Contar con una buena estructura organizacional es uno de los factores más importantes para que tus colaboradores conozcan cuál es su papel en la empresa y puedan dar todo su potencial para lograr las metas planteadas.
En este artículo te presentaremos en qué consiste, qué tipos existen y cuáles son los beneficios de implementarla correctamente en tu empresa.
¿Qué es una estructura organizacional?
La estructura organizacional es el sistema mediante el cuál se ordenan y dirigen los diferentes componentes de una organización para alcanzar los objetivos propuestos. Este sistema puede incluir normas, funciones y responsabilidades.
Al alinear y relacionar las partes de una organización, la estructura organizacional permite que los grupos trabajen juntos dentro de sus funciones individuales y determina cómo fluye la información entre los niveles de la empresa para que esta pueda alcanzar su máximo rendimiento.
La estructura organizacional elegida influye en el éxito de una organización a la hora de llevar a cabo su estrategia y objetivos.
Elementos de una estructura organizacional
Los elementos forman la base de la estructura organizacional y son esenciales para el desarrollo organizacional exitoso. Una estructura bien diseñada puede mejorar la comunicación, la toma de decisiones y la eficiencia general de una organización.
Estos son los elementos de la estructura organizacional que debes considerar:
- Departamentos y unidades funcionales: Los departamentos representan divisiones específicas dentro de la organización, cada uno con su propia área de responsabilidad. Pueden incluir ventas, marketing, recursos humanos, finanzas, producción, entre otros.
- Jerarquía organizativa: La jerarquía define la estructura de autoridad y responsabilidad en la organización. Esto incluye niveles como la alta dirección, la gerencia intermedia y los empleados de nivel operativo.
- Órganos de Dirección: Estos son los grupos o individuos encargados de tomar decisiones estratégicas y supervisar el funcionamiento general de la organización. Incluyen la junta directiva y la alta dirección.
- Cadena de mando: La cadena de mando es la línea de autoridad que fluye desde la alta dirección hacia abajo en la organización. Establece quién reporta a quién y cómo se toman las decisiones.
- Roles y responsabilidades: Cada puesto de trabajo tiene roles y responsabilidades específicas que se deben cumplir. Definir estos roles es fundamental para la claridad y la eficiencia en la organización.
- Comunicación interna: La estructura define cómo fluye la comunicación dentro de la organización. Puede ser de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba o bidireccional, dependiendo de la cultura y las necesidades organizativas.
- Normas y procedimientos: Establece las reglas y procedimientos que guían el comportamiento y las operaciones dentro de la organización. Esto incluye políticas de recursos humanos, políticas de calidad y más.
- Cultura organizacional: La estructura influye en la cultura de la organización. Define los valores, las creencias y las normas compartidas por los empleados.
- Estrategia organizacional: La estructura debe estar alineada con la estrategia de la organización. Debe apoyar los objetivos y la misión de la empresa.
- Flexibilidad: En un entorno empresarial en constante cambio, la estructura debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a nuevas oportunidades y desafíos.
- Capacidad de escalabilidad: Debe permitir el crecimiento de la organización sin perder eficiencia ni efectividad.
- Evaluación y mejora continua: La estructura debe ser objeto de revisión y mejora constante para garantizar su eficacia y eficiencia.
Ventajas de una estructura organizacional
A continuación te presentaremos 5 beneficios de definir la estructura organizacional de tu empresa de forma clara y compartirla entre todos los miembros del equipo:
1. Toma de decisiones más eficiente
Las estructuras organizacionales pueden diseñarse para promover el flujo de información, desde las operaciones de primera línea hasta los directivos responsables de la toma de decisiones empresariales.
El flujo de información resultante de una estructura organizacional puede utilizarse para promover una toma de decisiones más rápida y eficiente.
Cuando los distintos equipos de trabajo son capaces de comunicarse más eficazmente, la comunicación organizacional de la empresa también se verá afectada positivamente. Esto conducirá a una toma de decisiones más rápida y eficiente.
2. Operar múltiples ubicaciones de la empresa
Contar con una estructura definida ayuda a los propietarios de empresas a crear una cadena de gestión organizacional para garantizar que todas las ubicaciones de la empresa funcionen de acuerdo con los procedimientos estándar de la compañía.
Contar con una estructura organizacional ayuda a garantizar que todos los establecimientos de la empresa funcionen de forma similar y se rijan por los mismos procedimientos, sobre todo para aquellos que tienen dinámicas de trabajo remoto o work from anywhere.
3. Mejora de la eficiencia operativa
Las estructuras organizacionales ayudan a delimitar las tareas de los empleados y a las personas responsables de supervisar su correcta implementación.
Al dividir a la empresa en varios equipos o ramas, se garantiza que todas las tareas y responsabilidades específicas de esas divisiones se cumplan más fácilmente. Cuando un empleado sabe en qué debe trabajar, es capaz de actuar con rapidez y eficacia.
Las estructuras organizacionales también pueden crearse con cierta flexibilidad para añadir nuevos departamentos o empleados con el fin de no sobrecargar a un solo directivo de la empresa, así como para evitar los silos organizacionales.
4. Mayor rendimiento de los empleados
Cuando a un empleado se le delegan ciertas tareas y responsabilidades de forma clara, es capaz de rendir bien en su trabajo.
Una estructura organizacional proporciona a los colaboradores la orientación que necesitan para rendir al máximo cada día, y esta mejora en el rendimiento también puede conducir a un aumento de la moral y la satisfacción de los empleados.
5. Elimina la duplicación del trabajo
Cuando los empleados se dividen en equipos según sus habilidades y conocimientos, se elimina el riesgo de que se solapen las tareas.
Por ejemplo, si se asigna un proyecto a un equipo, los otros equipos saben que no es su responsabilidad asumirlo porque también tienen sus propias tareas definidas.
Importancia de la estructura organizacional
Establecer una estructura organizacional es un paso esencial en la conformación de toda empresa.
La estructura no sólo define la jerarquía de una empresa, sino que también permite diseñar la estructura salarial de sus empleados.
Al establecer la estructura organizacional, la empresa puede decidir los grados y rangos salariales de cada puesto y separar a los empleados y las funciones en diferentes departamentos, para que se puedan realizar sus diferentes operaciones a la vez sin problemas.
En la conformación de una estructura organizacional la empresa debe identificar los resultados que la nueva estructura o proceso debe producir, incluyendo:
Los trabajos esenciales, los requisitos de las funciones existentes, funciones nuevas o modificaciones necesarias, parámetros clave, responsabilidades, flujos de información críticos y la autoridad en la toma de decisiones por nivel de organización.
Diferencia entre estructura organizacional y diseño organizacional
El diseño organizacional es el proceso de planificación estratégica y configuración de una organización en términos de sus objetivos y recursos, mientras que la estructura organizacional se refiere a cómo se organizan y dividen las tareas y las personas dentro de esa organización para alcanzar esos objetivos.
El diseño precede a la estructura, ya que implica la toma de decisiones estratégicas que luego se implementan a través de la estructura organizacional.
| Diseño organizacional | Estructura organizacional |
|---|---|
| Proceso de planificación y configuración de la organización | Forma en que se organizan y dividen las tareas y las personas |
| Involucra la toma de decisiones estratégicas y la planificación de objetivos y estrategias | Define la jerarquía, los departamentos y las relaciones de supervisión |
| Determina la distribución de responsabilidades, autoridad y recursos | Establece la disposición y las conexiones entre las partes de la organización |
| Se enfoca en la eficiencia y logro de los objetivos organizacionales | Define las relaciones formales de autoridad y comunicación |
5 tipos de estructuras organizacionales
Existen diferentes tipos de estructuras organizacionales, como son:
1. Estructura organizacional funcional
La estructura funcional divide el trabajo y los empleados por especialización. Es una estructura jerárquica, normalmente integrada verticalmente que divide una empresa en función de la especialización de su plantilla.
En las estructuras funcionales, los empleados dependen directamente de los directivos de sus áreas funcionales, que a su vez dependen de un director de la organización. La dirección desde arriba debe coordinar centralmente los departamentos especializados.
Aquí tienes un ejemplo de una estructura organizacional funcional:
En esta estructura organizacional funcional, se puede observar lo siguiente:
- El CEO (Director Ejecutivo) está en la cima de la jerarquía y tiene autoridad sobre toda la organización.
- El Vicepresidente de Producción es responsable de supervisar las operaciones de producción y tiene varios departamentos a su cargo.
- El Departamento de Producción se encarga de llevar a cabo las operaciones de fabricación, con un equipo de Operaciones encargado de la producción y un equipo de Control de Calidad para garantizar los estándares de calidad.
- El Departamento de Ingeniería se encarga del diseño de productos y desarrollo de procesos, con equipos dedicados a cada una de estas áreas.
- El Departamento de Logística se ocupa de la gestión de compras y la distribución de los productos fabricados, con equipos especializados en cada una de estas funciones.
2. Estructura divisional o multidivisional
Una estructura divisional suele dividir el trabajo y los empleados por la producción, aunque una estructura divisional podría estar dividida por otra variable como el mercado o la región.
Una empresa que utiliza este método estructura su equipo directivo en función de los productos, proyectos o filiales que gestiona. Este tipo de estructura es útil cuando la base de productos se amplía en cantidad o complejidad.
En esta estructura organizacional divisional o multidivisional, se puede observar lo siguiente:
- El CEO (Director Ejecutivo) está en la cima de la jerarquía y tiene autoridad sobre toda la organización.
- El Vicepresidente Ejecutivo de Operaciones es responsable de supervisar las operaciones generales de la empresa y tiene varias divisiones a su cargo.
- Cada división se enfoca en un área de negocio específica, como Electrónica, Moda y Servicios.
- Cada división tiene sus propios departamentos funcionales, como Investigación y Desarrollo, Producción, Ventas, Diseño, Fabricación, Marketing, Consultoría y Soporte Técnico.
- Algunos departamentos, como el Departamento de Ventas, pueden existir en múltiples divisiones para garantizar una gestión específica del área de negocio.
3. Estructura matriz
Una estructura matriz combina las estructuras funcional y divisional para crear una situación de doble mando.
Esta estructura divide a los empleados en diferentes divisiones o departamentos. En una estructura matriz, un empleado depende de dos directivos que son responsables conjuntamente del rendimiento del empleado.
Normalmente, uno de los directivos trabaja en una función administrativa, como las finanzas, los recursos humanos, la tecnología de la información, las ventas o el marketing, y el otro trabaja en una unidad de negocio relacionada con un producto, un servicio, un cliente o una zona geográfica.
Este es un ejemplo de estructura organizacional tipo matriz:
En esta estructura organizacional tipo matriz, se puede observar lo siguiente:
- El CEO (Director Ejecutivo) está en la cima de la jerarquía y tiene autoridad sobre toda la organización.
- Se tienen departamentos funcionales, como Marketing, Desarrollo de Productos, Operaciones y Finanzas.
- Dentro de cada departamento funcional, se crean divisiones específicas según las diferentes áreas o productos de la empresa.
- Cada división tiene sus propios equipos de trabajo que se enfocan en sus respectivas áreas o productos.
- Los miembros de los equipos de trabajo reportan tanto a los gerentes de sus divisiones (estructura divisional) como a los gerentes de sus departamentos funcionales correspondientes (estructura funcional). Esto crea una situación de doble mando, donde los empleados tienen responsabilidades y rendición de cuentas en ambos niveles.
4. Estructura organizacional plana u horizontal
La estructura organizacional plana hace que la jerarquía y la cadena de mando sea más horizontal y da mucha autonomía a los empleados.
Las empresas que utilizan este tipo de estructura tienen una gran velocidad de implantación pues eliminan las típicas barreras internas y externas de las cajas organizacionales, y todas las unidades están conectadas de forma eficaz y flexible.
Los equipos sustituyen a los departamentos, y la organización y los proveedores colaboran tan estrechamente como partes de una misma empresa.
Todo el mundo, incluida la alta dirección, los directivos y los empleados, participan en el proceso de toma de decisiones. También es común el uso de evaluaciones de rendimiento, sobre todo con retroalimentación 360 grados.
En esta estructura organizacional plana u horizontal, se puede observar lo siguiente:
El CEO (Director Ejecutivo) está en la cima de la jerarquía y tiene autoridad sobre toda la organización.
A continuación del CEO, se encuentran los gerentes de diferentes áreas funcionales clave, como Operaciones, Desarrollo de Productos, Ventas y Finanzas.
Cada gerente es responsable de su área funcional respectiva y tiene autonomía para tomar decisiones dentro de su ámbito de responsabilidad.
No hay múltiples niveles jerárquicos intermedios entre el CEO y los gerentes de cada área funcional.
5. Estructura organizacional modular
Las estructuras modulares se diferencian de las organizaciones planas en que los componentes de un producto se subcontratan.
Las estructuras modulares pueden mantener una parte central del producto en la empresa y subcontratar las partes no centrales del mismo.
Las redes se añaden o se quitan a medida que cambian las necesidades. Para que una estructura modular sea una opción, el producto debe poder dividirse en trozos.
Los proveedores, por un lado, y los clientes, por otro, pasan a formar parte de la organización; ésta comparte información e innovaciones con todos.
La personalización de los productos y servicios es el resultado de la flexibilidad, la creatividad, el trabajo en equipo y la capacidad de respuesta. Las decisiones empresariales se toman a nivel corporativo, de división, de proyecto y de miembro individual del equipo.
En esta estructura organizacional modular se puede observar lo siguiente:
- El CEO (Director Ejecutivo) está en la cima de la jerarquía y tiene autoridad sobre toda la organización.
- En lugar de tener departamentos internos para cada componente del producto, la empresa subcontrata la fabricación de componentes a proveedores externos.
- El Departamento de Diseño es responsable de diseñar el producto y especificar los componentes necesarios.
- El Departamento de Ingeniería de Producto se encarga de la integración de los componentes y asegurar su compatibilidad en el producto final.
- El Departamento de Control de Calidad verifica la calidad de los componentes recibidos de los proveedores externos.
- Los componentes del producto, como Componente A, Componente B y Componente C, son suministrados por proveedores externos especializados.
- La empresa se centra en la gestión de diseño, ingeniería de producto y control de calidad, mientras que la producción de los componentes es subcontratada a proveedores especializados.
Cómo elegir la estructura organizativa adecuada
Elegir la estructura organizativa adecuada para una empresa puede ser un proceso complejo y depende de varios factores. Aquí hay algunos pasos clave que pueden ayudarte a tomar esa decisión:
- Analiza los objetivos y estrategias de la empresa: Comprende los objetivos de la organización y las estrategias que se están implementando o se planean implementar. Esto te dará una visión clara de las necesidades y requisitos específicos de la estructura organizativa.
- Evalúa el entorno externo e interno: Examina el entorno empresarial en el que operas, incluyendo la competencia, los cambios tecnológicos, los factores económicos y legales, entre otros. Además, considera la cultura y los valores internos de la empresa, así como su tamaño, alcance geográfico y tipo de industria.
- Define las tareas y responsabilidades: Identifica las tareas clave que deben realizarse dentro de la organización y las responsabilidades asociadas a cada una. Agrupa las tareas relacionadas y determina qué funciones o departamentos serían responsables de cada una.
- Considera las opciones de estructura: Analiza las características de cada una y evalúa cuál se ajusta mejor a las necesidades de tu empresa. Considera aspectos como la toma de decisiones, la comunicación, la coordinación y la eficiencia operativa.
- Evalúa la flexibilidad y adaptabilidad: Asegúrate de que la estructura organizativa elegida sea flexible y pueda adaptarse a los cambios en el entorno empresarial. La capacidad de respuesta y la agilidad son fundamentales en un entorno empresarial dinámico.
- Busca el equilibrio adecuado: Encuentra el equilibrio entre la especialización y la coordinación. Demasiada especialización puede llevar a la fragmentación y falta de comunicación, mientras que demasiada coordinación puede generar ineficiencias. Busca una estructura que permita la colaboración efectiva entre las diferentes partes de la organización.
- Prueba y ajusta: Implementa la estructura organizativa seleccionada y evalúa su efectividad a medida que la empresa evoluciona. Realiza ajustes y cambios según sea necesario para mejorar la eficiencia y el logro de los objetivos.
Recuerda que la elección de la estructura organizativa adecuada no es definitiva y puede ser necesario revisarla y ajustarla a medida que la empresa crece y cambia. Mantente abierto a la adaptación y aprende de la experiencia para mejorar continuamente la estructura organizativa de tu empresa.
¿Cuál es el papel del organigrama como parte de la estructura organizacional?
El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa o entidad. Su papel es fundamental en la gestión y comunicación de la estructura organizativa y desempeña varias funciones clave:
- Visualización de la estructura: El organigrama proporciona una representación visual de la jerarquía y la disposición de los departamentos, unidades y puestos dentro de la organización. Esto permite a los empleados comprender fácilmente la estructura y la cadena de mando.
- Claridad en roles y responsabilidades: El organigrama define claramente los roles y responsabilidades de cada puesto dentro de la organización. Esto ayuda a evitar confusiones y superposiciones de funciones.
- Comunicación interna: Facilita la comunicación interna al mostrar quién reporta a quién y cómo se relacionan los diferentes departamentos y áreas. Esto es especialmente útil para la toma de decisiones y la resolución de problemas.
- Identificación de cargos clave: Permite identificar rápidamente cargos clave, como la alta dirección y supervisores, así como las áreas o departamentos responsables de funciones específicas.
- Planificación y diseño organizacional: Ayuda en la planificación y el diseño de la estructura organizativa. Permite a los líderes empresariales evaluar la eficacia de la estructura existente y realizar ajustes cuando sea necesario.
- Orientación para nuevos empleados: El organigrama es una herramienta valiosa para la orientación de nuevos empleados, ya que les ayuda a comprender la estructura de la organización y su lugar en ella.
- Evaluación de la carga de trabajo: Puede utilizarse para evaluar la distribución de la carga de trabajo entre los diferentes departamentos y puestos, lo que puede ser útil para la gestión de recursos.
- Facilita el desarrollo de carrera: Los empleados pueden utilizar el organigrama para comprender las rutas de desarrollo de carrera dentro de la organización y establecer metas profesionales.
- Apoyo en la toma de decisiones: Los líderes pueden utilizar el organigrama para identificar a las personas clave que deben estar involucradas en la toma de decisiones estratégicas y operativas.
- Herramienta de referencia: Sirve como una herramienta de referencia rápida para acceder a información sobre la estructura organizativa en cualquier momento.
Estructura organizacional en el servicio de atención al cliente
Una estructura organizacional del servicio al cliente permite a los profesionales ofrecer la mejor atención al cliente posible, cumpliendo los objetivos empresariales y satisfaciendo a los consumidores.
Esta estructura consiste en la jerarquía y las funciones que una empresa establece dentro de su departamento de atención al cliente.
Las estructuras organizacionales del servicio de atención al cliente ayudan a los profesionales a comprender las expectativas de sus funciones y a saber a qué gerentes y jefes de equipo deben dirigirse con sus preocupaciones.
Al ayudar a definir mejor la jerarquía de un departamento y asignar funciones específicas a los profesionales, las estructuras organizacionales de atención al cliente también ayudan a crear equipos más fuertes y funcionales.
Conclusión
Como puedes ver, tener claramente definida la estructura organizacional de tu empresa es un factor clave no solo para mejorar a nivel interno, sino también para garantizar la satisfacción del cliente.
Herramientas como QuestionPro CX, te permiten gestionar la experiencia del cliente que te permite vincular a todos los miembros involucrados con la atención al cliente para poder responder a todos los comentarios, quejas, sugerencias de forma efectiva y en tiempo real. De la misma manera, con plataformas como QuestionPro Workforce te permiten gestionar la experiencia del empleado y obtener retroalimentación de toda tu organización.
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