La madurez y la claridad organizacional son dos factores clave para mantener una empresa o una asociación funcionando en todas sus capacidades y lograr los objetivos que se plantea.
En este artículo te presentaremos en qué consisten estos dos términos, cuál es su importancia y cómo impulsarlos en tu organización con éxito.
¿Qué es la madurez organizacional?
La madurez organizacional es una medida de la preparación y capacidad de una organización para adaptarse a su entorno y se expresa a través de sus personas, procesos, datos y tecnologías.
La madurez organizacional es una consecuencia del conocimiento sobre la empresa, la experiencia de aprendizaje y de mejora de los resultados, así como de su rendimiento económico y su impacto social.
La madurez organizacional puede medirse a través de:
- Personas: La capacidad de realizar una gestión de personal efectiva que garantice que cada colaborador pueda alcanzar sus objetivos de trabajo.
- Datos: Medición de la precisión, fiabilidad y disponibilidad de los datos financieros y operativos.
- Tecnología: La capacidad de alinear los datos financieros, operativos y de recursos humanos para ofrecer transparencia.
Niveles de madurez organizacional
Existen 5 niveles de madurez organizacional y cada uno de ellos manifiesta el nivel en el que los procesos, personas, datos y tecnología han logrado ensamblarse. A continuación te detallaremos cada uno:
1. Madurez inicial
En el primer nivel de madurez los procesos resultan de medidas poco planificadas y una implementación que puede ser caótica.
En este nivel, las empresas no pueden garantizar un entorno estable, por lo que su éxito depende de las habilidades innatas y el esfuerzo personal del personal más comprometido, más allá de procesos evaluados y aprobados.
2. Organización gestionada
En el nivel de madurez 2, la empresa cuenta con una estrategia de negocio definida y ha alcanzado todos los objetivos generales y específicos de las áreas de procesos.
En esta etapa, la organización ha logrado gestionar los proyectos de forma adecuada, sus necesidades y fases de planificación, ejecución, evaluación y control.
La disciplina de estos procesos ayuda a garantizar que las prácticas puedan permanecer incluso en momentos de cambio, conflicto o tensión.
Una vez que estos procedimientos se han implementado, los proyectos pueden realizarse y gestionarse de acuerdo con la documentación realizada previamente.
3. Organización definida
En el nivel de madurez 3 la organización ha alcanzado todos los objetivos específicos y generales de las áreas de procesos que formaban parte de los niveles anteriores.
En este nivel todos los procesos están bien documentados y comprendidos, y generalmente son compartidos a través de documentos de normas, procedimientos, herramientas y métodos, con lo que la gestión de productos y servicios es más efectiva.
En una organización definida, las normas, las descripciones de los procesos y las etapas de los proyectos se adaptan a partir del conjunto total de procesos, ya sea para adecuarse a un proyecto específico o un departamento.
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4. Organización gestionada cuantitativamente
En el nivel de madurez 4, la organización ha alcanzado todos los objetivos específicos y generales de las áreas de proceso asignadas a los niveles de madurez anteriores.
En esta etapa la mirada se enfoca en los subprocesos que tienen una importancia significativa al rendimiento total de los procesos de la organización.
Dichos subprocesos pueden evaluarse y controlarse mediante técnicas estadísticas, por ejemplo, en el caso de encuestas para medir el desempeño laboral, y otras técnicas cuantitativas.
En este nivel de madurez existen objetivos a nivel cuantitativo para evaluar aspectos como la calidad y el rendimiento de los procedimientos.
Estos objetivos cuantitativos se basan en las necesidades del cliente, de los usuarios finales, de la organización y de los responsables del proceso.
5. Optimización
En el nivel de madurez 5, una organización ha logrado alcanzar todos los objetivos específicos y generales de las áreas de proceso previas y existe un mayor grado de ciudadanía organizacional.
En este nivel, los procesos se pueden optimizar continuamente a partir de una comprensión cuantitativa de lo que permite la permanencia o la variación de todo lo que forma parte de los procesos.
El nivel de madurez 5 se enfoca en la mejora continua del rendimiento de los procesos a través de innovaciones tecnológicas y de gestión.
Los objetivos cuantitativos de mejora de los procesos se revisan de forma periódica para evaluar los cambios implementados, así como para tomar nuevas acciones.
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¿Cómo impulsar la madurez en una organización?
A continuación te presentaremos cómo aumentar el nivel de madurez y claridad organizacional:
1. Establecer los objetivos adecuados
Todos los proyectos y programas deben apoyar los objetivos de la estrategia empresarial. Para lograrlo, es necesario contar con una serie de elementos:
- Un plan estratégico realista y alcanzable.
- Una función de gestión de la cartera diseñada para optimizar la selección de los proyectos y programas «adecuados» para maximizar el cumplimiento de la estrategia.
- Un proceso sólido y fiable para desarrollar y probar los casos de negocio utilizados en los procesos de gestión de la cartera, ya que subestimar el coste o la dificultad de ejecución de un proyecto garantiza su fracaso antes de que comience.
- Una sólida apreciación del riesgo y de la incertidumbre para garantizar que se han establecido las contingencias adecuadas mediante la aplicación de técnicas como las evaluaciones de riesgo de la clase de referencia.
2. Evaluar el riesgo
No existe un proyecto libre de riesgos, sobre todo en los tiempos de incertidumbre del mundo VUCA como el que hemos experimentado después del 2020.
Sin embargo, las organizaciones maduras gestionan de forma proactiva todos los aspectos del riesgo y la oportunidad, desde la seguridad y el medio ambiente hasta la consecución de los objetivos del proyecto y la propuesta de valor.
3. Gestionar eficazmente el cambio
El cambio es inevitable. Las organizaciones maduras cuentan con sistemas para evaluar y gestionar las solicitudes de cambio de forma proactiva y eficiente en el tiempo, basándose en la propuesta de valor global del proyecto.
4. Documentar procedimientos
La organización debe contar con una documentación detallada y sólida sobre los procedimientos de gobernanza. Estos deben centrarse en garantizar que los sistemas y las estructuras de gestión de la organización son «adecuados para el propósito» y mejoran continuamente.
Los indicadores de gestión son una hoja de ruta que puede guiar este paso, ya sea en el desarrollo de productos o en la gestión del servicio al cliente.
5. Comprender el objetivo de cada proyecto y programa
Los resultados de un proyecto permiten a la organización emprender actividades nuevas o mejoradas que pretenden crear valor. Por ello, es recomendable implementar una gestión por objetivos y una toma de decisiones basada en una clara comprensión de:
- Los factores críticos de éxito de cada proyecto: lo que realmente importa desde la perspectiva de la organización.
- La propuesta de valor global del proyecto, que implica más que una simple contabilidad de costes.
- Los cambios organizacionales necesarios para aplicar los resultados del proyecto y obtener el valor previsto.
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¿Qué es la claridad organizacional?
La claridad organizacional es la comprensión que tiene un empleado de la visión, el propósito, la misión, la estrategia, las oportunidades, los retos, las prioridades y la realidad competitiva de la organización.
Una organización clara es una organización sana porque esta transparencia mejora la comunicación organizacional, informa las decisiones y las decisiones permiten una mejor ejecución.
La claridad anima y da poder porque ayuda a mitigar el caos organizacional. Las funciones y responsabilidades están claras, lo que significa que no se producen guerras territoriales.
Al tener metas y objetivos claros es posible establecer parámetros definibles para el riesgo, mientras que las expectativas claras permiten asignar responsabilidad y una evaluación del rendimiento acorde con la misma.
¿Cómo promover la claridad organizacional?
Para promover y aumentar el nivel de claridad en tu organización, te recomendamos seguir estos pasos:
- Determinar objetivos y metas. En primer lugar, debe haber una misión clara y sencilla, que comunique los resultados esperados. Esto responde a las preguntas de dónde, cuándo y por qué.
- Definir funciones. En segundo lugar, se debe definir claramente las funciones de los empleados y transparentar qué se espera de la competencia y el carácter de las personas que participan en la batalla.
- Crear alineación. Una vez definida la función de cada parte, se debe comprender cómo ayuda cada puesto a alcanzar los objetivos del equipo, y asegúrate de que tus empleados también lo entienden.
- Impulsa la cultura. Debes promover un entendimiento de la cultura organizacional, es decir, los valores, los principios y las normas sobre cómo van a interactuar las personas entre sí.
- Promueve la transparencia. Finalmente, la transparencia en las organizaciones es una forma de promover la claridad a largo plazo a través de diversos procesos, como obtener la retroalimentación de los empleados para conocer su perspectiva y la publicación a nivel interno o externo de los cambios importantes que deben ser tomados en cuenta.
¡Evalúa tus niveles de madurez y claridad organizacional!
Ahora que ya conoces en qué consisten la madurez y la claridad organizacional, te recomendamos poner en marcha programas que te permitan medir los niveles en que se encuentra tu organización en este momento para tomar acciones de mejora o corrección.
Una de las formas en que puedes lograrlo es a través de encuestas a tus empleados, las cuales te permitirán obtener datos reales sobre la forma en que tu organización es percibida, cuáles son los puntos débiles y qué puedes hacer para mejorar.
Recuerda que con QuestionPro Workforce puedes contar con las mejores herramientas para evaluar tus niveles de madurez y claridad organizacional, o bien, puedes utilizar nuestras herramientas gratuitas para empezar a hacer sondeos entre tus colaboradores.
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