser una buena forma de dar feedback a la dirección sin temor a represalias.
Lo ideal sería que la organización estuviera abierta a la conversación y que los empleados no tuvieran ningún problema en dar su opinión o quejarse con alguien, pero a menudo no es así.
Y aunque se intente definir una organización de este tipo, el cambio lleva su tiempo, y un buzón de sugerencias online puede ser muy útil mientras tanto.
Las claves para que funcione es que la retroalimentación sea anónima y que la dirección tenga realmente en cuenta las sugerencias de los empleados.
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Encuesta a empleados
Este es otro de los canales de comunicación interna más utilizados debido a que te permiten interactuar directamente con los empleados y son una excelente vía para que tus colaboradores expresen sus opiniones sobre temas importantes.
Las encuestas para empleados pueden incluirse en los correos electrónicos recurrentes de los empleados. Aunque puedes recoger las opiniones de los empleados a través de numerosos canales de comunicación interna, las encuestas son rápidas y fáciles de realizar y ayudan a fomentar una cultura de escucha activa.
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Herramientas de gestión de proyectos
Aunque no asocie inmediatamente la gestión de proyectos con la comunicación interna, están muy relacionadas. Después de todo, ¿cómo pueden tus empleados saber en qué trabajar y priorizar si no se comunican con la dirección o con sus compañeros de trabajo?
Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a los empleados a organizar su trabajo y a hacer un seguimiento del progreso. Imagina que tuvieras que enviar un correo electrónico para informar a tus empleados de cada nueva tarea que tienen que completar. Perderían todos mucho tiempo, ¿no?.
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Plataforma de mensajería instantánea
Las herramientas de mensajería instantánea como Slack simplifican la comunicación conversacional entre los empleados. Los empleados pueden compartir rápidamente información y recursos al instante, además tener conversaciones que pueden buscarse y consultarse más tarde, de forma similar a los hilos de correo electrónico, es por ello que es uno de los canales de comunicación interna favoritos de las empresas.
Estas herramientas también permiten una amplia gama de integraciones con otros softwares para dar cabida a comunicaciones remotas más fluidas.
Cómo elegir los canales de comunicación interna más relevantes
Tener una variedad de medios a tu disposición te permite elegir el canal adecuado para tu objetivo. Pero la elección de los medios también depende de otro parámetro esencial: el contenido del mensaje. Algunos contenidos son de vital importancia, otros son información diaria… Otros tienen como objetivo mantener a los empleados comprometidos.
A veces bastan unas pocas líneas para transmitir la información sin ambigüedad. Pero otras noticias requieren una comunicación más profunda, o incluso una verdadera interactividad para que los empleados puedan comprender todas las facetas del mensaje.
Para elegir los canales de comunicación interna más adecuados se necesita seguir los siguientes pasos:
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Define los objetivos de tu contenido
Cada pieza de contenido debe estar diseñada para tener un determinado impacto en los receptores:
- Conocimiento del tema (el empleado recibe información)
- Comprensión (el empleado aprende más sobre los temas)
- Apoyo (el objetivo es ganar el apoyo del empleado)
- Participación (se invita al trabajador a realizar determinadas acciones)
- Compromiso (el empleado se convierte en un verdadero embajador del tema)
Para conseguir este resultado, hay que elegir los medios adecuados. Un breve artículo en el periódico interno siempre será menos convincente que un discurso de la dirección, especialmente si va seguido de una sesión de preguntas y respuestas. Por otro lado, la información sencilla y objetiva es mejor que sea breve y accesible de un vistazo.
Cuanto más interactivo sea un canal de comunicación, más promoverá el compromiso de los empleados. Por eso es importante tener una estrategia bien definida. Piensa en los mejores ángulos, formatos y canales para difundir todos los mensajes.
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Construir un abanico de canales de comunicación
En las grandes empresas, a menudo encontramos la siguiente organización:
- Una intranet que centraliza todas las publicaciones
- Una visualización (física y/o en pantalla) para que la información principal llegue a los empleados.
- Correos electrónicos (como noticias de última hora o cartas de la dirección)
- Mensajes de texto, para la difusión inmediata de información importante y breve
- Reuniones de equipo
- Un newsletter interno, publicado varias veces al año
- Un boletín de noticias, publicado con más frecuencia, para ofrecer las últimas novedades
- Actos internos regulares, con discursos de los directivos y también conversaciones simples con y entre los empleados, un verdadero canal informal.
Para una óptima difusión de los contenidos, es esencial crear vínculos y puentes entre estos canales.
Conclusión
Esperamos que ahora que conoces los distintos canales de comunicación interna puedas construir tu propia estrategia de acuerdo a tus necesidades. Cada canal destaca en diferentes tareas, y los mejores comunicadores internos saben cómo aprovechar varios canales a la vez para maximizar el compromiso y la eficacia de sus empleados.
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