Stratejik işgücü planlaması, iyi kullanıldığı takdirde İK’nın gelecekte ihtiyaç duyacağı becerileri planlamasına yardımcı olabilir. İşgücü planlama modelinden sık sık bahsedilir, ancak nadiren açıklanır. Bir kuruluşun stratejik hedeflerini analiz etmenin ve insan kaynaklarının eksiksiz bir haritasını oluşturmanın bütünsel bir yoludur.
Bu makalede işgücü planlama modeli, unsurları ve faydaları ele alınacaktır. İş gücü modelinizi planlamaya başlamak istiyorsanız izlemeniz gereken adımların bir listesiyle bitireceğiz.
İşgücü planlama modeli nedir?
İşgücü planlama modeli, bir kuruluşun mevcut ve gelecekteki stratejik iş ihtiyaçları ile personel ve becerileri eşleştirecek şekilde işgücünün nasıl planlanacağı konusunda açık ve yararlı tavsiyeler vermektir.
Model, işgücü planlamasının ana alanları olan işe alma, elde tutma, çalışan gelişimi, bilgi transferi ve yedekleme yönetimi için stratejiler içeren bütün bir işgücü planının hazırlanmasına ilişkin talimatlar vermektedir.
İşgücü planlama modelleri bir elektronik tablo kadar basit olabileceği gibi çok sayıda veriyi toplayıp analiz eden bir sistem kadar karmaşık da olabilir. Bu, ihtiyaç duyacağınız işçi sayısını doğru bir şekilde tahmin etmek için ne kadar çok değişkene ve olası duruma bakmak istediğinize veya ihtiyaç duyduğunuza bağlıdır.
İşgücü planlama modelinin unsurları
İşgücü stratejilerini başarılı bir şekilde yürütmek kapsamlı bir prosedürdür. Ancak şirketler işgücü planlamasını üç unsura ayırabilir:
- İşe alma ve çalışan gelişimi
İş gücü planlaması, şirketinize yeni çalışanları nasıl bulacağı ve büyümelerine nasıl yardımcı olacağı konusunda bir plan sunar.
Mevcut çalışanlarınızın ve geleceğe yönelik planlarınızın net bir resmini çizerek, ihtiyaçlarınızı karşılamak için gereken beceri, deneyim ve bilginin bir profilini çıkarabilir ve buna uygun işe alım ve eğitim süreçleri oluşturabilirsiniz.
Şirketler her zaman aynı yüksek kaliteli çalışanlar için rekabet halindedir. İyi bir işgücü planlamasıyla, gelecekte işletmeniz için en iyi çalışanları bulabilir ve onları şirketinize çekmenin yollarını bulabilirsiniz.
Ayrıca, işgücü planlama analizi, şirketlerin yetenek boşluklarını doldurmak ve uygun mesleki gelişimle mükemmelleşebilecek kişileri bulmak için uygun eğitim ve çalışan gelişimi geliştirmelerine yardımcı olabilir.
- Halefiyet planlaması
İşgücü planlama modeli bizi yedekleme planlamasına ve şirketinizin tüm liderlerinin başarılı olmasını sağlamaya getiriyor.
Şirketler, açık veya yakında açılacak liderlik pozisyonlarının farkında olarak, mevcut çalışanları terfi için değerlendirmeye veya doğru beceri ve deneyim karışımına sahip yeni işe alımlar aramaya başlayabilir.
İş gücü planlaması ve yedekleme planlaması, şirketinizdeki kritik roller için sorunsuz bir geçiş yaratmak için birlikte çalışır, böylece müşterilerinize kesintisiz olarak aynı hizmeti veya ürünü vermeye devam edebilirsiniz.
- Performans yönetimi
Çalışanlarınızı daha üretken ve verimli hale getirmek için performanslarını yönetmek, işgücü planlamasının önemli bir sonucudur.
İş gücü planlaması ile çalışanlarınızdan en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğinizi belirleyebilir ve planlar oluşturabilirsiniz. Bu planlama, çıktıyı artırmanıza ve personel için harcadığınız paradan daha iyi bir getiri elde etmenize yardımcı olacaktır.
İşgücü planlamasının faydaları
İş gücü planlaması, kuruluşların etkili, uzun vadeli sonuçlar için birlikte iyi çalışan ekipler oluşturmasına yardımcı olur ve yetenek yönetimi becerilerini geliştirir.
Gelecek için planlar yapmak
Bir işgücü planlama modeli ile personel ihtiyaçlarınız için bir plan yaparak geleceği planlayabilirsiniz. Bu, büyüme projeksiyonlarına ayak uydurmak için daha fazla kişiyi işe almak, iş modelinizi değiştirmek ve bunu yapmak için ihtiyaç duyduğunuz kişileri bulmak anlamına gelebilir.
İşgücü açıklarını bulma
Mevcut iş gücünüzdeki boşlukları bilmek, işe alım planları yapmanıza, insanları hareket ettirmenize ve onları eğitmenize olanak tanır.
İyi bir halefiyet planlaması
Gelecekte lider olma potansiyeline sahip çalışanları bulup geliştirerek personelin işten ayrılmasını en az aksamaya neden olacak şekilde planlayabilirsiniz.
Halefiyet planlaması çalışanların motive edilmesine de yardımcı olabilir. Anketlere göre,
- Çalışanların %62’si bir halefiyet planı ile daha fazla bağlılık gösterecektir.
- İşverenlerin %94’ü bir halefiyet planına sahip olmanın çalışan bağlılığı için uygun olduğunu belirtmiştir.
Geliştirilmiş Elde Tutma stratejileri
İyi bir işgücü planlama modeli, çalışanlarınızın tam olarak hangi becerilere sahip olduğunu ve işletmeye en çok nerede faydalı olabileceklerini bilmenizi sağlar. Böylece, iyi çalışanları işten çıkarmak yerine, iyi planlanmış yeniden görevlendirmelerle çalışmaya devam etmelerini sağlayabilirsiniz.
Esneklik
Çalışanları işe almak ve eğitmek için net bir planınız ve onların nasıl kullanılacağına dair net bir fikriniz varsa, işletmeniz daha esnek olabilir ve değişimi daha iyi tahmin edip yanıt verebilir.
Şu planları yaparak toplam personel maliyetlerinizi azaltabilirsiniz:
- Verimliliğinizi ve iş gücü yatırım getirinizi artırın.
- Yetenekleri elinizde tutun ve işten ayrılmalarla ilgili maliyetleri azaltın.
- Tüketici ihtiyaçlarını karşılayabilecek esnek bir iş gücü oluşturun.
5 Adımlı İşgücü Planlama Modeli
Bir işgücü modeli planlamak için beş adımı takip etmek kolaydır. Hazır olduğunuzu düşündüğünüzde, adımları kuruluşunuzun ihtiyaçlarına uyacak şekilde ekleyebilir ve değiştirebilirsiniz.
- Stratejik planlama için ortamı hazırlayın
Öncelikle, işgücü planlama modeliniz için ihtiyacınız olan tüm bilgileri toplamalısınız. İncelemek istediğiniz zaman için şirketinizden stratejik planını istemeniz gerekir. Yönetici ekibinizden her yıl bir iş planı isteyin.
Bu plan, neye ihtiyaç duyacağınızı ve kaç kişiyi işe almanız gerektiği gibi hedeflerinize nasıl ulaşabileceğinizi belirlemenize yardımcı olacaktır. Yeni çalışanların katılımı konusunda proje liderleriyle önemli konular hakkında konuşun. İşe alıştırmanın genel hedeflerini de belirleyin.
- Şirketinizin mevcut çalışan profillerine bakın.
Kuruluşunuzun en çok nerede personel eksiği olabileceğini öğrenin. Bir departmandan diğerine göre neden daha fazla kişinin ayrıldığını araştırın ve bulun. Bu sorunların karşılanması gereken stratejik ihtiyaçlardan kaynaklandığını görebilirsiniz. Bu adımla, halihazırda çalışan insanlar hakkında çok şey öğrenebilirsiniz.
- Bir eylem planı oluşturun
İlk iki adımda öğrendiklerinizde bulduğunuz boşlukları doldurmanın yollarını bulun. Gerçek zamanlı raporlama yazılımı, çalışanlarınızın üretkenliğini doğru bir şekilde takip etmenin mükemmel bir yoludur. Eğer dış kaynak kullanır ve yeniden organize olursanız, akıllı çözümler bulmanız mümkün olabilir. Ancak bazı konular sadece belirli ekipler için gerekli olabilir. Bununla daha fazla gereklilik ekleyerek, teknolojiye para yatırarak ve onlara daha fazla eğitim vererek başa çıkabilirsiniz.
- Eylem planını uygulayın
İşgücü verimliliği planınızı hayata geçirmek için farklı gruplar ve departmanlarla birlikte çalışın. Bütçeyi mali analistiniz veya muhasebe ekibinizle görüşebilirsiniz. İnsanlara yeni pozisyonlardan bahsetmenin ve bunları satmanın yollarını arayın. Yönetici ekibiniz, BT personeliniz ve orta düzey yönetiminizle birlikte çalışmanız gerekecektir. Her şeyin yolunda gittiğinden emin olmak için bu gereklidir.
- Yakından planlayın ve gözden geçirin
Planınızın ne kadar iyi işlediğini ve nerelerde zayıf olabileceğini görmek için planınızın nasıl uygulandığını yakından takip etmeniz en iyisi olacaktır. Bu, daha iyi sonuçlar almak için işgücü planlama projenizde değişiklikler yapabilir.
İşgücü planlama modelinin İK ekibiniz için birçok faydası vardır, örneğin
- Gelecekte kaç kişiye ihtiyaç duyulacağı ve ne kadar işçi açığı olacağı konusunda herkese daha iyi bir fikir verir.
- Makul maliyetler ve zaman çizelgeleri ile insanları işe almak için net bir plan sunar.
- İşe alım sürecini tekrar tekrar kullanarak geliştirilen belirli becerileri ortaya çıkarır.
- İK ekibiniz farklı eğitim kurslarına katılarak yeni işler için planlama yapabilir.
Sonuç
Bir işgücü planlama modeli, bir kuruluşun stratejik hedeflerini analiz etmenin ve insan kaynaklarının ayrıntılı bir haritasını oluşturmanın bütünsel bir yoludur. Etkililik, yönetimin katılımını gerektirir. Aydınlanmış ve proaktif yönetim, kuruluşlara sektörlerinde rekabet avantajı sağlayabilir. Temiz bir kesim elde etmek için İş Gücü Planlaması doğru şekilde yapılmalıdır.
En iyi türden değişimi gerçekleştirmenize ve İşgücü Planlama stratejinizin sonuçlarını değerlendirmenize yardımcı olabilecek bir Kültür ve Çalışan Deneyimi anketi ve analiz platformu olan QuestionPro Workforce’a göz atın.
