Cómo lograr una cultura organizacional comunicativa aplicando Eneagrama

Hoy nuestra amiga Ana María Alfonso de Eneaunydos nos comparte un método muy particular que nos ayudará a lograr una mejor comunicación, y lograr así una mejor cultura dentro de nuestra empresa, el eneagrama.

La cultura organizacional se ha convertido en una cuestión fundamental para las instituciones que desean atraer a los mejores talentos, con el fin de unirlos en torno a una visión y unos valores comunes.

Conozcamos más sobre cómo el Eneagrama nos ayudará a crear esa armonía que tanto deseamos.

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¿Qué entendemos por comunicación? 

Analicemos la siguiente definición:

“La comunicación sostiene y anima la vida. Es motor y expresión de la actividad social y de la civilización (…). Es la fuente común de la cual se toman las ideas. Fortalece el sentimiento de pertenecer a una misma comunidad.” 

UNESCO, Un mundo, múltiples voces. Fondo de Cultura de México, México, 1980, pág. 19.

Categórica, ¿verdad? 

Esta definición refleja claramente la importancia vital de la comunicación en las organizaciones humanas. Se entiende como una dimensión que trasciende la mera transmisión de información. Implica pensarla como vinculación (poner en común, compartir, intercambiar), como experiencia (hábito que se vivencia y sostiene en el tiempo) y acción creativa (construye sentidos y motoriza la actividad social).

En las instituciones y empresas es clave la planificación de la comunicación organizacional. 

Al planificar, las acciones de comunicación cobran sentido: son dirigidas a objetivos claros a través de medios específicos. 

No estamos hablando entonces de una acción aislada: un evento, un correo electrónico, una reunión. Nos referimos a un plan global estratégico, donde se consideren todos los aspectos en los cuales la comunicación interna y externa puede potenciar y fortalecer el hacer institucional.

Al comprender la comunicación como una estrategia sostenida en el tiempo, es posible reducir el nivel de incertidumbre, anticipar conflictos y evitar riesgos innecesarios.

Encuentra aquí algunos consejos para mejorar la comunicación con los empleados.

La creación de una cultura comunicativa

Para que la comunicación en nuestra organización logre esta dimensión, debe formar parte de nuestra cultura organizacional. Debe inscribirse en las prácticas diarias. De otra manera, comienzan a aparecer problemas: falta de retención de personal, ineficiencias, desmotivación, malos entendidos, canales de comunicación informal inadecuados y la lista podría seguir.

¿Cuentas con una cultura laboral que ponga en verdadera relevancia a la comunicación? ¿Cómo lograr una cultura organizacional comunicativa?

Hoy hablaremos de una técnica apropiada para este objetivo: el Eneagrama como método.

¿Qué es el Eneagrama?

Por si acaso desconozcas, el Eneagrama es un método (del griego met=meta, odós=camino), es decir que la meta en sí misma es el camino.

En otras palabras, una técnica que nos ofrece indicadores acerca de las distintas vicisitudes que se van presentando, y nos ofrece las propuestas para establecer o restablecer la armonía en la comunicación de cualquier grupo humano. Esto permite encauzar de forma coherente y eficiente las energías individuales y grupales.  

Su aplicación en las organizaciones consiste en un proceso de diagnóstico que pone de manifiesto en forma consciente el estado de situación, y ofrece las estrategias más adecuadas en función de las disponibilidades: cómo dirigirlas mejor hacia los objetivos planteados.

¿Cómo se utiliza el Eneagrama en las empresas?

A través de una planilla de auto-identificación se relevan las fortalezas y debilidades de las personas y de los equipos de trabajo: cuáles son las capacidades predominantes, qué factores son motivadores, cuáles son los posibles conflictos que pueden generarse y cómo prevenirlos.

Si bien esta técnica puede aplicarse para diferentes objetivos en el ámbito de las organizaciones (tales como la formación de equipos de trabajo más armónicos, el desarrollo personal y grupal, el branding, marketing y el análisis y seguimiento de procesos de todo tipo), en esta oportunidad nos concentramos en el Eneagrama como herramienta de comunicación.

Las nueve estrategias para una cultura comunicativa

Hoy quiero compartirte las NUEVE estrategias fundamentales para una cultura organizacional comunicativa, según las energías que son propias de los nueve atributos que nos propone el eneagrama: 

1. Crea el “manifiesto” de la organización: será el principio ordenador para la comunicación. Consiste en un escrito donde se establece la misión de la organización: no sólo “qué hacemos”, sino para quién, para qué y por qué. Esta claridad en el propósito contribuye a organizarnos, a cohesionar las tareas y otorgarles sentido.
   
   Este manifiesto debe ser compartido en la inducción de cada nuevo integrante. Incluso podemos encuadrarlo para la oficina y mantenerlo siempre presente en los canales de comunicación interna, a fin de revisar periódicamente que seguimos alineados al mismo. Para la comunicación externa, permite atraer a los usuarios, ya que se identificarán con dicha misión.
2. Escucha a tu equipo. Aplica encuestas de employee engagement para los miembros de la organización, con el objetivo de evaluar el grado de satisfacción de los mismos.
   
   Una persona que participa, se compromete, es parte del equipo y no un mero individuo que ocupa un puesto de trabajo. Vale aclarar que involucrar a los miembros de una organización no implica que todos deban participar todo el tiempo; será cuestión de evaluar qué grado de participación requiere cada asunto.Escucha también a tu público objetivo. De la misma manera, es sumamente importante generar encuestas de satisfacción sobre los bienes y servicios que la organización ofrece a los clientes o usuarios.
3. Genera reuniones periódicas para comunicar el impacto que está teniendo el trabajo en los resultados: el valor de las acciones diarias, los logros alcanzados y los próximos proyectos a ejecutar. También puede ser una oportunidad para recordar y revisar el valor diferencial de la empresa. Esta estrategia impulsa enormemente la acción.
   
   El saber que nuestro trabajo contribuye directa o indirectamente a los fines de la organización nos hace sentir partícipes de la misión y el trabajo adquiere alto sentido.Así mismo, comunicar a los públicos externos los logros alcanzados y demostrar cómo se han hecho posibles, otorga a la empresa mayor visibilidad y prestigio.
4. Crea canales de comunicación interna innovadores, por ejemplo un portal digital, donde se compartan aspectos de la vida de cada una de las personas que forman los equipos de trabajo. Pueden aprovechar el espacio para organizar juegos que generen mayor conexión entre los empleados. Algunos ejemplos:
   – Compartir buenas experiencias propias del trabajo.– Compartir actividades extralaborales de los colaboradores (dedicados al arte, servicios comunitarios, etc.)

   – En cada cumpleaños, publicar un breve escrito para la persona homenajeada (sus habilidades, hobbies o intereses).

   – Aprovechar las efemérides: Felicitar a las madres o padres en su día; o, con motivo del día del niño, compartir fotos de cuando cada empleado era pequeño (¡pueden jugar a adivinar quién es quién!), etc.

   – Ofrecer concursos creativos para que participen los familiares de los empleados.

   – Organizar actividades extralaborales.

5. Actualiza al equipo de manera dinámica, enseñándoles videos o charlas que cuenten la realidad institucional. Genera reuniones sobre cómo se están desarrollando los procedimientos y actividades, con la posibilidad de plantear, si los hubiera, los principales problemas detectados. Importante: en este caso, quien plantea problemas debe aportar proyectos de soluciones a los mismos.Por otra parte, para comunicar la realidad externa a los empleados, puedes generar un portal que reúna noticias relativas al nicho de mercado, para mantener al equipo informado en las últimas novedades y tendencias.
6. Genera acciones de comunicación interna y externa para la fidelización de los públicos. Demuéstrales que son importantes para la empresa.A nivel interno, implementa acciones comunicativas que demuestren la valoración de cada integrante. Por ejemplo, puedes enviar un correo electrónico personalizado por el cumpleaños de cada miembro y algún obsequio como felicitación. De la misma manera puedes generar mailing para tus clientes recurrentes, y agradecerles su fidelidad con promociones, descuentos, beneficios, etc.
7. Establece momentos y espacios para la expresión informal y relajada, a través de juegos, actividades al aire libre, servicio de buffet, reuniones o fiestas, fomentando el compartir en actitud positiva. También puedes incorporar una plataforma de chat virtual informal exclusivo para los empleados.
8. Comunica y promueve las distintas formas de liderazgo. Alienta a personas y equipos a valorar sus diversas capacidades. Puedes organizar jornadas invitando especialistas en motivación y oratoria.
   
   Para los equipos de trabajo que estén a cargo de decisiones institucionales, puedes generar reuniones para tratar específicamente la resolución de desafíos o amenazas que pueda estar afrontando la empresa.
9. Establece canales de comunicación para la atención de problemas y reclamos, tanto internos como externos. Dedicar un momento determinado para la mediación de conflictos aporta alto grado de ecuanimidad, permite la armonía y la contención resolutiva.
   
   A nivel interno, se puede considerar contratar un servicio de mediación en caso de que sea necesario. A nivel externo, aplica estrategias para lidiar con los clientes insatisfechos. 

El cambio cultural es un proceso

Cabe acotar que un cambio cultural no puede efectuarse de una sola vez. Es importante habilitar una actitud flexible en base a las posibilidades. Los pasos pueden ser cortos: es mejor avanzar de a poco, que embarcarse en múltiples objetivos inalcanzables.

Además, debe considerarse el tiempo necesario para que las acciones que se diseñen se conviertan en verdaderos hábitos.

Ahora bien: es indispensable que cada paso se realice con decisión y compromiso, para lograr eficacia y dirección. La cultura laboral puede sin dudas definir el éxito de tu organización.

Tal vez no todas las estrategias descritas en esta nota puedan llevarse a cabo en tu organización, tampoco al mismo tiempo; ya sea por la situación que atraviese, la actividad o el tipo de empresa. Será cuestión de creatividad adaptarlas a su contexto específico y asertividad para aplicarlas en el momento oportuno. ¡Manos a la obra!