Conocer el estatus de email puede ayudarte a determinar qué medidas deben tomar para tus estrategias de email marketing y encuestas por correo electrónico, con la finalidad de mejorar la experiencia de los participantes, aumentar la tasa de respuesta y obtener la mayor cantidad de datos valiosos.
Por ello, en este artículo te mostraremos los diferentes estatus de email que existen y algunas recomendaciones que puedes implementar en cada uno para mejorar tu estrategia de distribución de encuestas.
¿Qué es el estatus de email?
El estatus de email es una métrica que indica qué ha pasado con los correos electrónicos que envía una empresa y en qué punto se encuentran y pueden evolucionar.
Al realizar un seguimiento del estado de sus correos electrónicos, el remitente puede ver quién abrió sus correos electrónicos y cuándo. Con el tiempo, esto puede mostrarle quiénes son los más activos en su lista de emails y qué contenido fomenta un mayor compromiso (engagement).
Conocer los diferentes estatus de email es importante porque puede ayudar a las personas y organizaciones a gestionar mejor su comunicación por correo electrónico.
Si envías un cuestionario por email, es importante conocer en qué estatus se encuentra tu correo para poder tomar acciones de seguimiento y garantizar una buena tasa de respuestas.
Ser consciente de los diferentes estatus de email también puede ayudar a las empresas a realizar un mejor seguimiento del progreso de sus campañas de email marketing.
Además, comprender los diferentes estatus de email puede ayudar a las personas a utilizar mejor las funciones del correo electrónico, como los filtros y las etiquetas. Al categorizar los correos electrónicos en función de su estado, las personas pueden localizar y organizar fácilmente su comunicación por correo electrónico.
En general, conocer los diferentes estatus de email puede mejorar tu gestión, priorización, seguimiento y organización, haciendo que la comunicación por correo electrónico sea más eficaz y eficiente.
Importancia del estatus de email para el envío de encuestas
Conocer el estatus de email es especialmente importante para una estrategia de encuestas por correo electrónico, donde el objetivo es recopilar información de las personas a través de una serie de preguntas.
Aquí, identificar el estatus del email puede ayudar a los investigadores a gestionar mejor su comunicación por correo electrónico con los encuestados.
Por ejemplo, si se ha enviado un correo electrónico pero no se ha recibido, es posible que el investigador o responsable técnico del proyecto deba administrar y gestionar la lista de correos electrónicos para depurar los contactos que no existan o no permitan enviar la encuesta.
Del mismo modo, si un correo electrónico ha sido recibido pero no ha sido abierto o leído, se puede tener que enviar un correo electrónico recordatorio con un mejor asunto para despertar un mayor interés del participante.
Por otro lado, si un correo electrónico ha sido leído pero el encuestado aún no ha completado la encuesta, el investigador puede necesitar enviar un correo electrónico de seguimiento para incentivar a participar en la encuesta o proporcionar información adicional.
Comprender los diferentes estados del correo electrónico también puede ayudar a los investigadores a realizar un mejor seguimiento del progreso de la estrategia y a identificar áreas de mejora.
En general, comprender los diferentes estatus de email es fundamental para garantizar una tasa de respuestas exitosa.
¿Qué estatus de email existen?
El método de distribución de encuestas puede tener diferentes estados dependiendo de su estado actual o posición dentro del proceso de comunicación. Algunos de los estados más comunes son: borrador, enviado, recibido, leído, respondido y reenviado.
A continuación te describiremos los diferentes estatus de email a detalle:
Borrador
Un borrador es un mensaje que todavía se está redactando y no se ha enviado. Este estado permite al remitente hacer cambios y ediciones antes de finalizar y enviar el correo electrónico.
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Enviado
Una vez enviado, el mensaje pasa al estado enviado, en el que el correo electrónico ha sido recibido en los servidores del proveedor de correo electrónico y está a la espera de ser procesado.
En este punto, el correo electrónico se ha entregado en la bandeja de entrada del destinatario, pero puede que aún no se haya abierto o leído.
Entregado
En este estatus de email, el correo ha sido enviado al buzón del cliente, es decir, ha sido aceptado exitosamente por el servidor del destinatario. Esto indica que el destinatario ha recibido el correo, pero puede que aún no lo haya leído.
El número de emails entregados coincide con el número total de emails enviados menos los errores de entrega (aquellos que han sido rebotados o bloqueados). Por lo tanto, la calidad de tu lista de contactos es la clave aquí.
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Rebotado
El email llega a este estatus cuando, una vez enviado, el servidor de correo del destinatario devuelve un código especificando que el email no ha podido ser entregado.
Leído
Cuando el destinatario lee el correo electrónico, pasa al estado leído. Esto indica que el destinatario ha abierto y leído el mensaje.
Aquí entra en juego la métrica de tasa de apertura, que es el porcentaje de «aperturas» únicas sobre el número total de correos electrónicos entregados.
Con plataformas como QuestionPro CX puedes rastrear la tasa de apertura de tus emails para garantizar la entrega del mensaje.
Hizo click
En este estatus de email, el destinatario hizo clic en un enlace del correo electrónico. El porcentaje de clics corresponde a los correos electrónicos entregados correctamente con al menos un clic (excluidos los clics en los que se produce una cancelación de la suscripción).
Respuesta
Si el destinatario decide responder al mensaje, éste pasa al estado de respuesta. Esto indica que el destinatario ha enviado una respuesta al remitente original.
SPAM
Los destinatarios siempre pueden denunciar un correo electrónico no solicitado como SPAM. El servidor de correo del destinatario envía entonces dicha información a su proveedor para que deje de entregar correo electrónico a ese destinatario.
Si no quieres que tu campaña llegue a este estatus de email, te recomendamos seguir las mejores prácticas de envío de correos electrónicos.
Reenviado
Si el destinatario decide reenviar el correo electrónico a otra persona, pasa al estado reenviado. Esto indica que el correo ha sido enviado a un nuevo destinatario que no estaba incluido en el correo original.
Cancelación de la suscripción
Este estatus de email ocurre cuando los destinatarios han hecho clic en un enlace de cancelación de la suscripción por correo electrónico, lo que implica que ya no recibirá más mensajes de tu remitente.
Si bien esto puede repercutir en tu tasa de respuestas, puede resultar útil para limpiar tu base de datos y quedarte con las personas que estén más entusiasmadas con tus contenidos o investigaciones.
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Estatus de email en QuestionPro
Desde la plataforma QuestionPro puedes encontrar detalles del estado actual del correo electrónico para el envío de tus encuestas, los cuales son:
- En cola: Aquí se encuentran los correos electrónicos que están en espera de ser enviados.
- Enviados: Aquí están aquellos que ya lograron enviarse y están a espera de ser vistos.
- Vistos: En este estatus de email están los correos en los que los encuestados han iniciado su encuesta.
- Completados: Correos en los que los destinatarios ya completaron la encuesta.
- Rebotado: Aquí están aquellos que no se pudieron enviar debido a que las direcciones de correo electrónico eran incorrectas.
- Sin suscribir: Direcciones de correo electrónico que se han cancelado.
- Participación pendiente: Direcciones de correo de los encuestados que no hicieron clic en la URL de la encuesta.
Consejos para realizar en cada estatus del email
Una estrategia eficaz para enviar encuestas por correo electrónico requiere una gestión cuidadosa de los diferentes estatus de email. A continuación se sugieren algunas acciones a realizar para cada uno de los diferentes estados del correo electrónico:
- Borrador: Si un correo electrónico se encuentra en estado borrador, significa que aún no se ha enviado. En esta fase, debes revisar el contenido y el asunto del mensaje para asegurarte de que son claros, concisos y atractivos. También debes volver a comprobar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios y cualquier otra configuración, como el plazo de entrega.
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- Enviado: Cuando se ha enviado un correo electrónico, es el momento de controlar su estado de entrega. Puedes utilizar herramientas de seguimiento de correo electrónico para ver si el mensaje se ha entregado correctamente, si se ha abierto o si se ha hecho clic en él. Si el mensaje no se ha entregado, puedes intentar ponerte en contacto con el destinatario o comprobar si hay algún error en la dirección de correo electrónico.
- Recibido: Si el destinatario aún no lo ha abierto, puedes enviarle un correo de seguimiento o un recordatorio de la encuesta. Si muchos encuestados no abren o no leen el correo electrónico de la encuesta, es posible que se deba ajustar la línea de asunto o el contenido del correo electrónico para hacerlo más atractivo.
- Leído: Si el destinatario ha abierto y leído el correo electrónico, puedes utilizar herramientas de seguimiento de correo electrónico para ver si ha hecho clic en algún enlace o ha respondido a la encuesta. Si no lo han hecho, puedes enviar un correo electrónico de seguimiento para animarles a participar en la encuesta..
- Respondido: Si el destinatario ha respondido la encuesta, puedes enviar un correo electrónico de agradecimiento para acusar recibo de su respuesta. Aquí, plataformas como QuestionPro te permiten enviar una notificación por correo electrónico para cada encuesta completada, lo que te facilitará el trabajo de forma exponencial.
- Reenviado: Si el destinatario ha reenviado el correo electrónico a otra persona, puedes utilizar las herramientas de seguimiento de correo electrónico para ver quién es el nuevo destinatario. Si el nuevo destinatario no forma parte de su público objetivo, puede considerar la posibilidad de ponerse en contacto con él y pedirle que se dé de baja de la encuesta.
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Conclusión
En general, comprender los diferentes estados de un correo electrónico puede ser útil para gestionar y hacer un seguimiento de la comunicación y las encuestas por correo electrónico.
Para que una estrategia de encuestas por correo electrónico tenga éxito es necesario realizar un seguimiento minucioso de los diferentes estados de un correo electrónico. Si tomas las medidas adecuadas para cada estado, podrás mejorar la tasa de respuesta de tus encuestas.
Actualmente, empresas reconocidas a nivel global utilizan QuestionPro para la creación, distribución y análisis de encuestas.
Por ejemplo, para el Gerente Regional de Data Processing de Dichter & Neira, uno de los mejores aspectos de QuestionPro es el módulo de envíos de correos debido a que brinda un mayor control de los contactos.
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