Er is veel voor nodig om een evenement succesvol te maken. Soms werken teams dag en nacht om het de aanwezigen naar de zin te maken. Maar hoe weet je of de deelnemers tevreden waren?
Ook na afloop van het evenement is er nog veel te doen. Enkele van de vragen die moeten worden beantwoord zijn:
Was het het waard voor de sponsors?
Was het nuttig voor de aanwezigen?
Waren de aanwezigen tevreden met de regelingen?
En zo verder.
Een gastheer van het evenement weet min of meer of het evenement goed is verlopen of niet, maar het mechanisme voor het verzamelen van feedback moet geavanceerder, professioneler en meer technologiegericht zijn.
Ook kunnen sommige deelnemers langskomen om te vertellen hoe het voor hen is gegaan. Om te weten of de deelnemers aan het evenement tevreden waren of niet, moet u het hun vragen.
Online enquêtesoftware biedt een goede oplossing voor het verzamelen en analyseren van gegevens. Zij bieden ook kant-en-klare sjablonen voor tevredenheidsonderzoeken voor evenementen die door professionals zijn opgesteld. Deze sjablonen zijn gemakkelijk te gebruiken en kunnen worden aangepast aan uw behoeften.
Wat is een evenementtevredenheidsonderzoek?
Een evenementtevredenheidsonderzoek wordt door de organisatie gebruikt om de feedback van de deelnemers na afloop van het evenement te meten en de nodige verbeteringen aan te brengen. Via deze enquête kunt u te weten komen of de sessies goed genoeg waren; het evenement was informatief of niet, de presentatievaardigheden van de spreker, de accommodatie, enzovoort.
De organisatie die regelmatig evenementen organiseert, moet er rekening mee houden dat het succes na elk evenement wordt gemeten. Deze meting zal de bedrijven helpen te leren en de nodige stappen te ondernemen om toekomstige evenementen succesvoller te maken. Als u een evenementmanager bent, moet u de structuur van het evenement blijven verbeteren, zowel op korte als op lange termijn, op basis van de feedback die u van de deelnemers krijgt.
Vragen over de tevredenheidsenquête over evenementen
U kunt beginnen met de enquêtevragen die objectief van aard en snel te beantwoorden zijn. Dat kunnen meerkeuzevragen, NPS-vragen of eenvoudige ja/nee-vragen zijn. Dus als de respondenten de tevredenheidsenquête over het evenement niet invullen, krijgt u van hen feedback op hoog niveau.
Bewaar open vragen voor het laatste deel van de enquête, want die zijn beschrijvend en subjectief. Alle deelnemers aan een evenement vinden het misschien niet leuk om in het begin gedetailleerde feedback te schrijven, maar sommigen willen hun mening in detail delen. Ook worden de meeste onderwerpen in het begin behandeld. Maar zeg, als de respondenten daar nog iets aan willen toevoegen, dan kunt u open vragen gebruiken om meer te weten te komen over hun evenementervaring.
Gratis template tevredenheidsonderzoek evenement
Als u een vragenlijst voor uw evenemententevredenheidsonderzoek wilt opstellen, is hier een lijst met vragen die u in uw enquête moet opnemen.
1. Hoe zou u dit evenement beoordelen?
Dit is een eenvoudige meerkeuzevraag om uw enquête te beginnen. Door deze vraag bovenaan te houden, krijgt u een idee of de deelnemers tevreden waren over het gehele evenement.
2. Gezien uw algemene ervaring, hoe waarschijnlijk is het dat u dit evenement aan uw vrienden of collega’s zult aanbevelen?
Dit type vraag staat bekend als de Net Promoter Score (NPS) vraag. Het gaat na hoe groot de kans is dat uw deelnemers het evenement doorverwijzen naar hun vrienden en collega’s. Het is een indirecte indicator van hun evenementervaring.
Op basis van de door de deelnemers gegeven score worden zij in 3 categorieën ingedeeld.
- Promotors: Klanten die een 8 of hoger geven en die waarschijnlijk in de toekomst uw evenement zullen bijwonen.
- Passieven: Klanten met een 6 of 7 hebben een neutrale houding.
- Detractors: Klanten die een 5 of lager geven, hadden geen geweldige ervaring en zullen hun slechte beoordelingen waarschijnlijk met anderen delen.
3. Hoe goed voldeed dit evenement aan uw verwachtingen?
Het succes van een evenement hangt af van de verwachtingen van de aanwezigen. Om na te gaan of het evenement succesvol was, moet je dus weten of je aan de verwachtingen van de deelnemers hebt voldaan. Ook kunt u zich bewust zijn van hun doelstellingen, maar u kent hun verwachtingen niet duidelijk. Misschien kent u hun doelstellingen al, maar misschien weet u niet wat zij van dit evenement verwachten.
Deze tevredenheidsvraag over het evenement zoekt niet alleen uit of u aan hun verwachtingen hebt voldaan, maar ook hoe goed die zijn vervuld. De manier waarop u uw vragen formuleert kan veel verschil maken bij het genereren van rapporten en het nemen van beslissingen.
4. Bent u van plan dit evenement in de toekomst bij te wonen?
Een eenvoudige ja/nee vraag om na te gaan of alle betrokkenen hetzelfde evenement volgend jaar zouden willen doen. Het kan organisatoren van evenementen helpen het volgende evenement te plannen en te voorspellen of het een succes wordt.
Een opvallend kenmerk van deze vraag is het aantal opties. De respondenten hoeven niet veel tijd te besteden aan het lezen van de opties en het kiezen van een optie. Als ze niet zeker weten of ze het evenement de volgende keer zullen bijwonen, kunnen ze “Kan niet zeggen” selecteren. Houd rekening met de verschillende scenario’s waarmee de respondenten kunnen worden geconfronteerd en voeg dienovereenkomstig antwoordopties toe. Een enquête die alle mogelijkheden in de antwoorditems bestrijkt, wordt beschouwd als een effectieve enquête.
5. Hoe zou u dit evenement beoordelen op de onderstaande gebieden?
Makers van tevredenheidsenquêtes voor evenementen kunnen deze vraag stellen om gedetailleerde feedback te krijgen. Het is een meerpuntsschaal matrix vraagtype met meerdere rijen en kolommen. Respondenten moeten een of meer rij-items selecteren met dezelfde set antwoordopties in de kolom.
Zonder een matrix met een meerpuntsschaal zullen enquêtemakers veel meerkeuzevragen moeten toevoegen. Maar deze vraag maakt de vragenlijst korter en compacter. Het verbetert dus ook de ervaring van de respondenten en helpt het voltooiingspercentage van de enquête te verhogen.
In de onderstaande vraag worden keuzerondjes gebruikt, maar afhankelijk van de behoefte kunt u ook een selectievakje, keuzelijst, schuifregelaar of tekstvakje gebruiken.
6. Wat vond je leuk aan dit evenement?
Deze vraag kan organisatoren van evenementen helpen te weten wat de deelnemers het leukst vonden aan het evenement.
Om respondenten te laten delen wat zij leuk vonden en hun gevoelens te laten uiten, is het type open vraag een geschikte keuze. Ook kunt u halverwege de vragenlijst open vragen stellen. Aangenomen wordt dat als de respondenten hier komen, zij de enquête waarschijnlijk zullen invullen.
U kunt ook een meerkeuzevraag gebruiken en een reeks opties aanbieden om uit te kiezen.
7. Wat vond je niet leuk aan dit evenement?
Net zoals het belangrijk is te weten wat de deelnemers aan het evenement leuk vonden, is het even belangrijk te weten wat ze niet leuk vonden. Het helpt organisatoren de verbeterpunten uit te zoeken, zodat ze hun deelnemers bij toekomstige evenementen een betere ervaring kunnen bieden.
8. Waarom heeft u dit evenement gekozen om bij te wonen?
Ook dit is een open tekstvraag waarmee organisatoren van evenementen meer te weten kunnen komen over de redenen waarom hun deelnemers aan het evenement deelnamen. Door meer te weten te komen over hun deelnemers kunnen zij hun toekomstige evenementen beter organiseren.
9. Hoeveel invloed heeft dit evenement op uw doelstellingen?
Deze vraag kan veel inzicht bieden in de vraag of het evenement daadwerkelijk een verschil heeft gemaakt in het leven van de deelnemers. Zorg ervoor dat ze lessen meenemen die waarde toevoegen aan hun bedrijf.
Als u het doel van het evenement niet afstemt op de doelstellingen van uw deelnemers, zal het voor geen enkele belanghebbende de moeite waard zijn om het evenement te organiseren. Op basis van de antwoorden kunt u beslissen of u zich moet verbeteren en met hoeveel.
10. Heeft u nog andere opmerkingen of suggesties voor ons?
De laatste vraag is bedoeld om feedback over het evenement te verzamelen die misschien niet expliciet in de enquête werd gevraagd, maar die de aanwezigen misschien willen delen. Het biedt ook een kans om de respondenten van de enquête hun suggesties te laten doen of hun eventuele zorgen te delen.
Hoe haalt u het meeste uit uw evenementtevredenheidsonderzoek?
Na afloop van het evenement verzamelt u feedback van uw publiek, zodat u toekomstige evenementen kunt verbeteren en effectieve marketingstrategieën kunt ontwikkelen. Hieronder staan de voordelen van het houden van tevredenheidsenquêtes over evenementen:
Begrijp uw publiek: Hoe meer informatie u verzamelt van uw publiek, hoe meer u te weten komt over hun voorkeuren en antipathieën voor het evenement. Deze verzamelde inzichten zullen de organisatie helpen om de nodige acties voor verbeteringen te ondernemen en hun publiek voor toekomstige evenementen te behouden.
Schakel meer sponsors in en vergroot uw succes: Veel organisatoren van evenementen vinden het moeilijk om sponsors voor hun evenementen te vinden. Maar enquêtes na afloop van een evenement kunnen dit probleem verhelpen. Welnu, de positieve resultaten van de enquête na afloop van het evenement en het succesverhaal van uw evenement zullen werken als bewijs van uw vermogen om te slagen en de sponsors te overtuigen.
Het maken van een eenvoudige enquête na afloop van een evenement zal u helpen om sponsors voor uw evenement aan te trekken en zal uw bedrijf meer pit geven.
Verbetert uw toekomstige evenementen: Elke evenementenplanner wil de exponentiële groei van zijn evenementen zien in termen van inschrijvingen, publiek, feedback, sponsors en financieringen. Om het meeste uit uw recente evenement te halen en de toekomstige evenementen te verbeteren, moet u nagaan op welke punten verbeteringen mogelijk zijn op basis van de feedback die u van de deelnemers hebt gekregen op de enquête na afloop van het evenement.
Van belanghebbenden en sponsors tot sprekers en aanwezigen, u weet dat uw evenement een publiek zal hebben met verschillende interesses. Door al deze mensen te bevragen, krijgt u uitgebreid inzicht in hoe sterk uw evenement aansluit bij de behoeften van uw branche. De vuistregel voor elke evenementenplanner is de laatste trends en veranderingen bij te houden door steeds meer publiek te onderzoeken.
Onderneem actie: Zodra u de gegevens hebt, gebruikt u software voor tevredenheidsonderzoeken van evenementen om analytische rapporten te genereren. Onderneem acties op basis van de inzichten uit de rapporten en zorg ervoor dat u dit ook overbrengt aan uw deelnemers. Het hele proces van het verzamelen van feedback en het analyseren van gegevens is bedoeld om ervoor te zorgen dat uw deelnemers zich meer tevreden voelen en hun doelen bereiken.
