Es un error común entre los gerentes asumir el tiempo que un empleado debe tomar para completar una tarea mientras se ignoran los procesos involucrados. En estos casos, el tiempo que se da a un empleado suele centrarse exclusivamente en la cantidad de tiempo necesaria para la ejecución de la tarea, ignorando el resto. Esto puede traducirse en una menor calidad del trabajo y una menor satisfacción de los empleados. Este artículo explica cómo desarrollar una gestión del tiempo en el trabajo y cómo se relaciona con la productividad de una empresa.
Además, te daremos consejos para fomentar la capacidad de organización y el rendimiento del equipo. Sin duda, las tareas desorganizadas contribuyen poco al resultado final. Estas son las consecuencias de una mala gestión del tiempo en el trabajo. Hablemos de las causas y de cómo mejorarla.
¿Qué es la gestión del tiempo en el trabajo?
La gestión del tiempo en el trabajo es la capacidad de completar las tareas y asignaciones dentro del tiempo previsto en el lugar de trabajo. Por supuesto, es esencial conocer los procesos y el tiempo necesario para completar una tarea, en lugar de establecer objetivos inalcanzables.
Con la creciente popularidad del trabajo en casa o a distancia, la necesidad de gestionar el tiempo en el trabajo aumenta rápidamente. No sólo las empresas se benefician de los empleados bien organizados, sino que los propios empleados son los más beneficiados cuando tienen un horario de trabajo bien planificado.
Hay muchas formas de hacer la gestión del tiempo, que por muy cómoda que sea, puede ser una causa de estrés laboral para muchos. Para evitarlo, las empresas pueden ofrecer a sus empleados herramientas organizativas que se ajusten a las necesidades de la compañía y fomenten la gestión del tiempo.
Quizá te interese conocer sobre el burnout laboral.
Importancia de la gestión del tiempo en el espacio de trabajo
Algunas actividades pueden consumir mucho tiempo a nivel individual y departamental. Una mala gestión del tiempo en el trabajo lo agrava y afecta significativamente a la productividad de la empresa. Por ello, las empresas deben establecer siempre una política clara contra la pérdida de tiempo y fomentar mejores prácticas de gestión del tiempo entre sus empleados.
Además, es esencial contar con herramientas y sistemas que ayuden a los empleados a registrar el tiempo de trabajo y organizar sus tareas. De esta manera, las empresas también pueden controlar la productividad del equipo e identificar patrones no esperados en el rendimiento de los empleados.
Conoce las ventajas de la gestión del rendimiento
5 consejos para una mejor gestión del tiempo en el trabajo
No importa si los empleados trabajan en la oficina o desde casa; la gestión del tiempo es necesaria para proporcionarles una cultura de equilibrio entre la vida laboral y personal. Al mismo tiempo, promueve una mejor experiencia del empleado, ya que permite a los equipos conocer el valor de su tiempo en cualquier momento.
Estos son algunos consejos sencillos para empezar a implantar una mejor cultura laboral a través de una mejor gestión del tiempo.
1. Conoce el tiempo real que tarda en completarse cada tarea o proceso.
Cuando los directivos y los empleados ignoran cuánto tiempo se necesita para completar una tarea específica, incluyendo la lluvia de ideas, la planificación, la ejecución y la revisión, el trabajo se vuelve complicado e improductivo.
Esto no significa que los empleados tengan que trabajar junto a un reloj de arena para realizar una tarea con éxito; significa que los directivos deben tener en cuenta todas las implicaciones de cada tarea y el tiempo que se necesita para terminarla. También significa que ambas partes deben colaborar para lograr una cultura de trabajo ideal.
2. Evalúa el uso actual del tiempo durante la jornada laboral.
Antes de iniciar cualquier proyecto, debemos realizar algún tipo de investigación. La gestión del tiempo en el trabajo no es la excepción. Antes de desarrollar un plan de gestión del tiempo, debemos conocer el estado actual de la carga de trabajo en cada departamento.
Aprender cómo utilizan los empleados su tiempo para completar las tareas nos proporcionará información para identificar fallos y oportunidades.
3. Pensar como ser humano.
Aunque la imagen de la productividad a día de hoy se sigue pintando como la de un empleado del mes que no para, siempre entusiasmado, con una carga de trabajo considerable entregada antes de la fecha límite con una sonrisa en la cara y cafés para todos, debemos entenderla como algo ficticio.
La verdadera cara de la productividad debe traducirse en empleados felices que se preocupan por su trabajo pero también por su bienestar fuera de la empresa. En respuesta, la empresa debe cuidar de ellos teniendo en cuenta sus necesidades dentro y fuera del trabajo.
Es esencial crear un entorno laboral que permita a los empleados ser vulnerables en el trabajo mientras se sienten seguros.
4. Promover la comunicación entre directivos y empleados
Los empleados deben sentirse seguros comunicando sus opiniones, ya sean nuevas ideas o quejas. Escuchar y actuar en función de los comentarios de los empleados infunde confianza en los directivos, una razón clave para que permanezcan más tiempo en la asociación.
5. Recoge datos de tu plantilla
Muchas herramientas te ayudan a realizar una encuesta sobre el clima laboral, a recopilar datos y a realizar diversos tipos de análisis. Este debería ser el primer paso de tu plan de acción. Te ayuda a comprender el statu quo, a tomar decisiones con conocimiento de causa y a idear los próximos pasos estratégicos.
Los datos orientan tu plan y Te ayudan a hacer comparaciones, lo que resulta muy útil para medir la eficacia de las nuevas actividades. El intercambio de datos con el equipo directivo y los gerentes generará conciencia y sugerencias para mejorar el entorno de trabajo de tu organización.
Conclusión
Cuando los directivos de una organización descubren cómo mejorar el entorno de trabajo, pueden aumentar significativamente la gestión del tiempo y la productividad, desarrollar una cultura de trabajo adecuada y mejorar la experiencia de los empleados.
Los trabajadores comprometidos son mejores jugadores de equipo, altamente proactivos, se alinean con los objetivos de la organización y ayudan a reducir el agotamiento. Por lo tanto, cuando se reconoce la importancia de invertir en la cultura organizacional y se consigue que los empleados compartan este sentimiento, es más fácil ver los beneficios de esto.
Cuando se tiene un entorno de trabajo saludable, se pueden alinear los objetivos de los empleados con los de la organización y alcanzar la meta. En general, mejorar el entorno de trabajo de tu organización aumenta la productividad y reduce los costos relacionados con el absentismo y la rotación de personal.
Debe resolver los problemas lo antes posible y solicitar continuamente opiniones sobre cómo podría mejorar el lugar de trabajo. Esperamos que después de esto, hayas aprendido a mejorar el ambiente de trabajo en tu organización generando compromiso en tus empleados.
Si tienes preguntas sobre cómo aplicar una encuesta para obtener la opinión de tus empleados, ponte en contacto con nosotros para resolver tus dudas o comienza creando una encuesta gratis para ver el valor de tomar decisiones basadas en datos.
