Toutes les entreprises doivent acheter des biens ou des services pour répondre à leurs besoins quotidiens. Si vous ne disposez pas d’un système formel d’achat de biens et de services, il se peut que vous dépensiez plus que nécessaire. C’est là qu’intervient le processus d’achat.
La manière dont vous mettez en place votre processus d’achat aura une incidence considérable sur votre entreprise, non seulement en termes de gestion des coûts et des dépenses, mais aussi en termes de fonctionnement. L’apprentissage et l’utilisation de quelques étapes et bonnes pratiques dans le cadre de votre processus d’achat peuvent contribuer à réduire le gaspillage et à protéger votre entreprise contre les risques et les coûts inutiles.
Vous pouvez également créer des flux de travail qui optimisent chaque dollar dépensé en termes d’efficacité, de bénéfices et de valeur récupérée.
Quelle est la procédure d’achat ?
Les étapes franchies par une entreprise pour effectuer un achat sont appelées le processus d’achat. Les entreprises doivent généralement passer par un processus formel lorsqu’elles achètent quelque chose. De même, lorsqu’ils veulent acheter quelque chose, ils peuvent avoir besoin de faire des recherches, d’obtenir l’avis de différents services, de négocier et d’effectuer des paiements.
Il peut varier en fonction du mode de fonctionnement de l’entreprise et de ses besoins, mais les étapes de ce processus sont généralement les suivantes :
- Examiner et approuver les demandes d’achat
- Réalisation et envoi d’ordres d’achat
- Négocier des prix, des contrats ou des modalités de paiement
- Suivi des dépenses
Dans le processus d’achat, de nombreuses personnes sont impliquées, telles que les acheteurs, les demandeurs, les approbateurs, les vendeurs/fournisseurs et les services des achats et de la comptabilité fournisseurs.
Les étapes clés du processus d’achat
En général, le processus d’achat est un cycle dont chaque phase nécessite des informations et des autorisations. Chaque entreprise apportera sa touche particulière. Mais en général, le processus d’achat suit un schéma d’étapes bien connu. Elles sont présentées ci-dessous :
- Comprendre les besoins des entreprises
Même s’il ne s’agit pas exactement d’une étape, c’est un excellent point de départ pour gérer les dépenses d’une entreprise, trouver des moyens d’économiser de l’argent, réduire les dépenses inutiles et traiter les problèmes liés à la chaîne d’approvisionnement.
Par exemple, si une entreprise a besoin d’un grand nombre de produits, tels que des téléphones portables, il peut être possible de négocier des remises.
- Créer une demande d’achat
Le processus d’achat commence lorsque quelqu’un fait une demande d’achat et l’envoie. Vous pouvez accélérer ce processus et améliorer la procédure de demande en créant un formulaire de demande standard. Ainsi, les demandes d’achat seront identiques et répondront aux besoins de votre équipe en matière de gestion des données.
- Filtrer les demandes
Le contrôle des demandes d’achat permet de s’assurer que tous les achats de l’entreprise sont corrects, qu’ils ne dépassent pas le budget et, surtout, qu’ils sont réellement nécessaires.
- Recherche de fournisseurs
Une fois que la demande a été examinée et approuvée pour la recherche de fournisseurs, l’équipe chargée des achats recherche des fournisseurs pour répondre à la demande. Pour cela, vous devez en savoir plus sur l’approvisionnement stratégique et son importance pour trouver les meilleurs fournisseurs.
- Appel à propositions
Une fois que les meilleurs produits ont été sélectionnés, il est courant que l’équipe chargée des achats demande des propositions pour s’assurer que les produits ou services respectent le budget, qu’ils peuvent être livrés à temps et qu’ils répondent aux politiques ou aux exigences de l’entreprise.
- Négocier les coûts et les conditions du contrat
Il arrive que toutes les cases soient cochées, à l’exception de la tarification et des conditions de paiement. Par exemple, la qualité peut avoir besoin d’être améliorée, mais le fournisseur peut être le seul à pouvoir répondre à la demande à une certaine date. Dans ce cas, le responsable des achats tentera de négocier un montant total d’achat plus raisonnable.
- Approbation
La demande d’achat est préparée pour l’approbation finale si toutes les étapes du processus, y compris le coût, la livraison et les conditions de paiement, sont conformes aux spécifications. En cas de refus, l’équipe chargée des achats en informe le demandeur ou tente de trouver une autre source ou un autre fournisseur.
L’absence d’approbation d’un chef de service, la duplication de l’achat, le coût élevé et l’absence de valeur ajoutée pour l’entreprise sont quelques-unes des raisons pour lesquelles la demande peut être rejetée.
- Émettre un bon de commande
Une fois toutes les approbations obtenues, l’équipe chargée des achats établit une commande sur la base des détails de la demande d’achat approuvée et l’envoie au fournisseur ou au vendeur choisi pour qu’il la remplisse en vue de l’évaluation du fournisseur.
Meilleures pratiques pour le processus d’achat
Utilisez les meilleures pratiques suivantes pour faciliter le processus d’achat.
- Automatiser le processus d’achat
Chaque fois que vous le pouvez, essayez d’automatiser le processus d’achat. Avec un logiciel d’automatisation des achats, une entreprise peut raccourcir le temps nécessaire pour acheter quelque chose, faciliter le travail des employés, réduire les erreurs et la paperasserie.
Le logiciel d’automatisation des achats est utile si votre entreprise achète régulièrement beaucoup auprès des mêmes fournisseurs.
- Tenir des registres précis
Conservez des dossiers précis sur l’ensemble du processus d’achat. Il comprend les dossiers des fournisseurs potentiels, les négociations, les ventes, les retours et toute autre transaction. Il se peut que vous souhaitiez changer de fournisseur ou que vous ayez un problème avec celui que vous avez déjà.
Le fait de conserver des enregistrements précis de chaque étape du processus d’achat permet de réduire les problèmes et le surcroît de travail à l’avenir.
- Réexaminez souvent vos besoins
Les besoins d’une entreprise évoluent en permanence. Parfois, une entreprise a besoin de quelque chose de totalement nouveau, et parfois elle a besoin d’une version différente de quelque chose qu’elle a déjà. Faites régulièrement le point sur vos besoins actuels et vérifiez si les produits que vous achetez répondent à ces besoins.
En surveillant régulièrement vos opérations, vous pouvez détecter les problèmes et les résoudre plus rapidement. Il permet à votre entreprise de se développer tout en prenant des décisions judicieuses en matière de dépenses.
Conclusion
Le processus d’achat est essentiellement transactionnel et systématique. Mais vous devriez quand même utiliser des stratégies d’experts pour aider encore plus votre entreprise. Grâce aux étapes et aux meilleures pratiques que nous avons partagées, votre équipe Achats réalisera des économies et gagnera en efficacité pour les années à venir.
Il est maintenant temps de créer votre processus d’achat. Vous devrez analyser votre marché, votre activité et vos clients. Si vous avez besoin d’aide dans le processus d’analyse, QuestionPro est là pour vous.
QuestionPro CX est un logiciel d’enquête qui vous aide à analyser votre activité et à gérer le feedback de vos clients. Contactez-nous dès maintenant pour savoir comment procéder.
