Entender cómo está estructurada tu organización es a menudo una iniciativa informal, pero a medida que crece tu negocio es importante formalizar esta estructura en un organigrama.
En este artículo, definiremos lo que es un organigrama, explicaremos por qué son importantes y describiremos los diferentes tipos de plantillas que puedes utilizar.
¿Qué es un organigrama?
Un organigrama de empresa es una plantilla que muestra la estructura interna de los empleados de una empresa. Su objetivo es destacar a las personas y los cargos de cada parte de la organización.
Estas personas están representadas por recuadros e información de contacto que pueden utilizarse para identificarlos fácilmente. Al igual que en un diagrama UML (Lenguaje Unificado de Modelado), estos elementos están unidos por líneas acodadas.
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¿Para qué hacer un organigrama?
El objetivo general de un organigrama es crear una visualización de la jerarquía y la estructura dentro de una organización y de cómo están estructurados los distintos roles y departamentos dentro de la empresa.
Sin embargo, un organigrama es algo más que una plantilla bonita. Su objetivo es tanto visualizar la relación jerárquica de las personas dentro de una organización como mostrar información importante sobre sus puestos de trabajo y la cultura laboral en general.
A pesar de su alcance, los organigramas no tienen por qué abarcar toda la empresa y pueden organizar simplemente un único departamento o equipo. Esto es útil, sobre todo, durante el proceso de contratación, para tener una idea clara de la función que hay que desempeñar y de cómo se relacionará ese puesto con el departamento en general.
Ventajas de los organigramas
Los organigramas sólo tienen un único propósito, pero dentro de esa estrecha función, pueden tener un montón de beneficios para tu negocio. A continuación se indican algunas de las mayores ventajas de integrar un organigrama.
- Documentar una estructura
Crear un organigrama es fácil cuando se utiliza una herramienta de colaboración visual, y hacerlo hace que la documentación empresarial sea mucho más transparente.
La creación de un organigrama público proporciona a tus empleados referencias claras sobre su posición en la organización, quiénes son sus compañeros, quiénes son sus jefes y cuál es su relación con todos los demás.
Esta documentación facilita la elaboración de informes y la gestión, ya que todo el mundo tiene la misma idea. A medida que los departamentos crecen, esto es cada vez más importante, ya que habrá un número exponencial de relaciones y funciones a tener en cuenta.
- Aclarar el proceso de contratación e incorporación
Una de las mejores maneras de proporcionar a los nuevos empleados una visión clara de su lugar en la organización es mostrarles un organigrama. Cuando tienes una estructura visual que muestra el nombre, la cara, el cargo y los detalles de contacto de cada uno, todo el proceso de incorporación se vuelve más humano y todos se sienten mucho más accesibles.
- Proporciona una estructura jerárquica clara
Al igual que en el primer punto, tener una estructura documentada de la empresa es importante no sólo para mostrar las relaciones sino para traducir la propiedad.
Al mirar el organigrama, no hay duda de quién es el propietario de un determinado producto, quién es el líder del equipo y quién es el jefe del departamento.
Tener estas directrices tan claras hace que asumir la responsabilidad sea mucho más fácil y proporciona a cada uno un punto final muy claro para cualquier informe que tenga que hacer.
- Fomenta la colaboración en el lugar de trabajo
Crear un organigrama significa que no tiene por qué ser un documento fijo, sino que puede cambiar y lo puedes maniobrar en función de las preferencias de las personas. Esto puede cambiar simplemente el diseño y la disposición o puede reflejar un cambio organizativo. En cualquier caso, anima a la gente a replantearse la estructura organizativa y a colaborar en una que sea más eficiente.
Tipos de organigrama
El modelo jerárquico de un organigrama es muy popular, pero no es el único que existe. He aquí tres de los organigramas más populares que existen.
Organigrama plano
Los organigramas planos, o horizontales, estructuran las empresas en un mismo plano, lo que indica una mayor igualdad entre propietarios y miembros. Hay dos niveles en este organigrama: administradores y trabajadores.
El objetivo es eliminar la idea de los «mandos intermedios» y que la responsabilidad pase directamente de un ejecutivo a un equipo de desarrollo. En las organizaciones planas, los trabajadores suelen tener más responsabilidad y propiedad sobre su trabajo y sus decisiones.
Organigrama matricial
El organigrama matricial se construye para dar cabida a estructuras empresariales más complejas y, especialmente, a las que no se ajustan a un modelo jerárquico estricto.
Un ejemplo de ello sería una empresa de creación de contenidos en la que cada empleado crea contenidos para una serie de gerentes diferentes en distintas ubicaciones.
Este organigrama está estructurado a propósito para dar libertad a los trabajadores para tener múltiples gerentes, y a los gerentes para tener múltiples trabajadores.
Organigrama jerárquico
El organigrama jerárquico es el más familiar y el más común, y su estructura se deriva directamente de la jerarquía de la empresa.
No todas las empresas encajan en este modelo, pero teniendo en cuenta que la mayoría de los puestos de trabajo se contratan y trabajan según un modelo lineal de organización, éste suele ser suficiente.
Organigrama de división
El organigrama de división es básicamente un organigrama que se organiza por factores adicionales además de la jerarquía. Puede ser la ubicación, la edad, los departamentos, los intereses, etc. Es esencialmente una forma de subdividir una empresa en múltiples secciones diferentes, cada una con sus propios elementos únicos.
Cómo hacer un organigrama
Estos son los pasos que debes seguir para crear un organigrama efectivo:
Analiza la estructura organizativa:
- Comprende la estructura jerárquica y funcional de la organización.
- Identifica los roles clave, departamentos y relaciones entre equipos.
- Define objetivos y audiencia:
Establece el propósito del organigrama:
- ¿Es para la comunicación interna, orientación de nuevos empleados o presentación externa?
- Considera la audiencia objetivo y adapta el nivel de detalle en consecuencia.
Selecciona un formato adecuado:
- Elige entre organigramas jerárquicos, matriciales, circulares, entre otros.
- Asegúrate de que el formato elegido se alinee con la cultura y necesidades comunicativas de la organización.
Reúne la información necesaria:
- Recopila detalles sobre cada posición, como nombre, cargo, departamento y relación jerárquica.
- Obtén la aprobación de los líderes para garantizar la precisión y relevancia de la información.
Diseña la estructura jerárquica:
- Coloca la posición más alta en la jerarquía en la parte superior.
- Conecta cada posición con líneas para representar relaciones jerárquicas y utiliza colores o estilos para diferenciar niveles o departamentos.
Añade datos relevantes
- Incorpora información clave en cada posición, como responsabilidades, funciones y detalles de contacto.
- Evita saturar el organigrama con detalles innecesarios para mantener la claridad.
Revisa y obtén retroalimentación
- Revisa el organigrama para asegurarte de que sea preciso y completo.
- Obtén retroalimentación de líderes y colaboradores para garantizar que refleje con precisión la realidad organizativa.
Actualiza regularmente:
- Mantén el organigrama actualizado para reflejar cambios en la organización, como nuevas contrataciones, promociones o cambios en la estructura.
- Utiliza versiones fechadas para facilitar el seguimiento de cambios a lo largo del tiempo.
Difunde de manera efectiva:
- Decide cómo y cuándo compartir el organigrama. Puede ser a través de la intranet, presentaciones, documentos impresos, o incluso integrado en herramientas colaborativas.
- Asegúrate de que todos tengan acceso y comprendan cómo utilizar la información proporcionada.
- Crear un organigrama efectivo requiere atención a los detalles, precisión en la información y adaptación a las necesidades específicas de comunicación de la organización.
Ejemplo de organigrama
Este ejemplo incluye múltiples niveles de jerarquía, con el CEO en la cima, seguido por directores y gerentes de diferentes departamentos.
- CEO
- Director de Operaciones
- Gerente de Producción
- Supervisor de Turno 1
- Supervisor de Turno 2
- Gerente de Logística
- Coordinador de Almacén
- Coordinador de Envíos
- Gerente de Producción
- Director de Finanzas
- Contador Principal
- Analista Financiero
- Director de Tecnología
- Gerente de Desarrollo de Software
- Gerente de Infraestructura
- Director de Operaciones
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Conclusión
Los organigramas no siempre son necesarios, especialmente para las empresas más pequeñas, pero a medida que tu empresa crece pueden proporcionar algunos activos esenciales que son difíciles de conseguir. Sirve como herramienta valiosa para la planificación estratégica, permitiendo a los líderes identificar áreas de mejora, necesidades de contratación o posibles cambios en la estructura.
El uso de un organigrama también ayuda en la evaluación del desempeño al establecer claramente las expectativas y responsabilidades de cada puesto, lo que facilita la evaluación del rendimiento individual y del equipo.
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