Las encuestas telefónicas es un método para recopilar información de la población en general, o de una grupo específico. Para ello se utilizan los números telefónicos para contactar a los participantes y hacerles las preguntas correspondientes.
La investigación de mercado es una parte importante de la estrategia de marketing de una empresa, pues nos permite llegar a nuevos clientes y responder a las necesidades del mercado objetivo.
Las encuestas telefónicas generalmente se utilizan cuando existe la necesidad de recopilar información a través de encuestas de opinión. Realizar una investigación por teléfono también es un método popular para recopilar información vital del mercado. Sin embargo, la respuesta del público a las encuestas telefónicas se ha vuelto cada vez más negativa debido al aumento de llamadas molestas.
¿Cómo hacer encuestas telefónicas?
Muchas pequeñas empresas utilizan encuestas telefónicas para obtener retroalimentación sobre la satisfacción del cliente sobre las funciones de un producto o el servicio, o incluso la probabilidad de que un cliente compre un nuevo producto.
Las empresas también realizan encuestas telefónicas con personas que no son clientes o que podrían comprar sus productos. Para poder llevar a cabo este proceso se siguen los siguientes pasos:
- Identifica la información que necesitas recabar. Para ello reúnete con gerentes de otros departamentos para saber qué tipo de información les gustaría obtener de la encuesta telefónica. Toma notas y también agrega preguntas que te gustaría formular.
- Obtén una lista de los clientes actuales de la base de datos de la compañía. Utiliza tu lista de clientes o haz uso de un directorio telefónico si vas hablar con personas que no son tus clientes. Combina ambas listas si deseas representar tanto a los clientes como a los que no lo son.
- Redacta las preguntas de tu encuesta. Incluye las preguntas de encuesta que tú y tus gerentes quieren formular. Utiliza principalmente preguntas cerradas, de preferencia que estén en formato de opción múltiple. Incluye un par de preguntas abiertas que le permitan a los participantes dar una respuesta más amplia.
- Crea un borrador de tu encuesta. Proporciona a todos los gerentes un borrador del cuestionario antes de comenzar las encuestas. Asegurate de que todos estén satisfechos con las preguntas.
- Contrata personal para realizar las llamadas. Puedes contratar personal especializado o pedirle ayuda a algunos de tus empleados. Sigue las instrucciones al hacer las llamadas para poder obtener las respuestas que realmente necesitas.
- Selecciona tus llamadas al azar. Por ejemplo, llama a cada tercera persona en la lista. Realiza al menos 300 encuestas telefónicas, ya que esto generalmente te proporcionará resultados más confiables.
- Centraliza la información para su análisis. Finalmente debes vaciar toda la información en un centro de control o herramienta que te permita un correcto análisis de toda la información recolectada, puede ser una hoja de cálculo un plataformas especializadas como QuestionPro.
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Consejos para la realización de encuestas telefónicas
Lo primero que debes hacer es calcular el número exacto de encuestas a realizar. Puedes utilizar una calculadora de muestra para determinar el tamaño de la muestra que vas a necesitar. Recuerda que una muestra confiable significa que los resultados de la encuesta son representativos de la población.
No hagas que los empleados llamen a los clientes sin antes explicarles sobre la importancia de cada una de las preguntas. Es importante que las personas que van a realizar las encuestas telefónicas entiendan el propósito de cada una de las preguntas, conozcan del tema y tengan la información necesaria por si hay dudas por parte de los participantes.
Al ser un método invasivo en el espacio y horario personal de las personas intenta recompensarlos dando un incentivo final por su colaboración en tu estudio, esto ayudará a que participen con una mejor disposición.
Ventajas y desventajas de las encuestas telefónicas
Cualquier empresa que esté considerando realizar una investigación de mercado telefónica debe tomar en cuenta las siguientes ventajas y desventajas de este método.
Ventajas
- Es uno de los métodos más rápidos y fáciles para el negocio y el encuestado.
- Tu empresa no tendrá que preocuparse por los gastos de transporte para ir a ir a realizar encuestas en papel o los relacionados a la organización de un focus group.
- Es fácil dirigirse a un sector particular del público. Los investigadores de mercado pueden beneficiarse de realizar una encuesta telefónica debido a la accesibilidad a gran escala asociada con ella. La mayoría de la población tiene un teléfono en su hogar. Las personas que no tienen acceso a Internet, como las que viven en áreas remotas, pueden convertirse en encuestados mediante sus teléfonos.
- Las encuestas telefónicas son uno de los métodos de investigación de mercado más personales. Los participantes son más propensas a responder de manera positiva cuando hablan con una persona a quien le puedan consultar cualquier cosa de la que no esté seguro.
- La calidad de la información recopilada por teléfono será buena si el encuestador está capacitado y guíe al encuestado a través de la encuesta.
- Las entrevistas telefónicas se graban, lo que significa que el analista tiene la oportunidad de observar y analizar el comportamiento o la actitud de los encuestados hacia cuestiones específicas.
- El enfoque de encuesta telefónica proporciona tal vez el nivel más alto de anonimato para los encuestados que desean mantener sus opiniones confidenciales. Las encuestas anónimas facilitan la precisión en las respuestas, especialmente en temas controversiales.
Desventajas
- Las llamadas de investigación de mercado muchas veces se confunden con llamadas de ventas, y los clientes se pueden molestar y decidir no contestar la encuesta.
- Las preguntas deben expresarse de una manera breve y simple si se formulan por teléfono. De lo contrario, los encuestados podrían no comprender la pregunta y, en consecuencia, podrían no responder adecuadamente.
- El momento de las llamadas es crucial. Si las empresas llaman en un momento inapropiado, es más probable que perturben la rutina del encuestado, por lo que estarán menos dispuestas a participar en la encuesta.
- Debido a que las encuesta telefónicas pueden interrumpir el tiempo personal de los encuestados, las encuestas telefónicas deben realizarse en no más de 15 minutos. Esto requiere una sola pregunta abierta que necesite una respuesta larga para introducir algunas preguntas cerradas.
- Las empresas tienen un límite de tiempo al realizar encuestas telefónicas. Si hay muchas preguntas, el cliente potencial puede desesperarse y terminar la conversación. En cambio si realizas una encuesta online por correo electrónico, los usuarios pueden responder las preguntas cuando quieran.
¿Cómo hacer encuestas telefónicas utilizando QuestionPro?
QuestionPro es un software para encuestas que permite a los usuarios crear encuestas en tan solo un par de clics gracias a su interfaz intuitiva y a las cientos de plantillas para encuestas disponibles en su biblioteca y más que una plataforma para crear encuestas, también es un centro de recolección y administración de datos que puede ser tu aliado en la realización de encuestas telefónicas.
La manera más fácil de recopilar y analizar los datos que vayas a recolectar por teléfono es hacer que el «entrevistador» llene una encuesta varias veces con el nombre y datos del usuario que está siendo entrevistado.
Para ello, deberá utilizar nuestra función de seguridad «Desactivar la URL de comprobación duplicada», ahora el «encuestador» podrá ir llenando la encuesta marcando varias veces (una para cada entrevista) las respuestas brindadas para registrar las respuestas que el usuario brinde por teléfono.
Gracias a esto podrás establecer cuotas por cada encuestado o preguntas, llevar registro exacto de fecha y horario en que se recolectaron la respuesta y por supuesto, analizar la data de manera automática gracias a nuestros tableros en donde toda la información recolectada se ve reflejada en una atractiva infografía.
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