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Organisationskommunikation: Definition, Arten und Merkmale

Organisationskommunikation ist eine der wichtigsten Säulen, um ein klares Verständnis der Ziele einer Organisation und der Strategien zu deren Erreichung zu gewährleisten.
Viele Unternehmen versäumen es jedoch, der Kommunikation mit ihren Mitarbeitern den gebührenden Stellenwert einzuräumen. Das Ergebnis ist ein ineffektives Kommunikationssystem, das zu einer Verschwendung von Zeit, Ressourcen, Produktivität und letztlich auch Gewinnen führt.
Erfahren Sie hier, was Kommunikation ist und warum Sie sie in Ihrer Organisation einsetzen sollten, um sie erfolgreich zur Erreichung Ihrer Ziele zu führen.

Was ist Organisationskommunikation?

Organisationskommunikation ist definiert als die Kommunikationskanäle und -formen, die innerhalb von Organisationen auftreten, unabhängig davon, ob es sich um Unternehmen, akademische Einrichtungen, gemeinnützige Organisationen oder staatliche Stellen handelt. Sie umfasst sowohl die Kommunikation innerhalb der Organisation als auch die Kommunikation mit externen Zielgruppen.

Organisationskommunikation konzentriert sich weitgehend auf den Aufbau von Beziehungen und die Interaktion mit internen Mitgliedern der Organisation und interessierten externen Zielgruppen.

Im Allgemeinen werden zwei Arten der Betrachtung von Organisationskommunikation unterschieden:

• Kommunikation innerhalb von Organisationen (wobei die Kommunikation Teil der Organisation ist).
• Kommunikation als Organisation (d. h. Organisationen sind das Ergebnis der Kommunikation ihrer Mitglieder).

Es ist wichtig zu betonen, dass Kommunikation nicht nur die Übermittlung von Nachrichten zwischen Absendern und Empfängern ist, sondern ein komplexer Prozess der Bedeutungen, der Konstruktion von Bedeutung und der Aushandlung von Normen, die von den beteiligten Personen in einem bestimmten Kontext, in diesem Fall einer Organisation, geschaffen werden.

Wozu dient die Organisationskommunikation?

Organisationskommunikation hilft uns dabei:

• alle notwendigen Schritte zu definieren, um die Aufgaben im Zusammenhang mit bestimmten Rollen und Verantwortlichkeiten in den Bereichen Vertrieb, Service und Produktion erfolgreich zu erfüllen.
• Unerwartete Veränderungen durch Kreativität und individuelle und kollektive Anpassung zu bewältigen.
• Erledigung von Aufgaben durch die Entwicklung klarer Richtlinien, Verfahren und Vorschriften, die den täglichen und laufenden Betrieb unterstützen.
• Entwicklung besserer zwischenmenschlicher Beziehungen zwischen den Mitgliedern der Organisation unter Berücksichtigung emotionaler, ethischer und sensibler Aspekte.
• Koordinierung, Planung und Kontrolle der Tätigkeiten der gesamten Organisation in Übereinstimmung mit den von der Leitung festgelegten Zielen.
• Schaffung eines positiven Organisationsklimas und einer positiven Organisationskultur, d. h. eines Klimas, das die Einstellungen, Werte und Ziele, die die Organisation und ihre Mitglieder kennzeichnen, kennt und fördert.
• Organisationsstrategien zu entwickeln, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter Rechnung tragen, um Burnout und damit verbundene Probleme zu vermeiden.

Die Bedeutung der Organisationskommunikation

Organisationskommunikation begünstigt die Unternehmensführung durch die Entwicklung wirksamer Kommunikationsstrategien und -kanäle, die eine höhere Produktivität, Qualität und Integration der gemeinsamen Arbeit fördern.

Mehrere Studien über Organisationskommunikation zeigen, dass Organisationen von der effektiven Kommunikation und den effizienten Kommunikationsfähigkeiten ihrer Mitglieder abhängen.

In mehreren Erhebungen wurde festgestellt, dass eine wirksame mündliche und schriftliche Kommunikation zu den am meisten gefragten Fähigkeiten derjenigen gehört, die Organisationen leiten.

Um in einer Organisation erfolgreich zu sein, müssen die Mitarbeiter in der öffentlichen Präsentation, im Zuhören und in der zwischenmenschlichen Kommunikation geübt sein.
Unternehmen suchen heute Mitarbeiter, die Anweisungen befolgen und erteilen, genau zuhören, nützliches Feedback geben, mit Mitarbeitern und Kunden auskommen, Kontakte knüpfen, gut in Teams arbeiten, Probleme kreativ und kritisch lösen und Ideen verständlich präsentieren können.

Zu einer effektiven Organisationskommunikation gehört, dass man weiß, wie man Informationen erstellt und austauscht, dass man mit verschiedenen Gruppen oder Einzelpersonen zusammenarbeitet, dass man unter komplizierten und sich ändernden Umständen kommuniziert und dass man die Fähigkeit oder Motivation hat, angemessen zu kommunizieren.

Arten der Organisationskommunikation

Nachdem Sie nun wissen, was Organisationskommunikation ist und wie wichtig sie ist, stellen wir Ihnen einige der Arten vor, in die sie normalerweise eingeteilt wird:

Richtungsbezogene Kommunikation

Organisationskommunikation kann nach ihrer Richtung verstanden werden, was bedeutet, dass Informationen nach unten, nach oben oder horizontal fließen können.

• Von oben nach unten gerichtete Kommunikation. Von Managern und leitenden Angestellten zu den Mitarbeitern an der Front.

Diese Art der Kommunikation umfasst in der Regel Anweisungen oder Aufgaben, die die Mitarbeiter ausführen sollen, und kann auch die Organisationspolitik oder Leistungsbeurteilungen beinhalten.
Obwohl die Kommunikation nach unten meist schriftlich erfolgt, z. B. in Form von E-Mails, Memos und Richtlinien, kann sie auch mündlich in Sitzungen und Telefonaten erfolgen.

• Aufwärts gerichtete Kommunikation. Bei dieser Art der Kommunikation fließen Nachrichten von Mitarbeitern der unteren Ebene zu Mitarbeitern der oberen Ebene. Diese Art der Kommunikation kann Projekte oder Leistungen umfassen, die die Mitarbeiter mit ihren Vorgesetzten teilen müssen, z. B. durch eine Umfrage zum Arbeitsfeedback, bei der die Mitarbeiter ihren Vorgesetzten Kommentare und Vorschläge zu ihrer Arbeit, ihrer Leistung oder den Geschäften des Unternehmens machen können. Diese Art der Kommunikation liefert dem Management häufig Informationen und Daten, die für wichtige Geschäftsentscheidungen herangezogen werden.
• Horizontale gerichtete Kommunikation. Diese Art der Kommunikation findet zwischen Mitarbeitern statt, die in der Hierarchie auf der gleichen Ebene stehen. Wie die informelle Kommunikation ist auch diese Art der Kommunikation schnell und oft spontan. Die horizontale Kommunikation erfolgt meist mündlich und nicht schriftlich.

Interne und externe Kommunikation

Die bekanntesten Arten der Organisationskommunikation sind die interne und die externe Kommunikation, die wie folgt verstanden werden können:

Interne Kommunikation

Sie findet zwischen den Mitgliedern der Organisation statt. Sie kann zwischen dem gesamten Unternehmen oder in kleinen Gruppen von Personen, wie Abteilungen oder Projektteams, stattfinden.

Die interne Kommunikation kann formell und informell sein. Die formelle Kommunikation erfolgt in der Regel in schriftlicher Form und umfasst Leistungsbeurteilungen, Unternehmensinformationen und Verkaufsergebnisse. Diese Art von Informationen ist in der Regel nur für die Mitarbeiter bestimmt und für Personen außerhalb des Unternehmens nicht zugänglich.

Interne Kommunikation trägt dazu bei, eine freundliche Atmosphäre zu schaffen und die Arbeitstätigkeit anzuregen, indem sie den Mitarbeitern hilft, das Unternehmen kennen zu lernen und sich mit ihm vertraut zu machen.
Sie trägt auch zur Anerkennung der Leistungen der Mitarbeiter bei und fördert den Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens.

Externe Kommunikation

Kommunikation, die sich speziell an Personen außerhalb des Unternehmens richtet, z. B. an Kunden, potenzielle Kunden, Partner, die Medien, Wettbewerber oder Aufsichtsbehörden wie die Regierung.

Unternehmen verbringen viel Zeit damit, Botschaften an externe Zielgruppen sorgfältig zu formulieren, damit das Unternehmen positiv wahrgenommen wird.

Die meisten externen Mitteilungen sind formell und strukturiert und werden über bestimmte Kanäle versandt, damit die Öffentlichkeit die Botschaft erhält.

So können z. B. Verkaufsförderungsmaßnahmen für potenzielle Kunden über eine gezielte E-Mail-Kampagne versandt werden, während die Nachricht über die Ernennung eines neuen Vorstandsvorsitzenden über eine Pressemitteilung an die Medien und die Regierung übermittelt werden kann.

Formelle und informelle Kommunikation

Die Organisationskommunikation kann nach dem Grad der Formalität klassifiziert werden.

• Formelle Kommunikation. Sie hat in der Regel eine bestimmte Organisationsstruktur und eine standardisierte und sorgfältig ausgearbeitete Botschaft. Das Unternehmen stellt sicher, dass die Kommunikation über einen für die Zielgruppe geeigneten Kanal erfolgt.So können beispielsweise formelle Unternehmensnachrichten an Kunden durch eine offizielle Pressemitteilung übermittelt werden.Offizielle Unternehmensnachrichten an die Mitarbeiter können jedoch auch in Form eines Memos oder in einer Besprechung übermittelt werden.
• Informelle Kommunikation. Findet in den alltäglichen Interaktionen zwischen den Mitgliedern einer Organisation auf inoffizielle Weise statt. Es handelt sich dabei in der Regel um eine zwanglose und spontane Kommunikation, die in einem gemeinsamen Arbeitsumfeld oder zwischen Menschen stattfindet, die gemeinsame Vorlieben und Neigungen haben.

Hindernisse für die Organisationskommunikation

Obwohl jeder Manager oder jede Führungskraft in einer Organisation eine effektive Organisationskommunikation anstrebt, gibt es einige Hindernisse, die einen angemessenen Informationsfluss verhindern können.
Zu den Hindernissen für die Organisationskommunikation gehören:

Mangelnde oder fehlende Planung.

Dieses Hindernis tritt sehr häufig in Organisationen auf, vor allem in solchen, in denen es an einer guten Führung und der Festlegung der geeignetsten Strategien und Instrumente für die organisatorische Kommunikation mangelt.
Damit die Organisationskommunikation angemessen ist und ihre Ziele erreicht, muss sie das Ergebnis einer Planung sein, die auf der Analyse, den Zielen und der Zielsetzung der Organisation beruht.

Verwirrende Annahmen oder Fakten

Die Kommunikation ist oft unvollständig und führt zu Fehlinterpretationen bestimmter Situationen in einer Organisation. Wenn Annahmen oder Fakten zwischen den beteiligten Parteien nicht geklärt werden, kann dies zu Verwirrung und manchmal zu größeren Problemen führen.

Unzureichend ausgedrückte Informationen

Ein weiteres häufiges Kommunikationshindernis besteht darin, dass der Absender einer Information zwar seine Ideen klar zum Ausdruck bringt, aber möglicherweise die falschen Worte wählt, einige Begriffe nicht erklärt oder die Information falsch wiedergibt.

Wir müssen bei unseren Botschaften vorsichtig sein, denn ein Missverständnis kann große Probleme verursachen.

Barrieren im internationalen Kontext

Bei der Kommunikation müssen Faktoren wie Kultur und Sprache berücksichtigt werden, um effizient zu kommunizieren und die Botschaft richtig zu übermitteln.

Ein Beispiel hierfür ist die Übersetzung von Unternehmensslogans oder die Vermittlung von Arbeitskonzepten, die sich von einer Kultur zur anderen stark unterscheiden und in einigen Fällen sogar eine Beleidigung darstellen können, wenn sie nicht richtig gehandhabt werden.

Verlust von Informationen aufgrund begrenzter Aufbewahrung

Dieses Missgeschick tritt auf, wenn Informationen, die von einer Person an eine andere weitergegeben werden, im Laufe der Übermittlung ungenau werden und zu Missverständnissen führen, die ein ernsthaftes Kommunikationsproblem innerhalb der Organisation verursachen können.

In solchen Fällen ist es wichtig, alle wichtigen Informationen zu sichern, Daten zu wiederholen und offizielle Kanäle zu nutzen, um eine bessere Aufzeichnung der getroffenen Maßnahmen zu erhalten.

Nicht-strategische Nutzung von Kommunikationskanälen

Die Nutzung verschiedener Kommunikationsmittel, die nicht zu den offiziellen Kommunikationskanälen gehören, kann zu Verwirrung bei der Übermittlung von Informationen an die Mitarbeiter führen.

Wenn eine Organisation beispielsweise die Nutzung von WhatsApp-Gruppen nicht als Teil ihrer Richtlinien festgelegt hat und eine Führungskraft eine wichtige Anweisung über dieses Medium übermittelt, hat dies zur Folge, dass die Anweisung nicht alle Mitarbeiter erreicht oder diese beschließen, ihr nicht zu folgen.

Misstrauen oder Angst in der Kommunikation

Wenn die Führungskräfte nicht für ein günstiges Organisationsklima sorgen, können das Vertrauen und das Arbeitsumfeld zu feindselig oder bedrohlich werden, was zu Misstrauen und einer ängstlichen Haltung führt, die die Kommunikation blockieren kann.

Informationsüberlastung

Wenn die Informationsflut zu groß ist, kann es für die Arbeitnehmer schwierig werden, sie zu verarbeiten.

Deshalb muss der Inhalt der Informationen sorgfältig verwaltet werden, damit sie prägnant und auf der Grundlage klarer Zielsetzungen vermittelt werden, so dass auf der Grundlage dieser Informationen Maßnahmen ergriffen werden können.

Beziehung zwischen Kommunikation und Organisationskultur

Kultur und Kommunikation verstärken sich gegenseitig in einer Organisation. Die Kultur wird durch Kommunikation verbreitet und legt das Wertesystem fest, das innerhalb der Organisation berücksichtigt wird.

In einigen Organisationen ist es die Kommunikation, die die Kultur aufbaut und sie als etwas Gemeinsames zwischen den verschiedenen Ebenen etabliert, während in anderen Organisationen die Kultur die Grundlage für die Kommunikation bildet.

Je nachdem, wie der Einzelne die Organisation durch die Kommunikation wahrnimmt oder deutet, wird er eine Organisationskultur als Symbol aufbauen, die eine größere Bedeutung hat und das Engagement der Mitarbeiter für die Organisation und die Wahrnehmung der von ihr gebotenen Vorteile erhöht.

Es ist wichtig, dass die Organisationskultur nicht nur auf Plakaten an den Wänden zu finden ist, sondern dass sie implizit in jedem Einzelnen, der Teil des Unternehmens ist, zu finden ist, da jeder von ihnen weiß, dass er ein grundlegender Teil des Unternehmens ist, und die Organisation als Ganzes versteht.

Aktivitäten zur Förderung der Organisationskommunikation

Die Entwicklung einer Kommunikationsstrategie ist für die Organisationsentwicklung von grundlegender Bedeutung. Wenn Sie sich in diesem Prozess befinden oder nach Ideen suchen, die Ihnen bei der Umsetzung helfen, können Sie unter anderem folgende Aktivitäten durchführen:

Teambesprechungen

Teamsitzungen sind ein wichtiger Bestandteil der Organisationskommunikation. Alle Teams sollten regelmäßig Ideen austauschen, Feedback einholen und ihre Meinung frei äußern.

Training für Fernarbeit

Die Organisationskommunikation kann sich schwieriger gestalten, wenn die Mitarbeiter nicht denselben Arbeitsplatz haben. Deshalb bieten die besten Unternehmen Schulungen zur Fernarbeit an, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter wissen, wie sie kommunizieren können.

Mitarbeiter-Feedback

Ein erfolgreiches Unternehmen schafft ein Umfeld, in dem die Kommunikation mit den Mitarbeitern einen hohen Stellenwert hat. Daher sind sie stets bestrebt, die Kommunikationstechniken des Unternehmens zu verbessern und das Feedback der Mitarbeiter zu fördern. Sie nutzen qualitative und quantitative Daten, um das Unternehmen und die Kommunikationssysteme zu verbessern.

Veranstaltungen und Gruppendynamik

Soziale Veranstaltungen und gruppendynamische Aktivitäten tragen zum Aufbau offener Beziehungen bei und zeigen den Mitarbeitern neue und effektive Wege der Kommunikation und Interaktion auf.

Ein erfolgreiches Unternehmen fördert die Einstellung der Mitarbeiter, indem es gesellschaftliche Zusammenkünfte organisiert und sie zur Interaktion ermutigt. Diese Treffen schaffen eine positive Organisationskultur und heben die Moral der Mitarbeiter.

Ein Beispiel für solche Aktivitäten sind Online-Quizze, die es Ihnen ermöglichen, kostenlose und dynamische Quizspiele unter Ihren Teams durchzuführen.

Instrumente der Organisationskommunikation

Einige Instrumente, die Sie als Teil Ihrer Strategie zur Organisationskommunikation einsetzen können, sind:

• Umfragen zur Organisationskommunikation.
• Umfragen zum Arbeitsklima.
• Mitarbeiterbefragungen.
• Software zur Messung der Arbeitskultur.

Fazit

Obwohl wir einige der wichtigsten Punkte zum Thema Kommunikation und Organisationskultur zusammengetragen haben, ist es wichtig, dass Sie die besten Instrumente zur Verbesserung dieses Faktors in Ihrem Unternehmen einsetzen können, um den heutigen Herausforderungen erfolgreich zu begegnen.

Wenn Sie ein komplettes System wünschen, das Ihnen hilft, alles zu wissen, was Sie zur Verbesserung der Kommunikation, des Klimas und der Kultur in Ihrem Unternehmen benötigen, laden wir Sie ein, QuestionPro Workforce kennenzulernen, eine Plattform, die speziell dafür entwickelt wurde, Unternehmen bei der Verbesserung des wichtigsten Faktors zu unterstützen: ihren Mitarbeitern.

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