{"id":566080,"date":"2022-12-07T23:21:23","date_gmt":"2022-12-08T07:21:23","guid":{"rendered":"https:\/\/www.questionpro.com\/blog\/?p=566080"},"modified":"2022-12-07T23:21:23","modified_gmt":"2022-12-08T07:21:23","slug":"claim-and-complaints-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/qa-release.questionpro.com\/blog\/nl\/claim-and-complaints-management\/","title":{"rendered":"Claim- en klachtenbeheer: wat het is en hoe het te doen"},"content":{"rendered":"
Anticiperen op de wensen en behoeften van elke klant is erg moeilijk.\u00a0U zult klanten hebben die echt tevreden zijn met uw product of dienst, maar er zullen anderen zijn die problemen hebben.\u00a0Daarom zullen we het vandaag hebben over het correct beheren van klantsuggesties, claim- en klachtenbeheer.<\/span><\/p>\n Het is belangrijk dat je een proces inricht dat zorgt voor een goede relatie met de klant, ook nadat er een fout is gemaakt en voorkomt dat ze boos je bedrijf verlaten.<\/span><\/p>\n Het belangrijkste is om feedback van klanten op de juiste afdeling te krijgen, zodat het product in de toekomst nog beter wordt.<\/span><\/p>\n Laten we enkele van de factoren leren kennen waarmee u rekening moet houden om klachten, claims en suggesties en uw publiek effici\u00ebnt af te handelen.<\/span><\/p>\n De term klachtenmanagement beschrijft het beheer van klachten van klanten in een bedrijf.\u00a0Het doel is zowel de\u00a0<\/span>klantenbinding<\/span><\/a>\u00a0als de kwaliteitsborging te versterken.<\/span><\/p>\n Kritiek wordt verondersteld op een systematische en ordelijke manier te worden ge\u00ebvalueerd en gebruikt om een \u200b\u200bpositieve impact te cre\u00ebren.\u00a0Er wordt ook aangenomen dat het probleem dat de klantkritiek veroorzaakte, is opgelost.\u00a0<\/span><\/p>\n Bijna elk bedrijf krijgt klachten van klanten;\u00a0niemand is er volledig immuun voor.\u00a0Naarmate een bedrijf groeit, groeit het aantal klachten meestal ook.<\/span><\/p>\n Uiteindelijk wordt het aantal klachten zo hoog en de structuur van het bedrijf zo complex dat er een klachtenbehandeling moet komen.<\/span><\/p>\n Een ontevreden klant wiens mening niet in aanmerking wordt genomen, vertrouwt uw aanbod waarschijnlijk niet meer en zal ook aan anderen vertellen hoe gefrustreerd en boos hij is.\u00a0Vergeet niet dat klachten in het internettijdperk vaak onvoorstelbare plaatsen bereiken.<\/span><\/p>\n Klachten-, claims- en suggestiebeheer gaat over het methodisch omgaan met klantkritiek.\u00a0U moet strategie\u00ebn ontwikkelen en bepalen waar ze moeten worden ontvangen, hoe erop moet worden gereageerd en naar welke afdelingen of personen de verkregen informatie moet worden doorgestuurd.\u00a0<\/span><\/p>\n Ook de toedeling van verantwoordelijkheden is onderdeel van klachtenmanagement.\u00a0Alleen als duidelijk is wie in elk geval moet reageren, kan een negatieve kritiek worden omgezet in iets positiefs.<\/span><\/p>\n Klachtenmanagement is een onderdeel van relatiebeheer.\u00a0Het volledige proces van het doen van suggesties, claim- en klachtenbeheer stelt ons in staat om twee doelen te bereiken:<\/span><\/p>\n Bovenstaande doelstellingen zijn van invloed op de taken en daarmee ook op de procedures voor het afhandelen van klachten en claims.\u00a0<\/span><\/p>\n Volgens de doelstellingen van klanttevredenheid en kwaliteitsborging kunnen de taken in twee gebieden worden gegroepeerd.\u00a0Zo zijn er verschillende taken die grotendeels bijdragen aan een positieve klantrelatie.<\/span><\/p>\n Pas als de terechte kritiek van de klant voor het eerst aan u wordt meegedeeld, kunt u de klacht op een positieve manier gebruiken.<\/span><\/p>\n Om dit te bereiken, moeten speciaal opgeleide medewerkers kritiek accepteren en de ontevreden klant het gevoel geven dat zijn mening belangrijk is.<\/span><\/p>\n Of een prijskorting of een productwijziging gepast is, hangt van elk geval af.\u00a0De verschillende opties (indien aanwezig) moeten echter van tevoren worden bepaald.<\/span><\/p>\n Aan de andere kant moet een ingediende klacht of klacht ook een langetermijneffect hebben op de processen van het bedrijf, aangezien dit de enige manier is om de kwaliteit van de prestaties op een duurzame manier te verbeteren.<\/span><\/p>\n De verkregen informatie biedt vaak maatstaven voor kwaliteitsborging en kan vervolgens helpen om productie- en serviceprestaties te verbeteren.<\/span><\/p>\n Om klachtenmanagementtaken met succes onder de knie te krijgen, moet aan bepaalde algemene voorwaarden worden voldaan.\u00a0Allereerst is een organisatiestructuur vereist.<\/span><\/p>\n Daarom moet het beheer van suggesties, claims en klachten een vast onderdeel zijn binnen het bedrijf en ook door het management van het bedrijf als een belangrijke factor worden erkend.\u00a0<\/span><\/p>\n Dan loont het de moeite om het juiste personeel te vinden en dienovereenkomstig op te leiden.\u00a0Dit geldt met name voor direct klantcontact.\u00a0Medewerkers moeten kunnen omgaan met stressvolle situaties, aangezien niet alle klanten constructief zijn in hun kritiek.<\/span><\/p>\n Tot slot maakt ook een functionele infrastructuur deel uit van de algemene voorwaarden.\u00a0Dit verwijst voornamelijk naar de implementatie van software voor klantervaring die helpt bij het verkrijgen van feedback en het ondernemen van actie na het ontvangen van negatieve of positieve opmerkingen.<\/span><\/p>\n Om ervoor te zorgen dat de klant een klacht indient, moet uw bedrijf eenvoudige opties voor het geven van feedback instellen.<\/span><\/p>\n Dit kan een hotline, chat of e-mailadres zijn, maar feedback kan ook via webformulieren worden verstuurd.<\/span><\/p>\n Bedrijven dienen deze mogelijkheden altijd expliciet te vermelden.\u00a0Op deze manier worden klanten aangemoedigd om feedback te geven.<\/span><\/p>\n Hierna wordt de claim verwerkt.\u00a0Hierbij spelen vriendelijkheid en begrip van de opgeleide medewerker een belangrijke rol.\u00a0Zorg ervoor dat uw klanten ook weten welke maatregelen er genomen worden na hun kritiek.\u00a0<\/span><\/p>\n De klant moet zoveel mogelijk kunnen begrijpen wat voor gevolgen zijn klacht zal hebben.\u00a0Soms is continue communicatie over een bepaald vraagstuk echter economisch niet haalbaar.<\/span><\/p>\n Daarom moeten de professionals van het bedrijf evalueren wat voor soort reactie op dat moment nog zinvol is en wat een redelijke reactie zou zijn.<\/span><\/p>\n De volgende stap is het beheren van de klacht van de klant.\u00a0Dit omvat ook het doorsluizen naar de juiste afdeling.<\/span><\/p>\n Voor veel klanten is het voldoende om te weten dat hun feedback met waardering is geaccepteerd en tot verandering zal leiden.\u00a0Anderen hebben echter meer actie nodig om tevreden te zijn.\u00a0<\/span><\/p>\n Hiervoor moeten uw ondersteunende medewerkers over de juiste middelen beschikken.\u00a0In deze stap reageert de medewerker direct op de klant en biedt hij een korting, een productwijziging, een reparatie of een ander voordeel aan.<\/span><\/p>\n Tegelijkertijd begint de uitvoering van interne taken.\u00a0De binnenkomende klacht wordt geanalyseerd en gecategoriseerd, wat informatie oplevert over wat er in het bedrijf moet veranderen.\u00a0<\/span><\/p>\n Vervolgens worden controle- en rapportagetaken uitgevoerd, dwz het klachtenafhandelingsproces zelf wordt herzien.<\/span><\/p>\n Tegelijkertijd wordt ook de effectiviteit ge\u00ebvalueerd: wordt de klanttevredenheid voldoende weergegeven door de ontvangen klacht?\u00a0Het stimuleren van het stimuleren van klachten kan in dit verband een oplossing zijn.<\/span><\/p>\n Auditinformatie wordt voorbereid en gepresenteerd aan bedrijfsleiders of andere besluitvormers.\u00a0Vervolgens houdt deze tak van klachtenmanagement zich ook bezig met handhaving.<\/span><\/p>\n De verzamelde en voorbereide gegevens moeten worden gebruikt om het kwaliteitsbeheer te verbeteren.<\/span><\/p>\n Dit kunnen details zijn die betrekking hebben op een kleine productiefase en snel kunnen worden ge\u00efmplementeerd.\u00a0Op de lange termijn is het echter mogelijk om structurele veranderingen in gang te zetten die impact hebben op het hele bedrijf.<\/span><\/p>\n Hier zijn enkele tips om u te helpen uw klanten te overtuigen door hen uitstekende service te bieden.\u00a0<\/span><\/p>\n Een klant die klaagt is geen overlast, maar een kans voor verbetering.\u00a0Uit hun feedback krijg je belangrijke informatie over je producten of diensten.\u00a0<\/span><\/p>\n Wanneer hun woede afneemt en ze bevredigende ondersteuning van u krijgen, zullen ze eerder merken dat uw bedrijf klantgericht is.<\/span><\/p>\n Ontevreden klanten die het je niet eens laten weten, zijn veel erger.\u00a0Om deze reden is het absoluut noodzakelijk om feedback van klanten te vragen.<\/span><\/p>\n Zeker, iedereen krijgt graag positieve feedback, maar continue ontwikkeling werkt het beste als er op tekortkomingen wordt gewezen.\u00a0Daarom moet u het uw klanten zo gemakkelijk mogelijk maken om hun zorgen bij u te melden.\u00a0Geef ze het gevoel dat hun mening er echt toe doet.\u00a0<\/span><\/p>\n Als een klant ontevredenheid uit, is het eerste wat je moet doen hem zijn bezorgdheid te laten uiten.\u00a0Vaak kan de klant de exacte oorzaak van zijn woede niet specificeren.<\/span><\/p>\n Daarom worden vervolgvragen ook als een essentieel onderdeel van luisteren beschouwd.\u00a0Op deze manier laat u de klant zien dat u ge\u00efnteresseerd bent en kan belangrijke informatie worden verkregen om het product te verbeteren.<\/span><\/p>\n Weinig dingen irriteren een ontevreden klant zo erg als eeuwig aan de telefoon moeten wachten.\u00a0Maar dat betekent niet dat bedrijven alleen zo snel mogelijk moeten reageren op klanten die contact met hen opnemen.<\/span><\/p>\n Ze moeten zich er ook op richten om zo snel mogelijk te reageren op klanten die hun zorgen uiten via e-mail en sociale media.\u00a0Anders blijft de wrijving bij de klant groeien en bereikt uiteindelijk het punt waarop schadebeheersing niet langer mogelijk is.\u00a0<\/span><\/p>\n Als een bedrijf echter een duidelijk beheersysteem voor suggesties, claims en klachten heeft opgezet, zou dit soort problemen zich niet moeten voordoen.<\/span><\/p>\n Hier zijn enkele goede opties om uw online klantenservicesysteem te verbeteren.<\/span><\/p>\n Soms lijkt het probleem niet bij uw bedrijf of product te liggen, maar bij de klant zelf.\u00a0Dit mag je ze echter nooit vertellen.\u00a0<\/span><\/p>\n Het is duidelijk geen goed idee om klanten de schuld te geven die al overstuur en boos zijn, vooral omdat ze met hun betaling bijdragen aan het succes van uw bedrijf.<\/span><\/p>\n Ten tweede kan hun klacht ook bijdragen aan het verbeteren van uw aanbod.\u00a0Misschien kan de gebruiksaanwijzing eenvoudiger worden gemaakt of moet de communicatie in het algemeen worden verbeterd.\u00a0In ieder geval moet u de volledige verantwoordelijkheid voor het probleem op u nemen.<\/span><\/p>\n Aan de ene kant wil een ontevreden klant zijn frustratie graag op jou afreageren.\u00a0Maar aan de andere kant hebben ze een oplossing voor hun probleem nodig.\u00a0Daarom is het niet genoeg om sympathiek te zijn.\u00a0<\/span><\/p>\n Bied verstandige oplossingen aan, bij voorkeur voordat de klant zelf eisen stelt.\u00a0Zo houd je de regie en ben je ook beter in staat om de cumulatieve vergoedingskosten te bepalen.\u00a0Ongeacht het belang van de klant, u kunt de oplossing ook op maat van de klant maken.<\/span><\/p>\n Goede suggesties, claim- en klachtenbeheer betekent dat u uw klant echt wilt helpen en dat u feedback ziet als een kans om uw bedrijf te verbeteren.\u00a0<\/span><\/p>\n Als u dit kunt doen, worden ontevreden klanten terugkerende klanten.<\/span><\/p>\n QuestionPro CX heeft de tools om naar de stem van de klant te luisteren en in hun behoeften te voorzien.\u00a0Vraag een demo aan van ons QuestionPro-klantervaringsplatform en ontdek het volledige potentieel ervan.<\/span><\/p>\n Wilt u een uitzonderlijke klantervaring bieden met\u00a0<\/span>QuestionPro CX<\/span><\/a>\u00a0?\u00a0<\/span><\/strong>Ontdek meer over hoe u uw klant kunt verrassen bij elk contactpunt en hoe u van hen merkadvocaten kunt maken.<\/span><\/p>\nWat is suggestie-, claim- en klachtenmanagement?<\/span><\/h2>\n
Stappen voor het afhandelen van klachten, claims of suggesties van klanten<\/span><\/h2>\n
<\/p>\n
\n
Tips voor het afhandelen van klachten van klanten\u00a0<\/span><\/h2>\n
\n
\n
\n
\n
\n
Algemene voorwaarden voor suggesties, claim- en klachtenbeheer<\/span><\/h3>\n
Procedures voor het behandelen van suggesties, claim- en klachtenbeheer<\/span><\/strong><\/h3>\n
Tips voor het omgaan met suggesties, claim- en klachtenbeheer<\/span><\/h2>\n
\n
\n
\n
\n
\n
Conclusie<\/span><\/h2>\n