しっかりとした社内コミュニケーション計画は、日々の業務に欠かせないものです。 効果的な内部コミュニケーション戦略は、あらゆる組織の中核をなすものです。 ビジネス目標を達成するために、社内の全員とどのようにコミュニケーションをとるかを理解する必要があります。
多くの企業では、クライアントと社員は綿密に計画された手法でつながっています。 社内コミュニケーションプランに同じ基準の注意を払えば、従業員のエンゲージメントが大幅に向上することに気づくはずです。 だからこそ、効果的な社内コミュニケーションプランが必要なのです。
このブログでは、こちらについて：
- インターナルコミュニケーションプランの定義
- インターナルコミュニケーションプランのメリット
- インターナル・コミュニケーション・プランを策定するための最善の方法
インターナルコミュニケーションプランとは？
インターナルコミュニケーションプランとは、従業員のエンゲージメントや交流に関するビジネス目標を取り上げ、その達成に必要な行動を表示する戦略である。 インターナル・コミュニケーション戦略は、インターナル・コミュニケーションを成功させるためのロードマップとして機能します。 効率的なインターナルコミュニケーションプランに不可欠な要素は以下の通りです：
- 会社の使命、目標、価値観
- 重要なビジネスメッセージ
- コミュニケーション・チャンネル
- 従業員に対する責任とプロセス
- マーケティング・コミュニケーション戦略
これは、従業員が責任を果たすために必要な情報をどのように入手するかということです。 そのため、従業員のフィードバックを収集・分析することは、戦略の重要な一部となるはずです。
インターナルコミュニケーションプランのメリット
職場は、活発なコミュニケーションが行われることで、生産性が格段に向上します。 社内コミュニケーションをしっかり計画すれば、社員はもっと仕事に没頭できるはずです。 企業全体の成功に貢献する効果的な内部コミュニケーション戦略を持つことには、複数の利点があります。 これらは、その一部です：
- 生産性の向上に貢献します： 社員がつながると、自分の責任と優先順位を効果的に理解することができます。 これにより、組織の生産性が向上し、労働者の生産性も向上します。
- エラーやミスを減らす： 従業員のミスは、コミュニケーション不足が原因であることが多い。 間違えば、あなたのビジネスが損なわれてしまうかもしれません。 組織の中で効果的なコミュニケーションを展開すれば、そうしたミスやエラーを防ぐことができるかもしれません。
- 従業員のエンゲージメントを高めることに貢献します： インターナルコミュニケーションは、従業員のエンゲージメントを高めるための成功の手法です。 組織が常に最新の情報を提供することで、従業員のモチベーションは向上します。
- 職場の風通しを良くする： 部署やチームがコミュニケーションをとることで、社員の交流が深まります。 社員が必要とするすべての情報にいつでもアクセスできるようになります。
- ビジネスゴールを理解するのに役立ちます： 社内コミュニケーションは、会社全体が同じ方向を向いていることを保証するものです。 ビジネスのゴール、ビジョン、戦略の実現を支援します。
- リーダーシップの成果を高める： 社内コミュニケーション戦略は、マネージャーやリーダーがリーダーシップの成果を向上させることを支援するものです。 いつ、どのようにスタッフとコミュニケーションをとるべきかを理解することができます。
インターナルコミュニケーション戦略は、組織内のすべての人が戦略全体にどのように適合し、貢献しているかを示すものです。 現在のプロジェクトや活動、将来の目標について、常に最新の情報を提供します。
インターナル・コミュニケーション・プランを策定するための最善の方法
インターナルコミュニケーションプランは、さまざまな理由で必要とされています。 会社の目標を支援し、実現するために、互いにどのようにコミュニケーションをとるかを説明しています。 コミュニケーションプランは、グループや会社全体にメッセージを届ける必要がある場合に使用できます。 従業員のコミュニケーションを向上させる効果的な内部コミュニケーション戦略を策定するためのステップバイステップガイドをみてみましょう。
社内コミュニケーションの現状を分析する
インターナルコミュニケーションプランを作成する前に、現在のインターナルコミュニケーションがどの程度成功しているかを知ることが必要です。 それを分析して、どこを改善すればいいかを考える。 など、さまざまなトラッキング方法を用いて実現することができます：
- 社内コミュニケーションの目標のうち、いくつが達成されましたか？
以前のプランの強みと限界をメモしておく。 将来的に何を成し遂げたいかを考える。
- 自社でアンケートを設計し、実施する。
アンケートを実施することは、従業員のフィードバックを得るためのシンプルで効率的な手法です。 調整を行う前に、実際に何がうまくいっていて、何がうまくいっていないのかを分析します。
豊富な質問項目を持つQuestionProは、従業員の経験に関する調査においてユニークなアプローチをとっています。 この方法で、あなたの会社の360度ビューを受け取ることができます。 これは、彼らのフィードバックを収集するのに最適な方法です。
- 異なる期間での結果を確認する。
時間軸があれば、現状を分析することができます。 異なる時間帯の情報のチャートを作成し、結果を確認する。
目標の明確化
次のステップは、適切な目標を選択することです。 SMART戦略は、最も影響力のあるシンプルな手法の1つです：
- 具体的な内容です： 目標を具体的に設定する。 例えば、”事業の目標は何か？”とか、”誰がその目標達成のために動いているのか？”とかです。
- 測定する： 目標は測定可能でなければならない。 例えば、収益、生産、チームワークを高めるために。
- 達成する： 目標は達成可能なものでなければならない。 現実的で、ビジネスを成長させる能力に基づくものであるべきです。
- 関連性がある： その目標は、会社全体の業績に影響を与えるか？ 効果的なプランの策定に関係のない無関係な目標は避けるべきでしょう。
- 時間です： 各目標を達成するためのスケジュールは？ タイムスケールがないと、計画にきちんと影響しない。
リーチしたいオーディエンス
誰にリーチしようとしているのかを知ることが重要です。 必要な人だけに適切なコンテンツを届けることができるのです。
あなたの会社の様々なタイプのチームや部署に対応して、プランを考えていただければと思います。 全員と話すときに同じ言葉を使うことはできません。 計画を立てる際には、すべての部署、チーム、上司、後輩に配慮する必要があります。
適切な社内コミュニケーションツールの選択
ターゲットに合わせた適切なコミュニケーションツールを選ぶことが肝要です。 イントラネットは、社内コミュニケーションのために最も広く使われている技術の一つです。 イントラネットは、さまざまな場所にいるビジネスのすべての人に届く、理想的なコミュニケーション手段です。 最新のイントラネットは、企業のデジタルハブとしての役割を果たすことができます。 など、複数の通信技術を統合・融合しています：
- インスタントメッセージングツール（Slack）
- メール（Gmail、Outlookのメール、カレンダー）
- プロジェクト管理(Trello)
- ビデオ会議・ミーティング（Zoom、Google Meet、Microsoft Teams）
- ワークスペース管理（Googleドライブ）
社内コミュニケーションには、コミュニケーションツールを理解し、うまく活用することが必要です。 まだイントラネットをお持ちでない方は、今が始める良い機会かもしれません。
インターナルコミュニケーションプラン測定
計画を実行したら、次は結果を測定する番です。 社内コミュニケーションの効果を判断するためには、定量的なデータを収集することが重要です。 アナリティクスソフトウェアは、定量的なデータの収集を支援します。
社内コミュニケーションのパフォーマンスを評価する手法は様々です。 いくつかの例を見てみましょう：
- 生産性を確認する。 改善されているのでしょうか？
- 収益は上がっているのか？
- エラーやミスが少なくなっているのか？
- 従業員の定着率は向上し続けているか？
- 従業員のエンゲージメントが向上したことを実感していますか？
- 特定の目標を達成することに成功したのでしょうか？
もし、あなたの計画が効果的でないことがわかったら、あなたの計画の何が間違っていたのか、そして、あなたの内部コミュニケーション計画を改善するために必要なアクションは何なのかを判断しなければならないでしょう。
結論
会社の順調な成長を実現するためには、社内コミュニケーションプランが必要です。 従業員との定期的なコミュニケーションを維持する必要がある。 どの方法が自分の目標に最も適しているかを判断する。 そのためには、頻繁にテストをすることが一番です。
そのためには、適切な技術が必要です。 従業員体験調査は、社内コミュニケーションプランの策定やより良いビジネスの実現に役立つ洞察を与えてくれるでしょう。
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