Donner un retour d’information est souvent perçu comme une source de stress, en particulier s’il s’agit d’un retour d’information négatif. La situation s’aggrave considérablement lorsque vous savez qu’un employé a l’habitude de causer des problèmes.
La productivité, l’enthousiasme et la confiance des employés sont influencés par la manière dont vous leur donnez du feedback. C’est pourquoi les dirigeants doivent apprendre à formuler des critiques constructives.
Lisez la suite pour savoir comment développer vos capacités de feedback et transformer les critiques constructives en une situation gagnant-gagnant pour tous les membres de votre équipe.
Qu’est-ce qu’un retour d’information négatif ?
Le retour d’information négatif est une information donnée à un employé pour souligner les actions qui devraient être modifiées afin d’éviter les problèmes ou les mauvaises performances. Il vise à modifier le comportement des employés afin d’améliorer la productivité et les performances.
Par exemple, si un employé dépose un contrat erroné, la direction doit le rencontrer dès qu’elle le reçoit, et non quelques jours ou semaines plus tard.
Il s’agit d’un outil précieux pour améliorer l’efficacité sur le lieu de travail. Elle peut renforcer les liens et la confiance entre les employés et les dirigeants. De nombreux salariés apprécient et accueillent favorablement les commentaires constructifs de leurs supérieurs, même si cela les met mal à l’aise.
RENSEIGNEZ-VOUS SUR : La confiance des employés
Importance de fournir un retour d’information négatif
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles il est utile de donner un avis négatif. Voici une liste de quelques-unes des principales raisons pour lesquelles il en est ainsi :
- Elle permet d’améliorer les performances des employés.
- Il facilite le développement des capacités de leadership managérial.
- Veille à ce que les employés soient conscients des attentes de leur supérieur ou de l’organisation à leur égard.
- Aide les travailleurs à éprouver le sentiment d’être soutenus et pris en charge lorsqu’ils sont au travail.
- Les employés sont autorisés à poser des questions pour obtenir des éclaircissements.
- Renforce la capacité des travailleurs à assumer leurs responsabilités professionnelles.
Définition de la boucle de rétroaction positive et de la boucle de rétroaction négative
Explorons les concepts de boucle de rétroaction positive et de boucle de rétroaction négative, qui sont importants pour comprendre comment les systèmes fonctionnent et s’adaptent. Ces mécanismes permettent de comprendre comment les processus s’amplifient ou se stabilisent en réponse au changement :
Boucle de rétroaction positive
Une boucle de rétroaction positive fait référence à un processus d’auto-amplification dans un système où les effets d’un changement initial sont renforcés au fil du temps, ce qui entraîne une croissance exponentielle ou un renforcement du changement initial.
La production renforce l’apport dans ce mécanisme de rétroaction positive, ce qui entraîne un cycle continu et croissant. Les boucles de rétroaction positives peuvent conduire les systèmes vers des états ou des résultats extrêmes. Elles s’opposent aux boucles de rétroaction négatives, qui agissent pour stabiliser ou réguler un système.
Boucle de rétroaction négative
Une boucle de rétroaction négative, également appelée mécanisme de rétroaction négative, est un processus de régulation au sein d’un système de rétroaction négative dans lequel les effets d’un changement initial sont contrecarrés par des changements ultérieurs, ce qui aboutit à une stabilisation et à un équilibre.
Ce type de mécanisme de rétroaction implique que le système détecte un écart par rapport à un point de consigne et active des processus qui réduisent ou inversent cet écart. Les boucles de rétroaction négative sont fondamentales pour le maintien de l’homéostasie et de la stabilité dans divers systèmes naturels et artificiels.
Ils servent de mécanisme de contrôle à rétroaction négative, minimisant les écarts par rapport aux états souhaités.
Une boucle de rétroaction positive renforce le changement et peut conduire à des effets amplifiés, tandis qu’une boucle de rétroaction négative s’oppose au changement et favorise la stabilité grâce à l’autorégulation. La compréhension des mécanismes de rétroaction positive et négative est essentielle pour comprendre le comportement et la dynamique des systèmes complexes dans divers domaines.
Comment rendre positif un retour d’information négatif
S’il est souvent simple de donner un retour d’information positif, il peut être plus difficile de donner un retour d’information négatif. Les employés n’y sont pas sensibles lorsqu’elle n’est pas fournie de manière appropriée. Voici des façons positives de formuler des critiques négatives à l’égard d’un employé :
Éviter de donner un retour d’information négatif de manière brutale
Fournir un retour d’information avec soin et respect. S’il est proposé trop régulièrement et sans respect des sentiments, le destinataire se mettra en mode de défense, risquant de perdre sa confiance, son ego et son enthousiasme.
Maintenir la stabilité émotionnelle
Avant de donner un avis négatif, maîtrisez vos émotions. Lorsque l’on est indigné, furieux ou négatif, il est difficile de donner des informations utiles. Veillez à ce que la personne qui reçoit le feedback soit détendue. Ils seront ainsi moins sur la défensive en ce qui concerne le retour d’information.
Livrer en privé
Ne donnez jamais de commentaires négatifs devant vos collègues. L’employé peut se sentir embarrassé et gêné par le retour d’information. Rencontrez la personne à votre bureau ou dans une salle de réunion. Vous lui témoignerez ainsi du respect et l’inciterez à réagir ouvertement à vos commentaires.
Donner un retour d’information basé sur le comportement et non sur la personne
Il est préférable de se concentrer sur le changement de comportement souhaité plutôt que sur l’employé. En se concentrant sur les actions de l’employé, le retour d’information est plus facile à recevoir et évite que l’employé ne se sente attaqué.
Éviter les remarques insignifiantes
Parfois, les dirigeants ou les superviseurs entament les discussions sur les évaluations négatives par des remarques insignifiantes ou des flatteries injustifiées. L’employeur procède ainsi pour faciliter l’obtention d’un retour d’information critique par le travailleur.
Lorsque vous émettez une critique constructive, restez concentré sur les faits et essayez d’être aussi sincère, pratique et ouvert que possible. Cela motivera l’employé à répondre de la même manière.
Fournir un retour d’information négatif en temps opportun
Le choix du moment pour recevoir un retour d’information défavorable est crucial. Il est essentiel de donner un retour d’information dès que le comportement souhaité se produit. Cela motivera l’employé à agir rapidement et rendra le retour d’information moins sévère que si vous aviez attendu des jours ou des semaines.
Soyez précis
Vous devez fournir des commentaires précis et opportuns. Au lieu de répondre « Vous avez mal rempli le formulaire », expliquez-lui ce qu’il a fait de mal et comment y remédier. Vous pouvez également décrire les conséquences de l’accomplissement du devoir ou d’un comportement inapproprié.
Ne paniquez pas
Il peut être difficile de fournir un retour d’information négatif si l’action est sévère ou si l’employé est protecteur. Malgré votre colère, restez calme. Si vous perdez votre sang-froid, l’employé risque de refuser de modifier son comportement ou de ne pas bien recevoir un retour d’information constructif.
Laisser l’employé répondre
Donner un retour d’information dans le cadre d’un chat. Une fois que vous avez discuté du comportement et des améliorations nécessaires, laissez l’employé répondre et poser des questions. Cela montre que vous accordez de l’importance au temps et aux réflexions de l’employé et que vous êtes prêt à les écouter.
Élaborer un plan d’action
Créez une note ou un plan d’action une fois que vous avez expliqué le problème. Fixer des objectifs de performance et des délais pour les employés. Vous pouvez vérifier les progrès de l’employé chaque semaine ou chaque mois. Incluez cela si vous devez faire quoi que ce soit en tant que patron pour encourager un changement de comportement. Inclure une nouvelle stratégie de formation dans l’accord si nécessaire.
Planifier le suivi
Fixez une date et une heure pour assurer le suivi avec l’employé et examiner la note ou le plan d’action. Il est essentiel de suivre régulièrement les progrès de l’employé et de formuler des commentaires positifs sur les ajustements. Cela augmente également la possibilité que l’employé suive les activités convenues.
Exemple : donner un retour d’information négatif de manière positive
La pratique, l’expérience et l’observation sont essentielles pour bien faire les choses. Il peut être difficile de fournir un retour d’information de manière appropriée et sophistiquée. Les exemples ci-dessous peuvent servir de point de départ :
Exemple 1
- Remarques : Vous ne cessez de manquer des échéances, ce qui affecte le projet et le reste de l’équipe.
- Des alternatives positives : J’ai vu que vous avez du mal à gérer votre temps. Avez-vous besoin de moi pour vous aider ?
Exemple 2
- Remarques : Votre objectif n’a pas été atteint. Je crains que cela n’affecte les performances de l’équipe.
- Alternatives positives : Je sais à quel point tu as travaillé dur, même si tu n’as pas atteint tes objectifs. Avez-vous des obstacles que je peux vous aider à surmonter ?
Exemple 3
- Remarques : Vos courriels nocturnes à l’équipe m’ont inquiété parce que vous ne semblez pas être responsable de votre travail.
- Alternatives positives : Je m’inquiète de l’équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée, car j’ai vu les courriels que vous envoyez au personnel tard dans la nuit. Pouvez-vous nous donner plus de détails afin que nous puissions mieux comprendre votre charge de travail ?
Exemple 4
- Remarques : Vous avez assumé vos nouvelles responsabilités mais ne semblez pas les gérer correctement.
- Des alternatives positives : Félicitations pour votre nouveau poste. Il doit y avoir des difficultés. Pouvons-nous parler d’une éventuelle formation et d’un éventuel soutien ?
Exemple 5
- Remarques : Lors de la réunion d’hier, vous étiez irrité, ce qui a rendu la prise de décision difficile.
- Des alternatives positives : Lors de la réunion d’hier, j’ai remarqué que vous sembliez contrarié. Pourriez-vous me tenir au courant de l’évolution de la situation ?
Conclusion
Le retour d’information est un élément essentiel de la gestion des ressources humaines. Toutefois, cela peut s’avérer difficile. La personne à qui vous donnez un retour d’information reconnaîtra votre sincérité lorsque vous vous engagez dans le développement de l’employé. Utilisez les méthodes décrites dans ce blog pour fournir un retour d’information négatif de manière positive.
Traitez avec soin les critiques négatives. Explorer les moyens, apprendre à partir d’exemples et donner un retour d’information sur les progrès accomplis. Le prestataire doit comprendre l’objectif et la motivation de l’activité. Ils doivent également évaluer les situations personnelles et contextuelles et savoir quelles sont les informations qui leur manquent.
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Foire aux questions (FAQ)
Le retour d’information négatif est une critique constructive ou une évaluation destinée à améliorer les performances ou les résultats.
Le retour d’information négatif met en évidence les faiblesses et permet aux individus de travailler à l’amélioration de leurs compétences.
Abordez les commentaires négatifs avec un esprit ouvert, considérez-les comme une occasion d’apprendre et évitez de vous mettre sur la défensive.
