Belki kabile bilgisi kelimesiyle pek tanınmıyoruz ama bu, tüm işletmelerde neredeyse ortak bir faktör. İş dünyası söz konusu olduğunda, bir şirkette yalnızca birkaç çalışanın erişebildiği yeteneği ifade eder. Belki bu kelimelerle değil, ama hepimiz günlük hayatımızda bir noktada bununla uğraşmışızdır.
Bir şeyi uzun süredir yapıyorsanız, o şeyin nasıl yapılacağını birine öğretmiş olabilirsiniz. Örneğin, birisi evinize geldiğinde televizyonu açar. Uzaktan kumanda çalışmıyor, bu yüzden kanalı değiştiremiyorlar. Onlara televizyona yaklaşmalarını söylüyorsunuz ve işe yarıyor! Bu bir kabile bilgisi vakasıdır.
Şimdi ayrıntıları ve bunu belgelemenin neden önemli olduğunu inceleyeceğiz.
Kabile bilgisi nedir?
Kabile bilgisi, bir grup insanın bildiği ancak genellikle o grubun dışındaki insanlar tarafından bilinmeyen bilgi veya bilgidir. Bu anlamda grup ya da alt grup, söz konusu ortak bilgiyi paylaşan kişileri ifade eder.
İş açısından bakıldığında, kabile bilgisi kuruluşun kolektif bilgisidir. Herkesin bildiği ve yapabildiği her şeyin toplamıdır. Bir işletmenin başarısı için önemli olan maddi olmayan varlıklara bir örnektir.
İnsanlar, ürünler ve yöntemler, kabile bilginize dayalı olarak fikri mülkiyetinizin konusu olabilir. Bu bilgiler çok değerlidir ve şirketinize rekabet avantajı sağlar.
Örneğin, bir ekip üyesi geçmişte bir sorunu nasıl bulduğunu ve çözdüğünü paylaştığında, bu bilgi genellikle iş gününün sonunda gayri resmi olarak paylaşılır. Ancak bu bilgiler ileride başvurulmak üzere kurum içinde resmi olarak belgelenmelidir. Ayrıca ihtiyacı olan herkes için kolayca erişilebilir hale getirilmelidir.
Kabile bilgisini resmi olarak paylaşmak için kodlama, belgeleme ve bilgi aktarımı gereklidir. Bu hedefe ulaşmak için insanlar çalışan eğitim programlarına, kahverengi çanta öğle yemeklerine, web seminerlerine veya mentorluklara katılabilirler.
Gelecekte kullanılabilmesi için kabile bilgilerini yazıp saklayabilir ve insanları bir araya getirerek paylaşmalarını sağlayabiliriz. Bu stratejiyi kullanmak para tasarrufu sağlayabilir ve veri kaybı olasılığını azaltabilir.
Yukarıdaki veri analizimizden kabile bilgisi hakkında net bir fikir ediniyoruz. Şimdi kuruluşunuzun bilgi birikimini belgelemenin neden önemli olduğunu tartışacağız.
Kabile bilgisinin belgelenmesinin önemi
Kabile bilgisi, onu nasıl ele aldığınıza bağlı olarak en iyi arkadaşınız ya da en büyük kabusunuz olabilir. Bundan en iyi şekilde yararlanmak için belgelemeniz gerekir. Bunu yapmak işletme sahiplerini gereksiz stres altına sokar.
İşte işletmenizin neden bilgi toplaması gerektiğine dair birkaç neden:
-
Rekabet avantajını korumak
Hizmet kalitesi tutarlı olduğunda müşteri mutluluğu artar. Bir şirketin süreçleri iyi yazılmışsa kalite her zaman yüksek kalacaktır. Az sayıda insan belirli bir işi yapabilen tek kişi olduğunda, tutarlılık meydana gelir. Tüm prosedürler yazılı hale getirilirse, bazı kişiler orada olmasa bile işler sorunsuz ilerleyebilir.
-
İnovasyonu teşvik eder
Bir kişi, kabile bilgisinin basılı bir kopyasını inceleyerek bir şirketin operasyonel prosedürlerini nasıl geliştirebileceğini öğrenebilir. Bazı şeyleri yapmanın sebepsiz yere zor olduğunu göreceksiniz. Öğrenmeyi belgeleyerek bu tür işleri yapmak daha kolay olacaktır.
-
Yeni personel eğitimi işleri kolaylaştırıyor
Belgelendirilmiş yöntemler, bilgiyi sözlü olarak aktarmaktan daha başarılıdır. Yazılı talimatlarla, yeni personel tekrar tekrar soru sormak zorunda kalmak yerine hızlı bir şekilde öğrenebilir. Bu, üretkenlik üzerinde önemli bir etkiye sahipken aynı zamanda daha kıdemli çalışanların üzerindeki yükü de hafifletiyor.
-
Üretkenliği artırır
Çalışanlar belgelenmiş kabile bilgisine erişebildiklerinde, ekibin daha deneyimli üyelerine daha az bağımlı olurlar. Bu sayede herkesin işe konsantre olmak için daha fazla zamanı olacak ve üretim artacaktır. İşlerin nasıl yürüdüğünü tartışarak zaman kaybetmek yerine, bunu yapmak zorunda kalmayarak zaman kazandırır.
-
Herkes için eşitlik sağlar
Bir şirkette hiç kimse geride bırakılmamalıdır. Bir kurumda hiç kimse göz ardı edilmemelidir. Ancak belgelenmemiş kabile bilgisi bunu yapar. Sadece birkaç personelin kritik süreçlerin nasıl işleyeceğini bilmesi de işe yaramıyor. Herkes aynı fikirde olduğunda büyüme istikrarlı olur.
-
İletişim süreci kolaylaşır
Bilgi belgelendirildiğinde, güncellemeleri herkesle her an paylaşmak daha kolay olur. Ancak bir değişiklik belgelenmeden yapılırsa, herkesin bundan haberdar olması zaman alacaktır. Bu nedenle, kabile bilgisinin belgelenmesi önemlidir.
-
Çalışanların emekliliği
İşgücü emeklilik oranları artmaya devam ediyor. Kabile bilgisine hiç önem vermeyen işletme sahipleri bunu bir uyandırma çağrısı olarak kullanmalıdır. Daha yaşlı çalışanlar, nasıl kullanacağınızı bilirseniz işletmenize yardımcı olabilecek deneyime sahiptir. Emekli olduklarında kabileye ait önemli bilgileri kaybetmek istemiyorsanız, bildiklerini yazmanız çok önemlidir.
Sonuç
Kabile bilgisini ve bunu yukarıdan belgelemenin neden önemli olduğunu öğrendik. Bir kuruluşun içindeki insanların bu tür bilgilerini sadece az sayıda kişi bilir ve bu bilgiler genel kamuoyuna açık değildir.
Bilgi güçtür. Bilginin doğru uygulanması çok daha güçlüdür. Kabile bilgisinin doğru şekilde yazıya döküldüğünde şirketinize nasıl önemli ölçüde fayda sağlayabileceğini gördünüz.
QuestionPro’da, araştırmacılara veri toplamaları için anket yazılımımız ve tüm uzun vadeli çalışmalar için bir içgörü kütüphanesi gibi araçlar sunuyoruz. Bir demo görmek veya daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız Insight Hub’a gidin.
