Aunque no siempre sea usado, el organigrama de una empresa representa una guía en la toma de decisiones, tanto para los colaboradores como para los líderes, ya que muestra de manera clara quién es el talento del que dispone la empresa para poder aprovecharlo al máximo.
Por ello, en este artículo te presentaremos en qué consiste, sus ventajas y cómo puedes crearlo fácilmente.
¿Qué es un organigrama de una empresa?
El organigrama de una empresa es un diagrama en el que se visualiza la estructura interna de una organización detallando las funciones, responsabilidades y relaciones entre los individuos de una entidad.
Este organigrama es una forma de hacer visible la jerarquía de cualquier organización, por lo que es un componente clave del área de recursos humanos. Los organigramas muestran gráficamente el estatus jerárquico de un empleado en relación con otros individuos de la empresa.
En un organigrama organizacional los distintos empleados y cargos están representados por recuadros u otras formas, que a veces incluyen su cargo, fotografía, información de contacto, correo electrónico, iconos o ilustraciones.
Los organigramas utilizan símbolos sencillos, como líneas, cuadrados y círculos, para conectar distintos puestos de trabajo relacionados entre sí. Estos pueden utilizarse para representar la estructura organizacional de una empresa en su conjunto o desglosarse por departamentos o unidades.
4 tipos de organigrama de una empresa
Existen diferentes tipos de organigramas de una empresa, entre los que destacan:
1. Organigrama jerárquico:
Es el tipo más común y está enfocado en representar la jerarquía, es decir, al grupo o persona líder que está en la cima, mientras que los que tienen menos poder están por debajo de ellos, en forma de pirámide.
Piensa en una monarquía con un rey o una reina en la cúspide, o en una organización con el director general en la cúspide. En una jerarquía, los miembros suelen comunicarse con la persona de la que dependen y con cualquiera que dependa directamente de ellos.
2. Organigrama matricial:
Este tipo de organigrama de una empresa sólo se da cuando los individuos tienen más de un jefe.
Por ejemplo, una organización puede tener un equipo de diseñadores gráficos que dependen del diseñador gráfico jefe, pero los diseñadores gráficos jr. también trabajan en otros proyectos que probablemente dirige otro jefe de proyecto. En este caso, los diseñadores gráficos tendrán dos jefes.
3. Organigrama plano:
Este tipo de organigrama de una empresa, a veces denominado organigrama horizontal, tiene pocos o ningún nivel de mando intermedio y suele constar de dos niveles: los administradores superiores y los trabajadores.
En este tipo de empresas, los trabajadores tienen más responsabilidad y participan más directamente en la toma de decisiones.
4. Organigrama divisional:
Este organigrama subdivide la empresa en función de algunos criterios específicos. Puede ser por líneas de productos ofrecidos o por regiones geográficas.
Un ejemplo sería un fabricante de automóviles que organizara su empresa por tipo de producto. Las divisiones respectivas gozan de cierta autonomía, pero esto probablemente acarreará gastos generales adicionales.
Conoce también qué es una estrategia de comunicación.
5 beneficios de contar con un organigrama en tu empresa
Algunos beneficios de contar con un organigrama en una empresa bien definido son:
- Proporciona líneas claras de autoridad e información empresarial. Al existir un organigrama, los empleados pueden tener una mayor confianza organizacional, ya que saben a quién deben informar y con quién deben ponerse en contacto si surge un problema relacionado con el trabajo.
Esto ahorra tiempo, ya que los empleados pueden acceder rápidamente a la información en lugar de hacer preguntas y enviar correos electrónicos a diestra y siniestra.
- Aumenta la productividad. Contar con un organigrama claro en una empresa permite una comprensión más clara de las funciones y responsabilidades de los empleados, a partir de lo cual pueden dedicarse a realizar lo que les compete y tener una mejor gestión del tiempo en el trabajo.
- Mejorar las relaciones entre los empleados. Añadir fotografías, información personal e información de contacto puede ayudar a romper el hielo entre los empleados y permitirles tener una mejor comunicación organizacional cuando lo requieran o deseen. También puede ayudar a los empleados a relacionar caras con nombres.
- Orienta a los nuevos empleados. Un organigrama en una empresa ayuda a los nuevos empleados a aprender los nombres y funciones de todos los colaboradores dentro de la empresa.
Esto es especialmente útil, ya que los nuevos empleados suelen sentirse abrumados por la información cuando se incorporan a la empresa. Un gráfico puede ayudarles a entender cómo encajan en la empresa y con quién van a trabajar, con lo que pueden tener una mayor satisfacción en el trabajo desde los primeros días.
- Ilustra líneas claras de oportunidades de crecimiento. Una visualización de la organización de la empresa da a los empleados algo a lo que aspirar, aumentando la motivación laboral.
Al dibujar a los futuros empleados y el lugar que les corresponde a largo plazo dentro del mismo diagrama, permite a la dirección ver claramente de un vistazo hacia dónde debe crecer la empresa.
- Facilita la planificación y la asignación de recursos. Las empresas pueden asignar recursos a los proyectos de acuerdo con un plan bien controlado y centralizado, esto es más fácil con un organigrama ya que se tiene una visión clara de la estructura de la empresa.
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¿Cómo hacer el organigrama de una empresa?
Ahora te presentaremos cómo hacer el organigrama de una empresa en 5 pasos:
1. Define el objetivo y alcance:
El alcance es una forma de definir los límites de un organigrama en una empresa. En otras palabras, define lo que el organigrama cubrirá y lo que no. Dependiendo del tamaño de la empresa, un organigrama puede representar todas las funciones y responsabilidades de toda la compañía o desglosarse por departamentos, mostrando la relación entre los cargos dentro de las unidades.
2. Reúne la información:
Es posible que encuentres una lista de empleados en la que basar tu organigrama, o un organigrama obsoleto que todavía puede ser un punto de partida útil.
Acuérdate de reunir información de contacto, fotos y cualquier otra cosa que pienses utilizar. Puede que necesites encontrar otros recursos para aclarar las líneas de autoridad y detallarlas en tu organigrama.
Algunos elementos indispensables son:
- Los nombres de todas las funciones/departamentos clave de la empresa.
- El cargo del empleado responsable de cada función/departamento.
- El nombre del empleado responsable de cada función/departamento.
3. Identifica las cadenas de mando:
También debes identificar los diferentes niveles de mando para tener una visión clara de las jerarquías y dependencias y así poder crear un organigrama de empresa eficaz.
Traza las cadenas de mando empezando por abajo y conecta cada posición con la de arriba mediante una línea. Siguiendo la línea verticalmente de puesto a puesto se revela la cadena de mando.
Cuando estableces cadenas de mando claras, puedes detectar posibles ambigüedades, por ejemplo, si un empleado tiene dos superiores o jefes de proyecto, y evitar así duplicidades y confusiones.
4. Diseña tu organigrama
Determina qué plataforma y representación visual vas a utilizar para elaborar el organigrama de tu empresa y cómo piensas mostrarlo. Hay una gran variedad de diseños y programas que puedes utilizar para crear tu propio organigrama, y siempre puedes ir mejorándolo, así que no tengas miedo y empieza a experimentar.
Aprende también cómo hacer un mapa de stakeholders.
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