{"id":814623,"date":"2023-01-21T11:00:00","date_gmt":"2023-01-21T11:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.questionpro.com\/blog\/gestion-des-dossiers\/"},"modified":"2023-09-13T11:20:45","modified_gmt":"2023-09-13T11:20:45","slug":"gestion-des-dossiers","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/qa-release.questionpro.com\/blog\/fr\/gestion-des-dossiers\/","title":{"rendered":"Gestion des archives : Qu’est-ce que c’est, processus et meilleures pratiques"},"content":{"rendered":"\n
La gestion des dossiers et des documents est n\u00e9cessaire au fonctionnement quotidien d’une entreprise. Il s’agit d’un \u00e9l\u00e9ment important pour l’organisation et la gestion de votre entreprise. Mais les entreprises n\u00e9gligent souvent la gestion des documents.<\/p>\n\n
La gestion des documents peut aider votre entreprise \u00e0 organiser ses documents les plus importants, \u00e0 les conserver en lieu s\u00fbr, \u00e0 les suivre et \u00e0 les contr\u00f4ler, \u00e0 les auditer et \u00e0 les examiner, et \u00e0 les \u00e9liminer en toute s\u00e9curit\u00e9 lorsqu’ils ne sont plus n\u00e9cessaires.<\/p>\n\n
Dans ce blog, nous discuterons de ce qu’est la gestion d’un dossier, de son processus et des meilleures pratiques. Commen\u00e7ons.<\/p>\n\n
Qu’est-ce que le Records Management ?<\/h2>\n\n
La gestion des dossiers est le processus qui consiste \u00e0 garder une trace des dossiers du projet et \u00e0 les stocker correctement. Il s’agit d’un syst\u00e8me qui organise, planifie et conserve les dossiers des projets afin que les personnes puissent y acc\u00e9der et les utiliser \u00e0 l’avenir. Les dossiers sont des listes de d\u00e9tails qui sont importants pour le projet et qui doivent \u00eatre conserv\u00e9s pour g\u00e9rer le projet.<\/p>\n\n
Lorsque vous pensez \u00e0 la gestion des documents, vous devez d\u00e9cider quel type d’information doit \u00eatre conserv\u00e9 et comment il doit l’\u00eatre. Vous devrez savoir comment traiter et rassembler les documents et combien de temps ils doivent \u00eatre conserv\u00e9s et stock\u00e9s. Les dossiers d’\u00e9limination ou de protection sont \u00e9galement li\u00e9s \u00e0 des \u00e9v\u00e9nements ext\u00e9rieurs.<\/p>\n\n
Processus de gestion des archives<\/h2>\n\n
Le processus de gestion des documents est le cycle de vie d’un document, depuis sa cr\u00e9ation jusqu’\u00e0 sa destruction ou son stockage dans une archive. Nous examinons ici les \u00e9tapes du processus de gestion des documents :<\/p>\n\n
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Identification et cat\u00e9gorisation des enregistrements<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n
L’identification et la classification des documents archiv\u00e9s n\u00e9cessitent d’identifier les documents et informations importants qui doivent \u00eatre g\u00e9r\u00e9s et class\u00e9s en fonction de leur type, de leur contenu et de leur importance.<\/p>\n\n
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Tenue et organisation des dossiers<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n
Cette \u00e9tape consiste \u00e0 trouver un endroit appropri\u00e9 pour stocker les documents et \u00e0 les organiser de mani\u00e8re \u00e0 ce qu’ils soient facilement accessibles et r\u00e9cup\u00e9rables. Il peut s’agir de syst\u00e8mes d’archivage physiques, de bases de donn\u00e9es num\u00e9riques ou d’une combinaison des deux.<\/p>\n\n
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Conservation et protection des archives<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n
La conservation et la protection des documents implique de s’assurer que les documents sont conserv\u00e9s en toute s\u00e9curit\u00e9 et qu’ils seront utilisables aussi longtemps qu’ils seront n\u00e9cessaires. Il peut s’agir d’utiliser des mat\u00e9riaux de stockage protecteurs, d’effectuer des sauvegardes r\u00e9guli\u00e8res et de prendre d’autres pr\u00e9cautions pour \u00e9viter les dommages ou les pertes.<\/p>\n\n
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Obtention et utilisation de documents<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n
Cette \u00e9tape de la gestion des documents consiste \u00e0 accorder l’acc\u00e8s aux documents \u00e0 ceux qui en ont besoin et \u00e0 s’assurer qu’ils sont accessibles et utilisables en cas de besoin. L’utilisation des documents peut faire appel \u00e0 des outils de recherche, \u00e0 des index et \u00e0 d’autres outils destin\u00e9s \u00e0 aider les personnes \u00e0 trouver les informations dont elles ont besoin.<\/p>\n\n
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Destruction des documents<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n
Cette \u00e9tape permet de s’assurer que les documents p\u00e9rim\u00e9s sont \u00e9limin\u00e9s conform\u00e9ment aux lois et r\u00e9glementations en vigueur. Il peut s’agir de d\u00e9chiqueter des documents papier, de supprimer des documents \u00e9lectroniques ou de recourir \u00e0 d’autres m\u00e9thodes d’\u00e9limination.<\/p>\n\n
Meilleures pratiques en mati\u00e8re de gestion des documents<\/h2>\n\n
Certains documents sont essentiels \u00e0 toute entreprise. Pour travailler efficacement \u00e0 l’avenir, ils doivent les conserver. Voici les meilleures pratiques en mati\u00e8re de gestion des documents :<\/p>\n\n
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D\u00e9finir les objectifs de l’entreprise<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n
Chaque organisation doit d\u00e9cider de ce qu’elle doit faire de ses archives. Il s’agit d’examiner les syst\u00e8mes de stockage d\u00e9j\u00e0 en place et de d\u00e9terminer comment ils sont utilis\u00e9s. Il permet de d\u00e9terminer ce qui sera n\u00e9cessaire \u00e0 l’avenir. <\/p>\n\n
La gestion des documents doit comporter des \u00e9tapes claires pour la cr\u00e9ation, la destruction et l’\u00e9limination des documents. Ce processus permet aux entreprises d’\u00e9tablir des documents juridiques corrects. Il aide \u00e9galement les entreprises \u00e0 tenir des registres sur la base de r\u00e8gles de conservation.<\/p>\n\n
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Identifier et documenter vos documents de mani\u00e8re syst\u00e9matique<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n
La recherche et l’organisation des documents constituent une \u00e9tape cruciale du processus de gestion des documents. La plupart du temps, les archives d\u00e9terminent quels documents doivent \u00eatre conserv\u00e9s. Mais d’une mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale, tout document pouvant \u00eatre utilis\u00e9 pour prouver quelque chose doit toujours \u00eatre conserv\u00e9. La premi\u00e8re \u00e9tape compliqu\u00e9e de la gestion des documents consiste \u00e0 choisir ceux qui seront archiv\u00e9s.<\/p>\n\n
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\u00c9tablir un calendrier pour la tenue des registres<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n
Un calendrier de conservation des documents vous aidera \u00e0 \u00e9viter les co\u00fbts et les risques li\u00e9s \u00e0 leur perte. Il d\u00e9cide de la dur\u00e9e particuli\u00e8re de conservation des documents. Voici le calendrier des diff\u00e9rents types d’enregistrements :<\/p>\n\n
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Le personnel<\/li>\n<\/ol>\n\n
G\u00e9rer les dossiers des employ\u00e9s une fois par an est suffisant.<\/p>\n\n
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Financier<\/li>\n<\/ol>\n\n
Selon le type d’enregistrement financier, le calendrier peut \u00eatre d\u00e9fini pour diff\u00e9rentes p\u00e9riodes. Par exemple, les documents fiscaux et comptables n\u00e9cessitent g\u00e9n\u00e9ralement plus de temps que les documents personnels pour satisfaire aux r\u00e8gles de l’IRS.<\/p>\n\n
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Juridique<\/li>\n<\/ol>\n\n
La dur\u00e9e de conservation des documents juridiques d\u00e9pend du type de document et du type d’entreprise.<\/p>\n\n
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R\u00e9vision et mise \u00e0 jour des politiques de gestion des documents<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n
Il ne suffit pas d’\u00e9laborer une politique de gestion des documents. Les entreprises devraient revoir et mettre \u00e0 jour de temps \u00e0 autre leur politique en mati\u00e8re de traitement des documents. Il garantit que les dossiers sont exacts, faciles \u00e0 trouver et confidentiels. Tous les documents doivent \u00eatre conserv\u00e9s dans une zone soumise \u00e0 la politique de conservation des documents \u00e9tablie.<\/p>\n\n
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Cr\u00e9ation d’une \u00e9quipe de gestion des archives<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n
Pour r\u00e9ussir dans ce domaine, une entreprise doit mettre en place une \u00e9quipe d\u00e9di\u00e9e \u00e0 la gestion des documents. L’\u00e9quipe doit \u00eatre charg\u00e9e d’assurer le suivi et le stockage de tous les documents. Ils doivent \u00e9galement veiller \u00e0 ce que les dossiers soient conserv\u00e9s en lieu s\u00fbr aussi longtemps que n\u00e9cessaire. L’\u00e9quipe devrait \u00e9galement \u00eatre charg\u00e9e de se d\u00e9barrasser des anciens documents pour lib\u00e9rer de l’espace.<\/p>\n\n
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Cr\u00e9er un flux de travail simple pour l’\u00e9quipe<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n
Les organisations devraient se concentrer sur la cr\u00e9ation d’un flux de travail de gestion des documents afin de conserver les documents de mani\u00e8re appropri\u00e9e. Les facteurs suivants doivent \u00eatre pris en compte dans l’efficacit\u00e9 du flux de travail<\/a>:<\/p>\n\n\n