Fabyio Villegas

記録管理：記録管理とは何か、そのプロセス、ベストプラクティス

Reading Time: < 1 minute read 記録や文書の管理は、企業の日常業務に必要なものです。 ビジネスを整理整頓し、運営しやすくするために大きな役割を担っています。 しかし、企業は記録管理を見落としがちです。 記録を管理することで、ビジネスにおいて最も重要な文書を整理し、安全に保管し、追跡・監視し、監査・見直しを行い、不要になった場合は安全に廃棄することができます。 このブログでは、レコードの管理とは何か、そのプロセス、そしてベストプラクティスについても説明します。 さっそく始めてみましょう。 記録管理とは？ 記録管理とは、プロジェクトの記録を記録し、正しく保管することです。 プロジェクトの記録を整理し、計画し、記録しておくことで、将来的に人々がアクセスし、利用できるようにする仕組みのことです。 記録とは、プロジェクトにとって重要で、プロジェクトを管理するために記録しておかなければならない内容のリストである。 記録管理を考えるとき、どのような情報をどのように残すべきかを決める必要があります。 記録の取り扱いや収集方法、保管・保存期間などを把握しておく必要があります。 廃棄や保護記録も、外部の事象と関係がある。 記録管理のプロセス 記録管理プロセスとは、記録の作成から破棄、アーカイブへの保管までのライフサイクルを指します。 ここでは、記録管理プロセスのステップを探ります： 記録の特定と分類には、管理すべき重要な文書や情報を特定し、その種類、内容、重要性に基づいて分類することが必要です。 このステップでは、記録を保管するのに適した場所を探し、簡単にアクセスでき、検索できるように整理する必要があります。 物理的なファイリングシステムの使用、デジタルデータベースの使用、またはその2つの組み合わせが含まれます。 記録の保存と保護は、記録が安全かつ確実に保存され、必要な期間だけ使用できるようにすることを意味します。 […]