出口インタビュー調査必須テンプレート9選

従業員を手放さなければならないのは、決して簡単なことではありません。より良い職場を求めて組織を去る従業員もいれば、業績不振を理由に組織から離脱する従業員もいる。スタッフの離職には、基本的に自発的なものと非自発的なものの2種類があります。従業員が自らの意思で退職する場合、それは自発的なものとみなされます。非自発的解約とは、従業員が業績や懲戒などの理由で解雇されることです。自発的であれ非自発的であれ、すべての組織が従業員の退社に伴う努力、時間、費用を失っていることに注意する必要があります。

出口インタビュー調査の必須テンプレート9選

1.グーグルハイヤー

出典： https://hire.google.com/

AI採用アプリ「Hire」は、Googleが人材獲得プロセスをよりシンプルに、より迅速にするために作ったものです。リクルーターは、Googleカレンダー、Gmail、その他のG Suite統合と同期して、事務処理の効率化、面接や採用の迅速化を図ることができます。

このテンプレートが機能する理由は、非常に明確にマッピングされた側面が含まれているからです。これにより、従業員の退社理由を明確に把握することができます。これにより、チームはより良い準備をし、従業員の退社を減らそうとすることができます。

2.確かに

出典： https://www.indeed.com/

2004年11月にサービスを開始したIndeedは、グローバルな求人情報検索エンジンです。世界中にオフィスを構えるIndeedは、コネチカット州スタンフォードとテキサス州オースティンに共同本社を構えています。日本のリクルートの子会社です。 Ltd.です。

このテンプレートは非常に詳細で、従業員が組織を去る理由の真相に迫るものであるため、際立っています。上司の役割、組織の福利厚生、特典などを考慮します。また、最後に社員が追加で指摘できるような自由記述の質問も用意しています。

3.使用者の選択

出典： http://www.theemployerschoice.com/

The Employers’ Choice Inc.は、優秀で経験豊富な人事担当者を採用する人事（HR）のコンサルティングファームです。

このテンプレートは、オープンエンドとクローズエンドの質問が絶妙なバランスで配置されているのが特徴的です。問題の根本的な原因を探り、どうすれば解決できるかを考えるには、このようなバランスが重要なのです。また、オンボーディング、トレーニング、そして実際の退社まで、従業員のライフサイクルのすべての側面を考慮します。

4.ヴァンダービルト大学

出典： https://hr.vanderbilt.edu/

ヴァンダービルト大学は、テネシー州ナッシュビルにある大学です。私立の研究大学で、学部、大学院、専門職の学位を幅広く提供しています。

彼らの出口面接のテンプレートには、自由形式の質問がかなり含まれています。特に、従業員が何を感じ、何を懸念し、どのように回避または修正できたかを明確にすることができるため、効果的です。組織は、自由形式の文章をキーワード分析することで、主要な懸念事項を浮き彫りにすることができます。

5.ペンシルバニア大学

出典： https://www.hr.upenn.edu/

ペンシルベニア大学、通称UPennは、ペンシルベニア州フィラデルフィアに位置するアイビーリーグの私立研究大学である。学部4校、大学院・専門職大学院12校を擁する総合大学です。

テンプレートはとても効果的で、質問の種類が多い。評価質問、オープンエンド、クローズエンドの質問があります。また、このテンプレートにはセクションがあり、問題の切り分けや発見をする際に非常に便利です。

6.ロジャーウィリアムズ大学

出典： https://www.rwu.edu/

ロジャー・ウィリアムズ大学は、ロードアイランド州ブリストルに位置し、1956年に設立された私立のリベラルアーツ大学です。神学者であり、ロードアイランドの共同創設者であるロジャー・ウィリアムズにちなんで名づけられました。 480人以上のアカデミックスタッフを擁し、5,000人以上の学生を受け入れています。

このテンプレートは、クローズエンドとオープンエンドの質問が絶妙なバランスで配置されており、効果的です。このバランスは、問題点を発見し、今後の解決策を考える上で重要な役割を果たします。

7.小テストを実施する

出典： https://www.leadquizzes.com/

LeadQuizzesは、マーケティング担当者がクイズ、採用アンケート、アンケートを作成し、リードフローを増やし、オーディエンスについてより深く知ることができるようにします。

テンプレート冒頭の親しみやすいトーンで、ムードを盛り上げています。多くの組織は、そのつながりを作ることも、維持することもできない。社員はいつでも組織に戻ってくることができますし、すべての元社員が何か問題があって辞めたわけではありません。動揺して最悪の事態を想定しないことが一番です。

8.カリフォルニア工科大学

出典： https://www.caltech.edu/

カリフォルニア工科大学（Caltech）とも呼ばれるカリフォルニア工科大学は、設立当初はエイモス・G・スループを1891年に発表しました。であります。個人研究大学においてパサデナ, カリフォルニア.

この調査は、仕事のやりがい、報酬、福利厚生、職場環境、自己啓発など、職務のさまざまな側面を念頭に置いて設計された、集中評価型の質問セットに従います。

9.リムリック大学

出典： https://www.ul.ie/

リムリック大学（UL）は、アイルランド西海岸に位置し、最先端の教育・研究施設を備えています。 QS Starsの独立評価機関により、名誉ある5つ星ランキングを獲得している大学です。ランキングは、イノベーションと知識移転、卒業生の雇用能力、教育、国際化、インフラストラクチャの順でした。

彼らが使用する退社面接のテンプレートは非常に簡潔で、明確に退社理由を尋ねています。また、離職率を下げるための重要な要素である、仕事の役割や満足度についての情報も求めています。

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グローバル企業の50％以上が、高い価値を持つ従業員を維持することに困難を抱えていると言われています。

ここで、大きな疑問が浮かびます：

スタッフの減少をどう抑えるのか？

組織にとって、スタッフの減少を抑制することは非常に重要です。言うは易く行うは難しですが、従業員の減少を抑えるためのヒントをいくつか紹介します。

賢く雇う

組織はスキルセットで採用するため、候補者が組織の文化に合うかどうかという、十分に考慮しなければならない最も重要な点を見落とします。強力なスキルセット＋正しい文化的適合の組み合わせは必須です。採用活動では、組織行動学的な質問をすることで、相手の反応を測り、考え方を理解することができます。これは、社員を知るだけでなく、効果的なキャリアパスを構築する上でも役立つものです。

1,000人以上の労働者を対象にした最近の調査で、31％が入社後6ヶ月以内に仕事を辞めていることがわかりました。

マイルストーンと成果を認識する

あなたのスタッフは、評価と励ましを必要としています。彼らの努力、頑張り、成果に必ず目を向け、中核となる責任以上のことをしたときには、報いるようにしましょう。良い仕事をしたら昇進させ、より多くの責任を負わせる。これは、従業員の心に良い影響を与えるだけでなく、従業員の経験にも良い影響を与えるのです。

ある調査によると、70％の従業員が、キャリアアップのためには組織を辞める必要があると信じているそうです。

相応の報酬を提供する

すべての従業員は、高い報酬を得ることを望み、それがほとんどの従業員にとって転職の最大の理由の1つとなっています。すべての従業員を満足させることはできませんが、組織ができることは、それに見合った報酬を提供することです。業界標準を満たし、優秀なパフォーマーに対するインセンティブや報酬があることを確認する。組織は、競争力のないパッケージを提供することでコストを削減する傾向がありますが、従業員が退職し、その穴を埋める必要があるときに、より多くのお金を失うことになります。

調査によると、訓練を受けた従業員を交代させるコストは、年俸の200％以上にもなるそうです。

特典を提供する

企業にとって、業界標準を満たす特典や福利厚生を提供することは必須です。今日の労働者は、福利厚生や特典に関しても、それぞれ期待を持っています。従業員の中には、通勤のために長距離を移動している人もいるでしょうし、多くの責任を背負っている人もいるでしょう。これらを意識して、在宅勤務やフレックスタイム制などの福利厚生を用意し、従業員を幸せにすることが必要です。大学ローン管理、歯科治療、健康保険など、経済的な福利厚生は、組織における従業員の減少を食い止めるのに非常に有効です。

リモートワークを導入している組織は、導入していない組織と比較して、スタッフの離職率が25％低いという結果が出ています。

社員が退職する主な理由がいくつかわかってきました。これは、従業員の退社を抑えたい企業にとって非常に重要なことです。従業員は他の機会を求めて組織を離れるでしょうし、それはそれでいいのです。しかし、退職する社員一人ひとりに退職の理由を尋ね、その情報をもとに人材育成のプロセスを少しずつ前向きに変えていくことは可能です。

出口インタビューの実施は、その情報を得るための優れた方法です。すべての組織がそうしているわけではありませんが、私たちはそれが必須だと言っています。

終了時インタビュー調査ソフト・ツール

QuestionProの利用について
ワークフォース
に、出口インタビューを実施することは、良いきっかけになります。人事担当者は、アンケートツールやプラットフォームを利用して、出口インタビューを実施し、重要な従業員データを収集し、それを分析することで、人事プロセスの情報に基づいた変更を行うことができます。出口インタビューのソフトウェアやプラットフォームを使用する主な4つの用途や効用は、次のとおりです：

時間を節約できる:このツールには、あらかじめ設定されたテンプレートが用意されており、従業員に送信することができます。テンプレートに手を加えることも、まったく新しいテンプレートを作成することもできますし、どちらもすぐにできます。プラットフォームはユーザーフレンドリーで、多くの時間を節約することができます。
アクセスコントロール:従業員の退社調査の質問を行う場合、人事担当者はプライバシーと匿名性に配慮する必要があります。そのため、人によってはインタビューの閲覧を制限しなければならない場合があります。これらのツールには、特定の人にしかアクセスできない設定やオプションが付属しており、それによってプライバシーやセキュリティを確保することができます。
インサイト:情報収集は第一段階に過ぎない。インサイトを収集し、その情報を人事プロセスのポジティブな変更に役立てることが次のステップになります。これらのツールは、傾向分析、感情分析などを提供し、問題の根本的な原因を深く探っていくものです。
カスタマイズが可能です：出口面接ポータルは、組織のブランディングに合わせてカスタマイズすることができ、信頼性を高め、面接の回答率を向上させることができます。

人事アンケートのテンプレートをすべて見る

なぜ組織は出口インタビューを実施すべきなのか？

社員との面談は、たとえ転職を決めたとしても、必ず行うべきです。理由を知り、真相を知るきっかけになりますね。ここでは、出口インタビューを実施する理由とメリットを紹介します。

変更するための情報

退社時のインタビューでは、社員が率直な感想を述べています。そうすると、自分では気づかないような問題が浮かび上がってくるかもしれません。この情報をもとに、従業員プロセスを改善し、従業員の退社に寄与した要素を少なくとも1つは減らす努力をすることができます。

義務を論じる

多くの組織では、従業員との契約において、競業避止義務条項など一定の条項や特約を設けています。従業員との面談の際に、義務ややるべきこと、やってはいけないことを話し合っておくと、両者のあいまいさや責任を軽減することができるのです。また、データの保存、共有、セキュリティといった重要な点についても確認することができます。

マネージャへのポインタを取得する

社員は、先輩が知り得ない情報や指摘をすることがあります。上司に相談することで、懸念事項を解決したり、必要なギャップを埋めることができます。これにより、特定のチームや部署からのさらなる退出を防ぐことができます。

平和的解決

悪い上司や先輩・同僚・部下との確執で社員が退職することもあります。退社時のインタビューでは、こうした問題や喧嘩が表面化し、責任のなすりあいを誘発し、平和を乱すことになりかねません。面接は、そのような問題を解決し、従業員が前向きな気持ちで退職できるようにするための良い手段となりえます。

参考文献

たとえスタッフが辞めても、その組織や人を愛していれば、いつでも友人や家族を紹介することができます。面接をきっかけに、紹介を受けたり、採用チャネルを増やしたりしましょう。辞めた社員が数ヶ月、数年後に元の職場に戻ってくることも少なくありません。

なぜ出口インタビューのプラットフォームやソフトウェアを使うのか？

QuestionProなどのオンライン従業員調査ツール
ワークフォース
人事担当者が従業員と効果的につながることができるようにします。そのため、普段は得られないような情報を得ることができるのです。オンライン調査プラットフォームは、職場文化や従業員の経験に関する調査を実施するために、世界中の組織で受け入れられています。オンラインアンケートソフトが提供するメリットは、以下の通りです：

使い勝手の良さ

プラットフォームやソフトウェアは非常に使いやすく、アンケートを実施するためのトレーニングはほとんど必要ありません。既存の人事テンプレートが付属しているので、それを使って勉強を始めることができます。これにより、ツールを使用した初日から確実にアンケートを送信することができます。

常にアップデートとカスタマイズが可能

オンライン・アンケート・ツールは、多くの機能を備え、頻繁に新しい機能が追加されるため、組織では好んで使用されています。それだけでなく、これらのツールの多くは、組織の特定のニーズや要件に合わせてカスタマイズすることも可能です。従業員ポータルをカスタマイズして、ブランドのテーマやカラーを反映させることができます。