Si quieres evaluar las capacidades actuales de tus equipos para tomar decisiones en torno a su crecimiento, entonces es momento de que realices una matriz de competencias.
Si todavía no sabes en qué consiste esta herramienta, sigue leyendo y encuentra todo lo que debes saber para implementarla con éxito.
¿Qué es una matriz de competencias?
Una matriz de competencias es una herramienta que sirve para visualizar de manera ordenada las distintas habilidades y competencias requeridas para la realización de un proyecto.
Generalmente, se construye en forma de una cuadrícula en la que se contrastan las habilidades y competencias necesarias con las que se cuenta. De esta manera, ayudan a conocer la brecha de competencia sobre la que hay que trabajar.
La matriz de competencias ayuda a los directivos y profesionales de recursos humanos a gestionar el talento interno e identificar las necesidades en el cuerpo de trabajo. También ayuda a definir normas de contratación y selección de personal, de evaluación del rendimiento o las normas de comportamiento de los empleados.
A la hora de definir procesos de gestión de proyectos o crear nuevos equipos, tener esta información a mano es extremadamente útil, ya que la matriz la presenta en un esquema visual de fácil seguimiento.
5 beneficios de una matriz de competencias
Realizar una matriz de competencias puede traer múltiples beneficios para mejorar la experiencia de tus empleados y promover el crecimiento de tu organización. A continuación te detallaremos los más importantes:
1. Visualización rápida de habilidades
La matriz de competencias es principalmente una herramienta para ayudar al equipo de trabajo en su conjunto. El equipo obtiene una rápida visión general tanto de las habilidades que están presentes como de las que faltan.
De esta forma, ayuda a los equipos a obtener una visión general de las competencias disponibles, así como de las necesidades de los empleados. Una vez detectadas estas últimas, es mucho más fácil contratar a profesionales que complementen al equipo en cuestión.
2. Facilita la sustitución de un empleado
La matriz permite encontrar rápida y fácilmente sustitutos cuando otros empleados están enfermos o de vacaciones. Cuando se tiene una buena idea de quién hace qué, es mucho más fácil encontrar personas dentro de la empresa que puedan apoyar en esta área.
3. Ofrece una imagen completa de las competencias individuales
Una matriz de competencias ofrece a los profesionales una imagen completa de sus propias competencias y de lo que aportan al equipo y a la organización.
Por tanto, es un excelente punto de partida para realizar una evaluación de competencias laborales para buscar oportunidades de aprendizaje y desarrollo, pues da a la persona una visión de sus propias competencias y de lo que aporta y lo que le falta.
4. Aporta un mayor conocimiento de los equipos
La matriz de competencias ofrece a las empresas una visión general de las habilidades disponibles entre su equipo y de las áreas de mejora en las que la organización puede invertir su presupuesto de aprendizaje y desarrollo para funcionar mejor.
De esta forma, la matriz de competencias puede ayudar a redistribuir el talento interno hacia los lugares donde más se necesita y a capacitarlos en las áreas importantes, ayudando a construir los planes de carrera y a aumentar el employee engagement.
5. Aumenta la satisfacción del cliente
Gracias a la matriz de competencias, los equipos pueden ser más conscientes de las habilidades que faltan, lo que ayuda a prevenir momentos inoportunos en el trato con el cliente.
La parte interesada final, es decir, los clientes, reciben un mejor servicio. No importa realmente si se trata de clientes internos o externos.
Conoce también cómo medir los KPIS de una empresa.
Ejemplo de matriz de competencias
Aquí te mostramos un ejemplo de matriz de competencias:
Como hacer una matriz de competencias en 5 pasos
Si te gustaría hacer una matriz de competencias para mejorar las habilidades de tu plantilla, solo tienes que seguir estos 5 pasos:
1. Define las habilidades relevantes para el proyecto
El primer paso es definir lo más importante, es decir, las habilidades relevantes para un proyecto o el trabajo en equipo.
Las matrices de competencias suelen ser creadas como parte del rol del directivo de recursos humanos o profesionales del área para mejorar el rendimiento del equipo.
El directivo quiere evaluar qué habilidades faltan para evitar que el equipo incumpla los plazos, se produzcan conflictos internos o se produzcan otros costes más adelante.
Por eso se empieza con una evaluación de las habilidades y competencias relevantes necesarias para completar un proyecto.
Esto también es una aportación para las competencias que evaluarán los miembros del equipo, ya que evita que se evalúe una larga lista de competencias irrelevantes.
2. Crea una lista de competencias básicas
El segundo paso consiste en crear una lista de las competencias presentes y necesarias en un departamento, para una función o un puesto de trabajo concretos, es decir, qué deben dominar los miembros del personal para desempeñar correctamente estos trabajos o funciones.
Este paso ofrece una buena visión de qué competencias son más necesarias y cuáles no son necesarias para determinadas tareas específicas.
Pero también muestra quién en tu organización tiene competencias poco frecuentes y valiosas y necesita un respaldo en caso de que se reporte como enfermo.
Conoce también: Qué es el reskilling y cómo puede ayudar a tu empresa
3. Categoriza las competencias específicas
Este paso consiste en categorizar tu lista general de competencias en aquellas que se requieren específicamente para un determinado departamento, una unidad organizativa o para una función concreta.
En general, estas se clasifican en una de las tres categorías siguientes:
- Relacionadas con el puesto de trabajo: Competencias relacionadas directamente con la capacidad de realizar una determinada tarea.
- Técnicas: Habilidades, conocimientos y/o calificaciones requeridas para cumplir con un rol de trabajo específico.
- Basadas en valores: valores o ideales considerados importantes para el comportamiento organizacional deseado.
4. Evalúa en función del nivel actual de competencias
En este paso es necesario evaluar a los miembros del equipo en función de su nivel actual de competencias. Esto puede hacerse simplemente preguntándoles a través del uso de una plataforma de encuestas para empleados.
Para cada habilidad, se querrá saber la competencia de la persona. Finalmente, los datos obtenidos pueden agruparse en diferentes categorías.
5. Incorpora toda la información en la cuadrícula
Ahora que conoces las competencias necesarias y las disponibles, puedes crear la cuadrícula de la matriz de competencias. Esta cuadrícula ayudará a visualizar qué competencias están disponibles y cuáles faltan con la finalidad de mejorar tu gestión organizativa.
Para hacerlo puedes seguir estos pasos:
- Coloca los nombres de los miembros de tu equipo en una columna a la izquierda
- Coloca en la fila superior información sobre las competencias necesarias o deseadas para el proyecto en cuestión.
- Introduce una puntuación o nivel de competencia en la cuadrícula resultante, que refleje el grado de adquisición y dominio de una determinada competencia o tarea por parte de cada miembro del personal.
- Evalúa los conocimientos o la experiencia de cada miembro del equipo en cada una de las competencias enumeradas. Esto puede hacerlo el director o los propios empleados.
- Finalmente anota en una columna a la derecha las decisiones tomadas basadas en la información representada en la matriz de competencias.
¡Voilá! Tu matriz de competencias está lista
Como puedes ver, no es algo tan difícil de realizar y puede traer grandes beneficios para el crecimiento de tu organización.
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