La evaluación de proveedores es una práctica utilizada por muchas empresas y organizaciones para medir el rendimiento de sus proveedores actuales y los potenciales.
En este artículo encontrarás en qué consiste, los métodos a través de los cuales se puede aplicar y los beneficios que puedes obtener al implementarla en tu organización
¿Qué es la evaluación de proveedores?
La evaluación de proveedores consiste en el proceso de valorar y aprobar a los posibles proveedores de una organización mediante la aplicación de herramientas cuantitativas y cualitativas.
Una evaluación de proveedores también se encarga de examinar a los proveedores actuales para medir y supervisar su rendimiento, con la finalidad de reducir los costes, mitigar los riesgos e impulsar la mejora.
Una de las mejores formas de hacer esta evaluación es creando un formulario o formato de evaluación de proveedores.
Esta evaluación consiste en una serie de preguntas basadas en parámetros como competencia, capacidad, consistencia, calidad, etc., con el fin de evaluar a los proveedores para garantizar tener a los mejores proveedores de su clase (o industria).
Este formulario de evaluación es esencial para monitorear y medir el desempeño del proveedor y para que las empresas reduzcan costos, analicen riesgos y mantengan un margen para la mejora constante en la selección de proveedores.
Ventajas de realizar una evaluación del proveedor
Recolectar información del proveedor antes de trabajar con ellos es una buena práctica. Es por eso que el formulario de la evaluación del proveedor juega un papel importante. Las preguntas formuladas en el formato de evaluación ayudan a las organizaciones a decir con qué proveedor trabajar.
Además de esto, existen otros beneficios de realizar una evaluación del proveedor:
1. Ayuda a medir cualquier riesgo involucrado
Si una organización no conoce al proveedor, hacer una evaluación ayudará a conocerlo y por ende, a evaluar cualquier riesgo asociado con su contratación. Como sugiere el modelo Carter’s 10 Cs, la gestión de riesgos puede asociarse con la capacidad, la competencia y el compromiso con la calidad.
2. Protege la reputación de la marca
A través de un formulario de evaluación de proveedores, las organizaciones pueden contratar a aquellos que tengan una buena reputación de mercado. El modelo Carter’s 10 Cs sugiere que la reputación de la marca puede asociarse con el control del proceso, limpieza (si tiene licencia legal y permisos en orden) y cultura.
Quizá te interese conocer qué es una encuesta de reputación corporativa.
3. Ayuda a optimizar el factor costo
Existen varios factores de costos asociados con la contratación de proveedores. Las organizaciones suelen invertir una gran cantidad de dinero en esto.
Al tener una forma de evaluación sistemática, las organizaciones pueden conocer la capacidad que tienen sus proveedores de cumplir con las expectativas y los requisitos de la organización. Asociado con el modelo Carter’s 10 Cs, el factor de costo está relacionado con la competencia.
4. Permite homologar las prácticas empresariales entre ambas partes
Realizar una evaluación de proveedores tiene un beneficio importante para las empresas, ya que ayuda a conocer si las prácticas empresariales de los proveedores están en sintonía con la de las empresas y si comparten una ética empresarial similar, lo que ayudará a alcanzar estándares que sean de igual importancia para ambas partes.
5. Aumenta el compromiso de los proveedores
Para los proveedores, saber que están siendo evaluados de forma periódica es un recordatorio de no bajar la guardia ante el compromiso de ofrecer productos y servicios de la calidad esperada.
Por ello, cuidarán mejor sus operaciones de entrega, calidad y servicio, siendo más probable que el proveedor preste mayor atención a los requerimientos de la empresa que realiza evaluaciones a las que no.
¡Utiliza la plantilla de evaluación de servicios de proveedores gratis!
¿Cuándo realizar una evaluación de proveedores?
La evaluación de proveedores debe realizarse en diferentes momentos clave, tanto al establecer una relación comercial con un nuevo proveedor como durante la gestión continua de la cadena de suministro.
A continuación, te comparto algunos consejos sobre cuándo evaluar a tus proveedores:
– Al hacer una selección inicial de proveedores
Antes de establecer una relación comercial con un nuevo proveedor, es crucial realizar una evaluación exhaustiva. Esto implica investigar y analizar diferentes proveedores potenciales para determinar cuál es el más adecuado para satisfacer las necesidades de la empresa en términos de calidad, precio, capacidad de entrega, estabilidad financiera, cumplimiento de requisitos legales y éticos, entre otros aspectos relevantes.
Esta evaluación se lleva a cabo antes de realizar cualquier contrato o acuerdo comercial, y es esencial para garantizar que la empresa elija proveedores confiables y de alta calidad.
– Para hacer una evaluación periódica de proveedores
Una vez establecida la relación con los proveedores, es importante realizar evaluaciones periódicas para asegurarse de que sigan cumpliendo con los estándares y requisitos establecidos. Esto implica revisar regularmente la calidad de los productos o servicios, el cumplimiento de los plazos y las condiciones acordadas, la estabilidad financiera y la competitividad de precios.
Estas evaluaciones periódicas ayudan a mantener una cadena de suministro eficiente y confiable a largo plazo, y permiten identificar posibles áreas de mejora o problemas que requieran atención.
– Al haber cambios significativos en la empresa o en la cadena de suministro
Si la empresa experimenta cambios importantes, como la expansión de operaciones, el lanzamiento de nuevos productos o la entrada en nuevos mercados, es necesario evaluar nuevamente a los proveedores existentes.
Esto se debe a que las necesidades de la empresa pueden cambiar y requerir proveedores con capacidades adicionales o diferentes. Asimismo, si se producen modificaciones en la cadena de suministro, como cambios en los estándares de calidad, requisitos legales o normativas ambientales, es esencial evaluar si los proveedores siguen cumpliendo con estos nuevos requisitos.
– Cuando existan quejas o problemas recurrentes
Si se presentan quejas o problemas recurrentes con un proveedor, es importante realizar una evaluación de proveedores detallada para identificar las causas de los inconvenientes y determinar si es necesario buscar alternativas.
Los problemas pueden estar relacionados con la calidad de los productos o servicios, la entrega, la comunicación o cualquier otro aspecto crítico para la relación comercial.
Evaluar la situación permitirá tomar decisiones informadas sobre cómo resolver los problemas y, si es necesario, buscar nuevos proveedores más confiables y satisfactorios.
6 métodos de evaluación de proveedores
A continuación te presentaremos algunos de los métodos más comunes para evaluar a los proveedores de una organización:
1. Método categórico
El método categórico es el más sencillo y consiste en la definición de las listas de variables o factores de rendimiento relevantes.
Los compradores asignan las calificaciones de rendimiento de cada atributo evaluado en términos categóricos, por ejemplo, «bueno», «neutro» y «malo».
Las calificaciones se juzgan por acuerdo entre varios representantes de varias funciones de la empresa, como compras, logística y producción. El proveedor que obtenga la puntuación más alta será entonces el de mejor rendimiento.
Conoce también: ¿Qué son las preguntas categóricas?
2. Método de puntos ponderados
El método de puntos ponderados es el más utilizado en el proceso de evaluación de proveedores. En este método, los diferentes atributos que son importantes para los clientes se ponderan según su nivel de importancia.
El evaluador asigna una puntuación a la actuación de cada proveedor en cada atributo y luego la puntuación se multiplica por el peso asignado a cada factor.
Por último, la puntuación ponderada se sumará para obtener la calificación final del rendimiento de cada proveedor. El proveedor que obtenga la puntuación más alta será entonces el de mejor rendimiento.
3. Método de la relación de costos
Con el método de la relación de costos, el costo total de cada compra (incluyendo el precio de venta con los costos operativos internos del comprador, que están relacionados con los componentes de calidad, entrega y servicio de la compra), se calcula como el precio total de compra de la empresa.
Cada costo operativo interno se convertirá en un ratio de costes que expresa el porcentaje del valor total de la compra.
Por último, el ratio de coste global se aplica al precio unitario cotizado por el proveedor para obtener el coste neto ajustado. El proveedor con el menor coste neto ajustado será el proveedor preferido.
4. Método de análisis dimensional
El método de análisis dimensional es una técnica de evaluación de proveedores cuyo objetivo es resolver algunos de los inconvenientes de los otros enfoques.
Este modelo combina varios criterios de diferentes dimensiones en una sola entidad para cada proveedor.
A continuación, se calcula el índice de rendimiento del proveedor basándose en el rendimiento estándar para un conjunto de criterios y la importancia relativa de los criterios. Cada proveedor se evalúa en función del índice de rendimiento creado de este modo.
Los criterios pueden tener un peso positivo o negativo. Por ejemplo, la calidad representa un criterio de peso positivo, mientras que el precio representa un criterio de peso negativo. En conclusión, el modelo de análisis dimensional se utiliza para medir a cada proveedor en función de un conjunto estándar de criterios.
5. Proceso de jerarquía analítica (AHP)
El proceso de jerarquía analítica es una herramienta que ayuda a la resolución de problemas a partir de la flexibilidad y la sistematización de la información, logrando dar significado a los elementos de un problema complicado.
El AHP está diseñado para desglosar un problema complicado de múltiples criterios en niveles de jerarquía con el nivel superior como objetivo, los niveles intermedios como criterios y subcriterios, y el nivel inferior como alternativas.
La importancia relativa de cada criterio determina qué criterio tiene la máxima prioridad. En ocasiones incluye la realización de entrevistas con expertos para obtener una comparación por pares de criterios homogéneos.
Con una serie de comparaciones por pares de todos los criterios, se determinan las ponderaciones de los criterios que pueden utilizarse para construir un sistema de evaluación de proveedores.
6. Modelo Carter 10’Cs
La evaluación de proveedores puede ser un desafío, por lo tanto, la mejor práctica para empezar es crear un formulario de evaluación que ayude a cualquier empresa a organizar y evaluar a los proveedores de manera más eficiente.
Existe un sistema básico conocido como RFP (request for proposal), pero también existe un método más avanzado, conocido como el modelo Carter 10 C’s. Este modelo analiza los aspectos de la evaluación del proveedor antes de ser nombrado.
Estas son las 10 C’s del modelo de Carter:
- Capacidad: ¿El proveedor tiene la capacidad para entregar lo que ofrece?
- Competencia: ¿El proveedor puede completar la tarea en un periodo de tiempo determinado?
- Consistencia: ¿El proveedor ofrece resultados constantes?
- Control del proceso: ¿El proveedor ofrece flexibilidad y tiene un control sistemático sobre su proceso?
- Compromiso con la calidad: ¿Existe un sistema establecido por el proveedor que verifique la gestión de la calidad?
- Cash (efectivo): ¿El proveedor es independiente financieramente o trabaja con la participación de terceros?
- Costo: ¿Los productos y servicios que ofrece son rentables?
- Cultura: ¿El proveedor tiene buena cultura laboral y una buena reputación en el mercado?
- Clean (limpio): ¿El proveedor tiene licencia legal para realizar el trabajo que te ofrece?
- Communication efficiency (eficiencia en la comunicación): ¿El proveedor cuenta con los medios de comunicación necesarios para responder a las consultas que se le hacen?
Con base en estos parámetros importantes, se puede crear el formulario de evaluación de proveedores y solicitar a la organización proveedora que proporcione todos los detalles que se incluyen en el formulario.
Quizá te interese leer: Indicadores de gestión, una hoja de ruta que toda organización debe seguir.
Ejemplo de encuesta para evaluar proveedores
Te compartimos un ejemplo de encuesta que te puede servir de guía para hacer una evaluación de proveedores. Esta encuesta fue realizada con inteligencia artificial a través de la herramienta QXBOT de QuestionPro.
¡Evalúa a tus proveedores con QuestionPro!
Ahora que ya conoces qué es una evaluación de proveedores, cuáles son los métodos y herramientas más utilizados y qué beneficios puedes obtener al implementarla, te invitamos a poner en marcha tu programa de evaluación con la ayuda de QuestionPro, un software para encuestas que te permitirá crear, distribuir y analizar los resultados fácilmente.
Solo tienes que definir los criterios de evaluación que utilizarás para analizar las respuestas de la encuesta. Pueden ser diferentes aspectos, como calidad, puntualidad, capacidad de respuesta, flexibilidad, precio, entre otros. Examina las respuestas proporcionadas por cada proveedor en relación con los criterios de evaluación establecidos. Identifica las fortalezas y debilidades de cada uno y compara los resultados para tomar decisiones informadas.
Crea una cuenta gratuita ahora o bien, consulta con nuestros asesores en línea y comienza a llevar a cabo todo tipo de evaluaciones y encuestas que te ayuden a obtener la información que necesitas para el éxito de tu negocio.
