La comunicación interna y su impacto organizacional para lograr resultados

En la comunicación Interna de las empresas los empleados se convierten en los clientes internos, porque cumplen un rol doble, como emisores y receptores de la misma institución.      

La comunicación interna manejada acertadamente fomenta el trabajo asociado o cooperativo, potenciando el conocimiento de los empleados y su rendimiento, lo que se refleja en los resultados empresariales obtenidos.

¿Qué es la comunicación interna?

La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido. 

No olvidemos que las empresas son lo que son sus equipos humanos, por ello, motivar es mejorar los resultados.

El concepto anteriormente mencionado se potencia cuando se desarrolla al interior de la organización un Plan de Comunicación Interna que responde a las siguientes ocho preguntas.

1. ¿A quiénes debe impactar?
2. ¿Con quiénes se desarrolla?
3. ¿Dónde y cuándo se realiza? (tiempo y lugar)
4. ¿Con qué medios, se debe llevar a la práctica?
5. ¿Cuál debe ser su duración?
6. ¿Para qué se debe implementar?
7. ¿Qué formas de medición se pueden implementar?  
8. ¿Cuáles serán sus instrumentos, elementos o características?

Tipos de comunicación interna

Existen diferentes tipos de comunicación interna en una organización, cada uno con objetivos específicos y son importantes para el correcto funcionamiento de la misma. 

Es importante que se fomente una comunicación abierta y efectiva, ya que esto contribuye al bienestar laboral y al logro de los objetivos de la organización.

1. Comunicación ascendente: se refiere a la comunicación que va desde los empleados hasta los superiores jerárquicos. Es utilizada para transmitir información relevante, sugerencias, quejas, comentarios, entre otros. Es una forma importante de retroalimentación para los directivos de la organización, ya que les permite conocer las necesidades e inquietudes de los empleados.
2. Comunicación descendente: es la comunicación que va desde los superiores jerárquicos hacia los empleados. Se utiliza para transmitir objetivos, políticas, normas, planes de trabajo, entre otros. Este tipo de comunicación es importante para mantener a los empleados informados y motivados, además de garantizar la alineación de los objetivos y metas de la organización.
3. Comunicación horizontal: se refiere a la comunicación entre personas que tienen un nivel jerárquico similar en la organización. Es utilizada para coordinar tareas, compartir información, solucionar problemas, entre otros. Este tipo de comunicación es importante para el trabajo en equipo y la colaboración entre áreas y departamentos.
4. Comunicación diagonal: es la comunicación que se produce entre personas de diferentes áreas o departamentos, y que no tienen un nivel jerárquico similar. Es utilizada para coordinar proyectos, compartir información, resolver problemas que involucran a distintas áreas, entre otros. Este tipo de comunicación es fundamental para la integración y el trabajo colaborativo entre áreas y departamentos.
5. Comunicación informal: se refiere a la comunicación que se produce entre los empleados de manera no estructurada, como conversaciones informales en el área de trabajo, el almuerzo o en momentos de descanso. Aunque no es formal, es importante para la creación de relaciones interpersonales, el fomento del trabajo en equipo y el intercambio de conocimientos y experiencias.

Decálogo de la comunicación ascendente

Los empleados son determinantes en la cultura y el clima organizacional. El papel que desempeñan como pilares de la comunicación interna en las organizaciones, se resume en un decálogo de la comunicación ascendente:  

1. Los empleadores deben mantener un buen clima organizacional de felicidad a partir de motivar, empoderar a sus empleados y estimularlos por medio de la capacitación que contribuye al desempeño humano.      
2. Cada departamento se debe manejar como una empresa, con indicadores, metas y objetivos propios pero cohesionados con la misión, visión y principios institucionales.   
3. El compromiso, la capacitación y la retroalimentación de conceptos en las organizaciones, se debe incorporar a la comunicación interna, entre jefes y empleados como un método de evaluación y ajustes de resultados. Conoce las ventajas de hacer una evaluación del desempeño de empleados.
4. El valor y la importancia del capital humano en las organizaciones de acuerdo a sus actitudes y aptitudes para desarrollar las tareas propuestas interesante para de la compañía, las funciones de los empleados deben ser acordes a las habilidades que desempeñen de acuerdo a su cargo, funcionando como un equipo, de acuerdo con este concepto incluyente el papel de cada integrante de la empresa es esencial para lograr los resultados esperados.
5. El manejo de la información se ha convertido en una herramienta importante actualmente para las organizaciones, y  debe estar complementado con un programa de capacitación pensado en los empleados. 
6. En la época actual los Recursos Humanos y el trabajo en equipo están teniendo gran relevancia en las organizaciones, donde los líderes se deben convertir en un referente de su equipo de trabajo para guiarlo.
7. La calidad humana es fundamental en el proceso de elección que las empresas hacen de su equipo de trabajo, en cualquier cargo con un perfil específico.
8. La información se ha convertido en una materia prima que se complementa con el servicio al cliente y el crecimiento constante de las TICS.
9. Los jefes deben Identificar las fortalezas y debilidades de la organización a partir de un diagnóstico y el establecimiento de objetivos, que deben ser cumplidos por los empleados, después de un análisis de la situación, basándose en la confianza, el consenso y la corresponsabilidad al interior de la organización, que se refleje en los resultados.
10.  Los empleados se deben convertir en emprendedores que desarrollen sus características más relevantes a partir del empoderamiento a los empleados y su capacitación.

Herramientas de comunicación interna

Existen diversas herramientas de comunicación interna que pueden ser utilizadas por una empresa para mejorar la eficiencia y la efectividad de la comunicación entre los empleados y los equipos de trabajo. La elección de la herramienta adecuada dependerá de las necesidades y objetivos de la empresa en particular.

A continuación, se describen algunas de las herramientas de comunicación interna más comunes:

1. Correo electrónico: Permite enviar y recibir mensajes electrónicos de forma rápida y sencilla. Es útil para enviar información detallada, archivos adjuntos, convocar reuniones o enviar recordatorios.
2. Intranet: Es una plataforma interna de la empresa que se utiliza para compartir información, documentos, noticias y actualizaciones con todos los empleados. Puede incluir una sección de noticias, un foro de discusión, una biblioteca de documentos y un calendario de eventos.
3. Mensajería instantánea: Las herramientas de mensajería instantánea como Slack o Microsoft Teams, son útiles para la comunicación en tiempo real, permitiendo a los empleados comunicarse y colaborar en proyectos en tiempo real.
4. Redes sociales corporativas: Las redes sociales corporativas permiten a los empleados conectarse y colaborar con otros empleados en proyectos y tareas específicas.
5. Boletines informativos: Los boletines informativos internos permiten a la empresa comunicar noticias y actualizaciones a los empleados de forma regular. Pueden ser en formato impreso o electrónico.
6. Reuniones: Las reuniones son una herramienta esencial de comunicación interna, permitiendo a los equipos de trabajo discutir temas importantes, resolver problemas y tomar decisiones conjuntas. Las reuniones pueden ser en persona o virtuales, y pueden tener una variedad de formatos, como reuniones uno a uno, de equipo, de departamento o de toda la empresa.

Aquí otros canales de comunicación interna que puedes explorar.

¿Qué se necesita para crear un plan de comunicación interna?

Se deben tener en cuenta algunos elementos como punto de partida en la elaboración de un Plan Estratégico de Comunicación Interna (PECI), expuestos enseguida:

1. Contar con un departamento de comunicación
2. Tener acceso a los medios internos y externos
3. Tener competencia en la utilización de los medios
4. Considerar la comunicación como medio y no como finalidad
5. Conocer los recursos que se van a implementar en Comunicación Interna.
6. Conocer los problemas o preocupaciones a resolver a través del Plan de Comunicación.
7. Mejorar los recursos existentes en el área de comunicación de acuerdo a las necesidades empresariales y a las innovaciones tecnológicas.

Identidad institucional y su papel en la comunicación organizacional

Estos son algunos de los elementos que definen la identidad institucional o corporativa y su papel en la comunicación organizacional.

Con el propósito de entender el concepto de Identidad empresarial, iniciemos definiendo las dos palabras desde lo planteado por la Real Academia de la Lengua.     

La Identidad: Es el conjunto de rasgos propios de un individuo o una colectividad que los caracterizan o diferencian de los demás. En el entorno empresarial se cumplen claramente los aspectos enunciados. A continuación haremos referencia a los elementos que hacen parte de la identidad institucional que son los siguientes:

• Imagen institucional
• Los colores.   
• Los uniformes de los empleados.
• Las insignias, los escudos.  
• Los himnos.     
• La visión. 
• La misión.   
• Valores y Principios Organizacionales.    
• Los valores.   
• Los principios.  
• Los planes estratégicos de cada departamento.        

En otro sentido la identidad organizacional compuesta por distintivos institucionales deben estar relacionados con la comunicación interna y reflejarse en algunos elementos característicos.

* Como el logo.
* Los uniformes 
* El papel membrete.

Te recomiendo que leas: 5 Consejos para mejorar tu branding laboral.

 Conclusión

Es importante resaltar que la comunicación interna en las empresas debe fomentar el equilibrio emocional en sus empleados por medio de la motivación, el compañerismo, la solidaridad y el compromiso, que se complementé con una excelente gestión de grupo que facilite el crecimiento personal y colectivo generando un rendimiento constante y regular que permita la obtención de los resultados propuestos.  

También la comunicación, se puede convertir en un aliado que facilite los procesos de reingeniería que requiera la compañía a través de sus comunicados o boletines entre departamentos, haciendo aclaraciones sobre los cambios realizados de ser necesario, porque es positivo reorientar o reubicar a las personas en sus funciones y en sus cargos para maximizar su rendimiento y por consecuencia obtener mejores resultados empresariales.

En la comunicación interna, se evidencia la presencia de los clientes, que son influenciados por los mensajes emitidos institucionalmente, en este caso estamos haciendo referencia a los empleados, cuyos requerimientos o necesidades deben ser cubiertos por las directivas para mantener la empatía, la comunicación y espíritu solidario entre las distintas dependencias, evitando con ello una crisis de clima organizacional que entorpezca el normal funcionamiento de la empresa retrasando los procesos que se encuentren en ejecución o desarrollo.

Es importante señalar que el objetivo de la identidad empresarial, es comprometer y mantener enfocados a los empleados con el cumplimiento de los objetivos propuestos a través del trabajo en equipo, como ocurre en el reino animal con una manada de leones o de una colmena de abejas, todos trabajan buscando el objetivo de la supervivencia, donde cada miembro tiene una labor específica que cumplir.

Cada dependencia debe ser un eslabón, encargado de cumplir una labor o función específica en la estructura organizacional

Esta breve reflexión sobre comunicación interna, se reafirma en las palabras del escritor filósofo y administrador austriaco Peter Drucker, quien planteó que “En la empresa basada en la información, el conocimiento está en la parte baja de la pirámide jerárquica”, por lo que este tipo de comunicación resulta fundamental para el desarrollo del negocio.