Una estrategia de comunicación es indispensable en cualquier empresa, tanto para establecer una mejor organización a nivel interno como para promover los nuevos productos, servicios e innovaciones que se han realizado a nivel externo.
En este artículo te presentaremos en qué consiste, cuáles son sus ventajas y cómo realizarla paso a paso.
¿Qué es una estrategia de comunicación?
Una estrategia de comunicación es el proceso de planeación de los distintos mensajes que una organización envía a un público definido, ya sea de manera interna o externa.
Una estrategia de comunicación debe incluir la definición del público objetivo a quien se dirigen los mensajes, cómo y cuándo se dirigirá a ellos, qué forma de comunicación debe adoptar el contenido y qué canales debe utilizar para compartirlo.
Una estrategia de comunicación puede orientarse hacia la comunicación interna, dentro de la propia organización, o hacia la comunicación externa, que se dirige al público y que generalmente está enfocada en dar a conocer nuevos productos, servicios o innovaciones.
5 ventajas de realizar una estrategia de comunicación
Realizar una buena estrategia de comunicación puede traer múltiples beneficios para una empresa, tanto cuando se aplica a nivel interno como a nivel externo. Entre estas ventajas destacan las siguientes:
1. Articular la relación entre públicos y mensajes
El proceso de planificación de la estrategia de comunicación ayuda a identificar a quién necesitas llegar, qué quieres que sepan y cómo llegarás a ellos.
De esta forma, se encontrará que cada uno de los públicos tiene características, necesidades y motivaciones únicas. Mediante la planificación, descubrirás las formas más eficaces de comunicarte con ellos.
2. Llegar a los destinatarios con eficacia
Cuando lleve a cabo el proceso de estrategia de la comunicación e identifiques estrategias para llegar a tus destinatarios, te podrás comunicar con ellos con mayor eficacia y transmitir los mensajes de la forma en la que lo estás buscando.
Las estrategias de comunicación interna son fundamentales en las empresas pues contribuyen a informar de manera efectiva a todas las partes implicadas sobre las actualizaciones y los plazos de los proyectos.
3. Mejorar la comunicación entre las partes interesadas
Determinar los canales que se van a utilizar hace que la comunicación organizacional sea extremadamente eficaz. Por ello, es conveniente elegir un canal y asegurarse de que los interesados sepan que va a utilizar ese modo de comunicación.
4. Promover colaboraciones más eficaces
Implicar en el proceso de planificación al personal y las partes interesadas te ayudará a tener en cuenta las distintas perspectivas y la diversidad de pensamiento.
Cuanto más eficaz sea su equipo a la hora de comunicarse, más fuertes serán cuando trabajen juntos. Fomentar la interacción mejorará la colaboración y el trabajo en equipo.
5. Organizar las reuniones con claridad
Un buen plan de comunicación establece directrices claras para las reuniones. Indica quién se reunirá, cuándo se reunirá y, lo que es más importante, por qué se reunirá.
También evita que las reuniones divaguen y permite a los miembros del equipo volver a trabajar en el proyecto lo antes posible sin perder un tiempo valioso.
Aprende a realizar una encuesta de comunicación organizacional.
¿Cómo hacer una estrategia de comunicación?
Ahora te mostraremos cómo hacer una estrategia de comunicación a partir de 5 pasos clave:
1. Desarrolla los objetivos de comunicación
La estrategia de comunicación debe partir de los objetivos empresariales, estos son metas que deben alcanzarse para que la organización tenga éxito.
Necesitas objetivos claros, concisos y explícitos. Para ello, es recomendable incluir objetivos a corto y largo plazo, y los plazos de estos objetivos deben estar claramente definidos en el documento de tu estrategia de comunicación.
2. Entiende a tu mercado y público
Toda estrategia de comunicación debe identificar y comprender a su mercado y público objetivo. Sólo entonces podrá decidir sobre el mensaje, el tono de voz y los canales de comunicación a utilizar.
De ahí que comprender a los distintos públicos sea el primer paso y el más importante a la hora de crear una estrategia de comunicación, y está compuesto por los individuos a los que la organización intenta llegar.
Existen diferentes formas para conocer a tu mercado y público objetivo, pero todas requerirán que realices diferentes tipos de investigación que te permita llegar a una segmentación de tus clientes adecuada para conocer aspectos como sus hábitos y comportamientos de compra.
Conoce más sobre cómo definir el mercado objetivo.
3. Construye los mensajes clave para cada público
En este punto, debes decidir qué mensajes clave se transmitirán a cada público. Estos dependen de lo que dicho público sabe o no sabe, y lo que la organización quiere que sepan.
Hay que dar prioridad a los públicos que más influirán en la consecución de los objetivos, sobre todo si es probable que el mensaje tenga un impacto significativo en ellos.
Aunque un mismo mensaje parezca adecuado para varios públicos, el tono o el contenido de la información pueden no ser idénticos. Lo mejor es tratar los mensajes dirigidos a públicos diferentes de forma completamente única.
Aquí puedes realizar distintos estudios como un pretest publicitario y post test publicitario con una muestra de respondentes que te permita identificar los mejores mensajes para cada tipo de público.
4. Elige los canales de comunicación
Como puedes imaginar, es más efectivo utilizar múltiples canales de comunicación, ya que esto aumentará las posibilidades de que el mensaje llegue a la persona adecuada.
Por ello conviene que tengas en cuenta todos los canales de comunicación que tienes al alcance y enlistarlos, incluyendo todas sus limitaciones (puntualidad, alcance, límite de duración, costo, etc.).
También querrás determinar a qué público puedes llegar mediante cada canal y qué canales preferiría cada uno, lo que puedes conocer de manera más precisa a través de la investigación de clientes.
Estos son algunos de los canales de comunicación con el cliente que puedes utilizar.
5. Desarrolla un plan de seguimiento y evaluación
Es importante desarrollar un plan de seguimiento y evaluación antes de que poner en marcha la estrategia de comunicación.
Durante el desarrollo de la estrategia, elabora un borrador que incluya indicadores de comunicación, métodos de seguimiento y evaluación, y herramientas que se utilizarán para seguir los avances y evaluar los efectos.
Un grupo de trabajo más reducido puede detallar y finalizar la estrategia de comunicación una vez que todos los socios estén de acuerdo con el borrador.
Conoce cómo hacer un plan de comunicación organizacional.
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