Todas as empresas precisam comprar bens ou serviços para atender às suas necessidades do dia a dia. Porém, se você não definiu um processo formal para fazer essas aquisições, pode acabar gastando mais do que precisa. É aqui que entra o processo de compra.
A maneira como você configura seu processo de compra afetará significativamente seu negócio, não apenas em termos de gerenciamento de custos e despesas, mas também em relação ao seu funcionamento.
Por isso, aprender e usar algumas etapas e práticas recomendadas para seu processo de compra pode ajudar a reduzir o desperdício e proteger sua empresa de riscos e custos desnecessários. Além disso, você também pode criar fluxos de trabalho que aproveitam ao máximo o dinheiro gasto em termos de eficiência, lucro e valor recuperado.
Por conta da importância desse assunto, neste artigo, explicaremos o que é e como definir um processo de compra eficiente para o seu negócio.
O que é processo de compra?
O processo de compra é o conjunto de etapas que uma empresa precisa concluir para realizar uma compra. Ele está ligado ao fato de que as empresas normalmente precisam passar por processos formais para adquirir algo.
Além disso, quando querem fazer alguma compra, provavelmente terão que pesquisar sobre o objeto de compra, obter informações de diferentes departamentos, negociar e enviar pagamentos em função dessa aquisição.
Esse processo pode variar dependendo de como uma empresa opera e do que você precisa, mas geralmente ele abrange etapas que incluem o seguinte:
- Revisão e aprovação de requisições de compra;
- Realização e envio de pedidos de compra;
- Negociação de preços, contratos ou forma de pagamento;
- Manutenção do controle de gastos.
Por conta das características dessas etapas, muitas pessoas estão envolvidas no processo de compra, incluindo compradores, requisitantes, aprovadores, vendedores/fornecedores, departamentos de compras e setor financeiro.
Veja também: Medir a intenção de compra: uma abordagem de funil
Passo a passo de um processo de compra
Normalmente, o processo de compra é definido como um ciclo cheio de etapas, no qual cada fase exige informações e permissões específicas. Apesar disso, as empresas podem adicionar seus “toques especiais” para personalizar esse processo e alinhá-lo à sua cultura organizacional.
Mesmo assim, em geral, o processo de compra segue um padrão bem conhecido de etapas. Confira cada uma delas a seguir:
1- Entenda as necessidades do negócio
Embora isso não seja exatamente um passo, é um ótimo ponto de partida se você quiser gerenciar a forma como sua empresa gasta dinheiro, encontrar estratégias para economizar, cortar gastos desnecessários e corrigir problemas na cadeia de suprimentos.
Por exemplo, se uma empresa precisa de um grande volume de produtos, como telefones celulares, pode conseguir a oportunidade de negociar descontos ao comprar em grandes quantidades.
2- Crie uma solicitação de compra
O processo de compra começa quando alguém faz uma solicitação de compra e a envia. Você pode acelerar e melhorar esse processo criando um formulário de solicitação padrão. Dessa forma, é possível padronizar os pedidos de compra e atender às necessidades de gestão de dados de sua equipe.
3- Analise as solicitações de compra
A análise das solicitações de compra garante que todas as aquisições da empresa estejam corretas, dentro do orçamento e, o mais importante, garante que as compras sejam feitas apenas quando forem realmente necessárias.
4- Pesquise os fornecedores
Depois que a solicitação foi analisada e aprovada, a equipe de compras deve começar a procurar fornecedores ou vendedores que possam atender à solicitação. Para isso, é importante aprender mais sobre sourcing estratégico e sua importância na hora de encontrar os melhores fornecedores.
Veja também: Avaliação de fornecedores: conheça seus benefícios
5- Faça o pedido de propostas
Uma vez encontrados os melhores produtos, é comum que a equipe de compras solicite propostas de vendedores e fornecedores.
Assim, ela pode verificar e garantir que os produtos ou serviços que a empresa precisa comprar estão dentro do orçamento, podem ser entregues no prazo e atendam às políticas ou requisitos do seu negócio.
6- Negocie os custos e condições do contrato
Às vezes, o fornecedor atende todos os seus requisitos, com exceção do preço dos produtos ou condições de pagamento. Pode ser que você precise de preços e formas de pagamento mais atraentes, por exemplo.
Porém, só existe um fornecedor capaz de atender suas demandas em uma determinada data. Nesse caso, o gerente de compras deve tentar negociar um total de compra mais razoável.
Leia: Vender online: 4 fatores para saber se é adequado para você
7- Aprove a compra
A solicitação de compra deve ser aprovada se cada etapa do processo, incluindo custo, entrega e condições de pagamento, estiverem em conformidade com as especificações da empresa.
Caso a proposta do fornecedor seja rejeitada, a equipe de compras informará ao solicitante sobre a situação ou tentará encontrar outro fornecedor. A falta de aprovação de um gerente de departamento, a duplicação da compra, o alto custo e o fato de a solicitação não agregar valor suficiente à empresa, são alguns dos motivos pelos quais a proposta pode ser rejeitada.
8- Emita uma ordem de compra
Assim que todas as aprovações forem obtidas, a equipe de compras criará um pedido de aquisição com base nos detalhes da solicitação de compra aprovada. Depois disso, ela enviará o pedido ao fornecedor ou vendedor escolhido para a conclusão da compra.
Boas práticas para o processo de compra
Quer melhorar seu processo de compra e torná-lo ainda mais eficiente? Siga as práticas recomendadas abaixo!
1- Automatize o processo de compra
Sempre que puder, tente automatizar o processo de compra. Com o apoio de um software de automação de compras, a empresa pode reduzir o tempo necessário para comprar algo. Isso facilita o trabalho dos funcionários e ainda ajuda a reduzir erros e procedimentos burocráticos.
No entanto, vale lembrar que a compra de um software de automação é recomendável apenas se sua empresa compra muitos produtos repetidamente dos mesmos fornecedores.
2- Mantenha registros precisos das compras
Mantenha registros precisos de todo o processo de compra. Isso inclui dados e registros de possíveis fornecedores, negociações, vendas, devoluções e quaisquer outras transações que possam ser realizadas durante a aquisição de algum bem ou serviço. Afinal, pode ser que você queira mudar de fornecedor por conta de algum problema, o que exige que você busque alternativas para substituí-lo.
Nesse cenário, manter registros precisos de cada etapa do processo de compra ajuda a reduzir problemas e trabalho extra no futuro.
3- Revise constantemente quais são suas necessidades
As necessidades de uma empresa estão em constante mudança ao longo do tempo. Às vezes, ela pode precisar de algo completamente novo, enquanto em outras, o negócio só precisa de uma versão diferente de algo que ele já possui.
Por isso, crie o hábito de examinar o que sua empresa precisa agora e se as coisas que você compra atendem a essas necessidades.
Lembre-se também de que ao monitorar regularmente suas operações, você poderá encontrar problemas e corrigi-los mais rapidamente. Assim, você permite que sua empresa cresça enquanto você toma decisões mais assertivas sobre os seus gastos.
Veja também: Aprenda a antecipar as necessidades dos clientes
Conclusão
O processo de compra é, principalmente, transacional e sistemático. No entanto, você deve usar estratégias eficazes para ajudar ainda mais o seu negócio. Para isso, o ideal é utilizar as etapas e práticas recomendadas neste artigo. Assim, sua equipe de compras se tornará mais econômica e eficiente nos próximos anos.
Agora que você já entendeu esse assunto, chegou a hora de criar ou melhorar seu processo de compra. Para atingir esse objetivo, você terá que analisar seu mercado, seu negócio e seus clientes. E se você precisar de ajuda com o processo de análise, conte com o apoio da QuestionPro!
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