ワークフローの効率化：その意味と改善方法

どのチームにも、独自の仕事の進め方やコミュニケーションの取り方があります。しかし、特にオンラインチームでは、非効率のマンネリ化や、最大限の能力を発揮できないような行動パターンが生まれがちです。この全体の傾向を改善することが、ワークフローの効率化につながるのです。リサーチが必要ですね。

この記事では、ワークフローの効率化を定義し、それが必要とされる理由を説明し、最大限の効率で仕事をするためにチームと一緒に実行できるいくつかの傘の戦略を紹介します。

ワークフロー効率化の定義

ワークフローの効率とは、あなたとあなたのチームがプロジェクトを完了する一般的なパターン、プロセス、パフォーマンスのことです。ワークフローを最適化する全体的な目標は、このプロセスを効率化し、プロセス中にできる限り無駄を作らないようにすることです。

一般的に、効率的なワークフローの目標は、組織のコストを削減し、チームの生産性を向上させることです。

ワークフローの効率化は、特定のプロジェクトやスプリントの観点から考えがちですが、重要なのはそのようなシナリオだけではありません。また、ワークフローの効率化をチームや企業全体の文脈で位置づけることも極めて重要です。なぜなら、特にコラボレーションが多いところでは、あなたの仕事は外部の変数や他のチームメンバーとのコミュニケーションが多く含まれるかもしれないからです。これはすべてワークフローの一部であり、個々の課題と並行して優先順位をつける必要があります。

異なるチーム、部門、従業員が、共有されたワークフローの一部として効率的に働くことは非常に重要です。これにより、グループのメンバー間の透明性が高まり、全員がより効率的に協力し合えるようになります。

効率的なワークフローを作ることに焦点を当てたいくつかの戦略があります。ワークフローが非効率になるいくつかの原因について話した後、解決策の可能性としてこれらの戦略の概要を説明します。すぐにお分かりになると思いますが、この社員戦略とは、アジャイル手法、カンバン、スクラムのことです。

ワークフローが非効率になる原因について

ワークフローの効率を上げる方法を分解する前に、非効率の原因を理解する必要があります。ここでは、ワークフローが非効率になる主な原因を紹介します。

ワークフロー効率に関わる繰り返し／不要な作業

繰り返しのタスクや不要なタスクの完了は、チーム内の非効率の大きな原因であり、最も重要な資源の一つである時間を大きく浪費することになります。

これは、単にチーム間のミスコミュニケーションの結果であることが多いのですが、マネジメントのミスであることもあります。

通常、ワークフローを作成する場合、最初のステップの1つは、チームが参照できる優先順位リストを作成し、それをもとに作業を進めることです。もしこの優先順位リストが狂っていたら、繰り返し作業をすることになり、納期に大きな影響を与えることになります。

ワークフローを効率化するためのマニュアルデータエントリー

手作業によるデータ入力は、比較的ニッチな作業であり、広く適用できるものではありませんが、チームにとって大きな時間の浪費となります。これらの作業は、2つの理由で非常に多くの時間を浪費しています。

まず、データの入力は手間と時間がかかる作業です。一つ一つ入力するのは時間がかかるし、特にExcelの使い手でなければ、丸一日使ってしまうこともある。

第二に、手作業によるデータ入力の代わりに、通常、極めて合理化されたプロセスであることです。自動化されたデータ入力ツールは、かなり使いやすく、節約した時間を大幅に改善するのに役立つはずです。データ入力の代替がとても速くなると、自分でやるのはさらに時間を無駄にするような気がします。

ヒューマンエラーと労働力の効率化

ヒューマンエラーは、チームが時間と生産性の両方を浪費する共通の場所であり、手動のデータ入力とは異なり、自動的に修正できるものではありません。人は仕事中、必ずミスをするものです。

この先どうなるんだろう」と不安にならないような仕組みづくりをすることで、ヒューマンエラーを最小限に抑えることができるのです。つまり、常に特定の目標に向かって行動することで、集中力と効率性を高めることができるのです。

ミスコミュニケーション

ミスコミュニケーションは非効率の最大の原因であり、他の多くの問題につながりますが、そのひとつが反復作業です。

ミスコミュニケーションは職場で解決できるはずで、新しいツールの導入や職場の透明性を高めることで改善することができます。

使用することで
オンラインホワイトボード
を使ってタスクを整理し、Slackなどのコミュニケーションツールを使ってチームと連絡を取り合うことで、本来は成果物の透明性を高め、チームとより良いコミュニケーションを取ることができるのです。

ワークフロー効率化のゴールとは？

ワークフローが非効率になる主な原因を見ると、いずれもいくつかの重要な変数に関連しています。これらの変数は、ワークフローの効率を向上させるための全体的な目標であり、現状を把握し、改善できる点を確認するためのガイドとなるはずです。

無駄を省く

無駄は、時間、労力、お金の両面から考える必要があります。ワークフローの効率化とは、これらすべての部署で生まれる無駄を取り除くことです。

リソースアロケーション

ワークフローの効率化には、リソースを適切な場所に吸い上げることが重要です。つまり、生産性の低い場所から資源を奪い、それをより有効に活用できる場所に再配分することです。

ヒューマンエラー

これは、先ほども述べたように、完全に取り除くことはできませんが、改善することは可能な部分です。適切な人材に仕事を任せ、しっかりとした体制を整えることで、ミスが減り、個々の効率も向上する可能性があります。

総合出力

ワークフローの効率化の主な目的の1つは、チーム全体のアウトプットを増やすことができることです。つまり、より早く、より効率的な速度で結果を出すことができ、また、これをより頻繁に行うことができるようになったということです。

製品の品質

製品の生産量ではなく、製品の品質を高めることに重点を置いている場合もあります。これはワークフローの効率化という別の目標であり、全体のアウトプットと同様に優先順位をつけることができます。

これらはワークフローの効率化を目的としたものですが、そもそもなぜ改善のための手間をかけるのでしょうか。それは、スピード、品質、ROIを向上させるというシンプルなものです。

この3つの要素は、ワークフローの効率を向上させる重要な動機であり、多くのチームが効率的なチームを構築するために、以下のような戦略に注目する理由です。

チームがより速く働き、より質の高い製品を生み出すことができれば、本来はより多くの投資効果を得ることができるはずです。社内外から見ても、ビジネスや個人としてのスキルアップにつながることだけは間違いありません。

ワークフローの効率を上げるためにすぐにできる具体的な手順もありますが、ここでは、次のプロジェクトだけでなく、チームとしての働き方を改善するために、チームで実施できる包括的な方法論をいくつか紹介したいと思います。

確かに、これらはすべて異なるフレームワークですが、その最終目標は常に、プロジェクトを効率的に完了し、ワークフローの効率を向上させることです。

アジャイルメソドロジー

アジャイル方法論は、適応性を重視した理論である。つまり、アジャイルチームは通常、プロジェクトを非常に小さな要素やタスクに分解し、簡単に再編成できるようにするのです。これらは、小さな繰り返しで完成します。

アジャイルの方法論は、物事が移動することを想定して構築されており、多くの場合、それは事実である。特にソフトウェア開発では、直前になって優先順位をつけなければならないことがありますが、アジャイルチームには、新しい優先順位に素早くピボットする能力が備わっています。

反復スプリントと必要に応じてピボットを行うという性質は、全体的なワークフローの効率を高め、チームが最も優先度の高い項目に取り組むことを確実にする非常に良い方法です。アジャイルを使えば、チームによっては大きな障壁となる、優先順位の変更やタスク間のピボッティングの摩擦がほとんどありません。

そのため、ワークフローの効率化を図るには、アジャイル手法の活用が効果的です。

かんばんフレームワーク

カンバン方式は、アジャイル手法の中の枝分かれしたものですが、それ自体がユニークなものです。アジャイルが精神論やタスクに適用する包括的な理論であるのに対し、カンバンは仕事を統合して可視化したワークフローである。

カンバンボードは、現在のプロジェクトを完了させるために必要なタスクを可視化し、現在のステータスに基づいてカラムに整理するのに役立ちます。これにより、達成されたタスクを前に進めることができ、全体のワークフローがどのようになっているのかが一目瞭然です。

この方法論は、特に絶え間ない改善を生み出し、時間をかけて構築していくことを目的としています。カンバンは、チームの優先順位やタスク管理に関する議論を促進することで、ワークフローの効率を継続的に向上させたいと考えています。

これはユニークで非常に広く使われているボードで、ワークフローの効率を高めるのに最適な方法です。

スクラムの方法論

スクラムはアジャイル手法の中でもより組織化されたもので、2週間の厳格なスプリントに重点を置いています。これらのスプリントは、終了後に評価・最適化され、その変更が次のスプリントに反映されます。

スクラムの注目すべきポイントは、プロジェクト終了までの時間を最適化することに焦点を当て、より早く仕事を終わらせたいと考えていることです。ワークフローの効率化を目指す多くの人にとって、これは非常に魅力的なことです。

チームではカンバンボードに似たスクラムボードを使い、必要なタスクをスプリントバックログに整理して、そこから作業を進めます。

スクラムフレームワークの大きな特徴は、プロジェクトにおけるさまざまな役割に優先順位をつけることであり、その一つがスクラムマスターである。スクラムマスターは、プロダクトオーナーとミーティングしてスプリントの要件を決定し、チームの他のメンバーが作業を完了するのを促進する。スクラムマスターは、プロセス内のトラブルシューティングや、時間内に物事を完了させることも担当します。

このように、循環的な改善を重視し、より効率的な結果を常に追求するスクラム手法は、ワークフローの効率化を目指すチームにとって非常に人気のある手法です。