Los datos explícitos son uno de los tipos esenciales de datos que puede recopilar y difundir para apoyar a tu organización. Y si los ubicas, podrás garantizar el éxito de tu empresa.
En este artículo abordaremos todo lo que necesitas saber sobre los datos explícitos, incluyendo qué son, cómo recopilarlos y almacenarlos, sus ventajas, estrategias y ejemplos.
¿Qué son los datos explícitos?
Los datos explícitos son información presentada deliberadamente y aceptada sin más, sin interpretación ni análisis. Incluyen los detalles facilitados, por ejemplo, en encuestas.
Los datos explícitos son información y datos fáciles de decir, escribir y compartir. Supongamos que has creado una nueva aplicación y has escrito instrucciones detalladas sobre cómo utilizarla. Esas instrucciones son tus datos explícitos. Este tipo de información debe ser más que eso.
A diferencia de los datos implícitos, que sólo pueden extraerse del examen de los datos explícitos, se trata de información facilitada voluntariamente.
Supongamos que, en una solicitud de registro en línea a una tienda, los datos explícitos sobre la residencia y el lugar de trabajo del solicitante pueden revelar información implícita sobre la tienda que es más probable que visite y las mejores horas para encontrarlos allí.
Consejos para el uso de datos explícitos
Los datos explícitos son información que puede organizarse, almacenarse, interpretarse y compartirse de forma útil. Esta información suele compartirse con otros a través de bases de datos, manuales, libros o vídeos que muestran cómo hacer algo.
El informe financiero de tu empresa, que muestra cuánto dinero gana y gasta, es un ejemplo porque otras personas pueden acceder a esta información, leerla y utilizarla.
Los datos explícitos pueden impulsar el crecimiento de tu organización o empresa, por lo que merece la pena capturarlos y almacenarlos. He aquí cómo hacerlo:
– Documenta tu trabajo con precisión:
Siempre que trabajes en algo nuevo, intenta escribir y recopilar datos explícitos vitales en forma de documentación o libros y mantenlos actualizados. Además, es recomendable que revises regularmente tu lista de documentación y completes cualquier vacío de información que encuentres. Por ejemplo:
- Pregunta por los vacíos de información y las actualizaciones a tu personal.
- Examina los comentarios de los consumidores para ver dónde necesitan información adicional.
- Evalúa el rendimiento de los equipos que puedan necesitar más información.
– Crea directrices de creación de contenidos explícitos:
Los datos explícitos son un recurso dinámico que cambia a medida que los empleados y los miembros del equipo afectan al desarrollo y la estructura de la empresa. A medida que tu organización crece, es vital contar con una estructura de producción y desarrollo de contenidos.
Sin una estructura seguida por todo el equipo de creación de contenidos, el personal escribiría en formatos y estilos diferentes, lo que dificultaría el flujo de trabajo. Necesitas un sistema de gestión del conocimiento que te ofrezca un control total sobre el formato y la organización para garantizar una documentación uniforme.
-Segmentación de la documentación de la base de datos:
Buscar un pequeño fragmento de información en la biblioteca de tu empresa puede convertirse en una tarea tediosa y poco entretenida cuando te enfrentas a un mar de datos y documentos. A medida que tu organización crece, la cantidad de documentación almacenada puede volverse enredada, lo que dificulta aún más la búsqueda de lo que tú o tu equipo necesitan.
Si la información correcta no está disponible cuando se necesita, es inútil para tu personal y tus clientes. La solución es segmentar y categorizar adecuadamente toda una base de datos desde el principio.
Importancia de registrar datos explícitos
Ahora que lo hemos definido, es posible que te preguntse por qué debes recopilar y compartir datos explícitos. He aquí las principales causas:
-Crear una base de conocimientos de los empleados.
Crear una base de datos interna con la información de la empresa, los productos y los servicios y hacerla accesible a los empleados puede ayudar a tu empresa de muchas maneras. El personal existente puede perfeccionar sus conocimientos y habilidades mientras forma al nuevo.
Cuando tu organización dispone de documentación interna de datos, es fácil conocer su estado, nuevos proyectos, etc. También tendrán acceso a la información y los recursos necesarios para tomar decisiones más rápidas e inteligentes para la empresa.
-Mejora el servicio al cliente y la comunicación.
Documentar los datos explícitos de tu empresa mejora la comunicación entre los empleados, ya que todos pueden ver, leer y comprender la misma información.
También ayuda a tu personal de apoyo a proporcionar una mejor atención al cliente, ya que pueden acceder a todos los hechos y datos sin preguntar. Pueden comunicar claramente lo que hay que hacer o arreglar.
-Aumenta la credibilidad y evita errores.
Cuando el objetivo de una comunicación es clara, y escribes tus políticas y procedimientos como datos explícitos, es menos probable que tus empleados cometan errores. Al realizar una tarea o ayudar a un cliente, los empleados pueden consultar la documentación existente para seguir los procedimientos adecuados y hacer su trabajo correctamente.
-Controla fácilmente el progreso y evita duplicidades.
Asegúrate de organizar de manera efectiva los datos explícitos en la base de información de tu empresa, bajo tu marca, para mantener un seguimiento adecuado de los diferentes proyectos y responsabilidades. Esto permitirá documentar y reutilizar las soluciones de la organización de manera eficiente.
En lugar de enfrentarse a dificultades similares desde cero, los empleados pueden aprender de los éxitos de los demás. Esta comprensión permite asegurar que ningún miembro del equipo repita información o hechos que ya han sido documentados. Como resultado, se ahorrará tiempo al evitar tener que rehacer el trabajo.
-Evita la pérdida de datos de la empresa.
¿Cómo puede el almacenamiento de datos explícitos ayudar a tu organización a evitar la pérdida de información? Si un miembro de tu equipo se marcha, puedes crear una pérdida de datos, sobre todo si era el único que sabía manejar un aspecto crucial de tu empresa. Si documentan los datos valiosos, puedes asegurarte de que eso no ocurra y de que nadie pueda copiarlos.
-Mejorar productos y procedimientos.
Los datos explícitos te permiten crear métodos y procedimientos estandarizados que ayudan a tu organización a sobresalir. Simplemente captura, guarda, organiza y comparte el conocimiento común de tu empresa.
Puedes utilizarlo para producir nuevas ideas y mejorar tu negocio, garantizando un crecimiento exponencial.
Estrategias de gestión de datos explícitos
Documentar y maximizar los datos explícitos es complicado. Este reto exige planificación, estrategia y un sistema de gestión de datos fiable, ya que permite a tu organización utilizar sus conocimientos y alcanzar el éxito financiero.
Establece objetivos claros de captura y transferencia de datos.
Debes definir objetivos claros para capturar y transferir los datos explícitos de tu trabajo. Es esencial determinar cuándo y cómo tu organización pierde experiencia y qué información necesita tu personal. A partir de estas teorías, crea objetivos a corto y largo plazo.
Cubre rápidamente la falta de información.
A continuación, haz un seguimiento de la pérdida de información en la base de datos y de los documentos que necesitan actualizarse. Vea qué temas faltan o cómo puede mejorarse. Pregunta a tus empleados qué conocimientos quieren documentar. Examina tus procedimientos para identificar qué tareas deben registrarse.
Elige una herramienta para recopilar y compartir datos explícitos.
Supongamos que no dispone de las herramientas y soluciones necesarias para recopilar tus datos y mostrarlos de forma atractiva. En ese caso, no podrás gestionar tus datos explícitos. Dado que un sistema de gestión de datos es esencial para tu plan, necesitas una herramienta que te ayude a gestionar los datos de forma centralizada al tiempo que permite a los colaboradores acceder al sistema.
Checa estas herramientas de gestión de datos que te pueden ser de utilidad.
Recopilar comentarios mediante análisis
Diseña la documentación del sitio web y evalúa su éxito con análisis e informes exhaustivos. Pregunta a los consumidores, visitantes del sitio web o compañeros de equipo si encuentran información valiosa y fácil de entender.
Conclusión
Los consumidores que envían activamente la información son datos explícitos. Los nombres, el sexo, las direcciones de correo electrónico y los domicilios particulares suelen facilitarse tras la primera transacción de un cliente o al suscribirse a un boletín u otra información en línea.
A partir de estos datos, las empresas pueden ajustar la configuración para ofrecer opciones que probablemente atraigan a los compradores.
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